Buzón compartido
- bellescarlos
- Julio Tena Fortanet
Qué es un Buzón Compartido
Un buzón compartido es una cuenta de correo impersonal con una capacidad de almacenamiento de 200GB. Permite compartir la cuenta desde 1 hasta 25 personas y solamente con cuentas del dominio @uji.es.
Existen dos maneras de acceder al buzón.
-Cómo cuenta delegada: Las funcionalidades del buzón están limitadas al uso del correo (Gmail), redactar mensaje, enviar mensaje, eliminar mensaje, crear filtros, respuestas automáticas. Se puede pedir acceso a Contactos, Calendar y Drive mediante un SPI o CAU. El uso del buzón como cuenta delegada mantiene un registro de la actividad de los miembros del buzón. Accede al buzón como cuenta delegada
-Cómo cuenta independiente. No existe un registro de las acciones realizadas en la cuenta. Se permite el uso de todas las funcionalidades Gmail, Google Drive, Google Contactos, Google Calendar. Accede al buzón mediante cuenta independiente
El buzón ofrece el uso de las siguientes aplicaciones:
Gmail: Facilita la colaboración en la gestión de correos, permite responder rápidamente a consultas comunes y garantiza que ningún correo importante se pase por alto.
Google Drive: Los miembros pueden compartir y colaborar en documentos y archivos fácilmente, manteniendo todo el contenido relevante en un solo lugar.
Google Calendar: Permite coordinar horarios, programar reuniones y eventos, y asegurarse de que todos los miembros estén al tanto de las fechas y actividades importantes.
Google Contactos: Permite a los miembros ver, editar, crear y eliminar contactos.
Google Meet: Realiza videoconferencias con otros usuarios.
Creación de un buzón compartido
Para crear un buzón se debe de realizar una Solicitud de buzón compartido a través del formulario SPI.
En la parte inferior de la página web Solicitud de buzón compartido encontraras el siguiente apartado.
Al crear el buzón puedes solicitar generar el recurso compartido de Contactes, Calendar y Drive. Igualmente puedes no seleccionar ninguna opción o alguna.
Si quieres que se genere el recurso compartido, selecciona las opciones que desees. Todos los miembros del buzón dispondrán de ellas.
Cómo acceder al buzón cómo cuenta delegada
El uso del buzón cómo cuenta delegada limita las funciones al uso del correo (Gmail). Al acceder cómo cuenta delegada se mantiene un registro de la actividad.
Accede al sistema de correo de gmail.uji.es , en la parte superior derecha, pulsar sobre el icono del perfil para desplegar un menú, al pulsar sobre el nombre del buzón se abrirá en ventana nueva, el acceso al INBOX de buzón compartido.
Esto sólo sucede si eres miembro de algún buzón compartido, si no lo eres, aparecerá sólo la configuración de su cuenta UJI.
El buzón compartido no envía copia de los mensajes recibidos a los miembros como hace una lista de distribución de correo, por tanto, se debe revisar la bandeja de entrada desde la propia cuenta del buzón compartido.
Cómo acceder al buzón cómo cuenta independiente
En el apartado siguiente Obtén la contraseña de los buzones a los que perteneces se muestra cómo se obtiene la contraseña del buzón, si no tienes o no recuerdas la contraseña dirígete a el para continuar con el acceso al buzón desde la cuenta independiente.
Abre una pestaña en modo incógnito y accede gmail.uji.es
Introduce el usuario y la contraseña del buzón que hemos obtenido en el apartado Obtén la contraseña de los buzones a los que perteneces
Obtén la contraseña de los buzones a los que perteneces
Accede a http://sso.uji.es si no te aparece la opción ¿Has olvidad tu clave de acceso? ingresa con tu cuenta uji. Una vez has ingresado en tu cuenta UJI vuelve a pulsar en https://xmlrpc.uji.es/lsmSSO-83/lsmanage.php y te aparecerá la imagen del punto 2.
Pulsa sobre: ¿Has olvidado tu clave de acceso?
En la siguiente pantalla aparecen 3 opciones, realiza clic izquierdo sobre Buzones compartidos de correo.
Te aparecerán todos los buzones, con nombre y clave de acceso de los cuales eres miembro.
Añadir o eliminar miembros al buzón
Se pueden añadir miembros al buzón de tres maneras, mediante un formulario SPI, desde el panel e-ujier o entrando directamente a la cuenta independiente del buzón.
Cómo añadir / eliminar miembros al buzón mediante formulario SPI.
Añadir
Realiza una petición al SPI de modificación de miembros para que un técnico gestione la incorporación de los miembros. En menos de 24 horas los miembros estarán añadidos al buzón.
Al añadir un miembro al buzón puedes solicitar generar el recurso compartido de Contactes, Calendar y Drive. Igualmente puedes no seleccionar ninguna opción o alguna.
Si quieres que se genere el recurso compartido, selecciona las opciones que desees. Todos los miembros añadidos en el SPI dispondrán del recurso compartido seleccionado.
Eliminar
Realiza una petición al SPI de modificación de miembros para que un técnico gestione la eliminación de los miembros. En menos de 24 horas los miembros estarán eliminados del buzón.
Cómo añadir / eliminar miembros al buzón desde el panel e-ujier
Añadir
Accede al buzón cómo cuenta independiente y dirígete al panel e-ujier
Ingresa el nombre de tu buzón sin el @uji.es en el cercador y pulsa en Ok.
Busca tu buzón en el listado y pulsa en la flecha que aparece a la derecha del nombre
Introduce el correo sin @uji.es en Membres
y pulsa sobre Ok.
Eliminar
Accede al buzón cómo cuenta independiente y dirígete al panel e-ujier
Ingresa el nombre de tu buzón sin el @uji.es en el cercador y pulsa en Ok.
Busca tu buzón en el listado y pulsa en la flecha que aparece a la derecha del nombre
En Membres te aparece el listado de los miembros que hay en el buzón, pulsa sobre el icono
que se encuentra junto al nombre del miembro para eliminarlo del buzón.
Cómo añadir / eliminar miembros al buzón desde la cuenta independiente
Añadir
Accede al buzón desde la cuenta independiente
Pulsa sobre la rueda dentada que se encuentra en la parte superior derecha
y muestra toda la configuración.
Pulsa sobre el apartado cuentas.
En Conceder acceso a tu cuenta:, haz clic izquierdo en añadir otra cuenta.
Introduce la dirección electrónica del usuario nombre@uji.es a añadir y pulsa sobre Siguiente paso y enviar.
Eliminar
Accede al buzón desde la cuenta independiente.
Pulsa sobre la rueda dentada que se encuentra en la parte superior derecha
y ver todos los ajustes.
Pulsa sobre el apartado cuentas.
En conceder acceso a tu cuenta, haz clic izquierdo en eliminar.
Aparecerá un mensaje de confirmación de eliminación para evitar eliminaciones involuntarias. Pulsa sobre Aceptar.
Otros enlaces de interés.
Para hacer uso de las aplicaciones Google Drive, Google Calendar y Google Contactos, debes de acceder al buzón cómo una cuenta independiente y NO como cuenta delegada. Recuerda que al acceder cómo cuenta delegada solamente tienes acceso a las funcionalidades de Gmail.