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Google Drive es un servicio de alojamiento de archivos en la nube, accesible cuando queramos, desde múltiples dispositivos y lugares [en los que dispongamos de acceso a Internet. Drive incluye sus propios formatos y editores.

Puedes guardar cualquier tipo de documento: textos, hojas de cálculo, presentaciones, música, fotos, vídeos... y compartirlos.

¿Cómo acceder al Drive?

Puedes utilizar dos formas:

1. RECOMENDADA: Una vez introducidas las credenciales (usuario -sin @uji.es- y clave de acceso), en la parte superior derecha de la ventana del INBOX, pulsar sobre el círculo de cuadritos. En el desplegable, pulsar en el icono de Drive (ver imagen más abajo).

2. ALTERNATIVA: En cualquier navegador web, introducir la siguiente dirección: ‘drive.google.com’ en la barra de direcciones. En la web, pulsar el botón “Ir a Google Drive”. En la pantalla de login de Google introducir la dirección completa de la cuenta de correo de la UJI (usuario@uji.es). Google detectará el dominio de la Universidad Jaume I y redirigirá al SSO de la universidad, donde deberás volver a introducir las credenciales, pero está vez introduciendo únicamente el usuario (sin @uji.es) y la clave de acceso. 

Es un paso más, por este motivo recomendamos usar la otra opción ('recomendada').

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Drive está disponible para ordenadores de sobremesa, portátiles y dispositivos como tabletas, terminales móviles con Windows, Android e iOS y permiten editar documentos y hojas de cálculo en la nube. También en el mismo espacio se guardan los mensajes de correo electrónico e imágenes que superen los 2.048 x 2.048 píxeles.

¿Por qué usar Drive?

Beneficios de Google Drive

• Puedes subir archivos con multitud de formatos.

• Facilidad para organizar tus documentos almacenados y compartidos.

• Puedes compartir archivos con un enlace sin necesidad de compartir la carpeta.

• Se pueden crear documentos, hojas de calculo, presentaciones, formularios, dibujos, sites (pagina web), jamboard

• No hay necesidad de instalarlo en tu ordenador.

• Seguridad y control. Google Drive proporciona robustas opciones de seguridad y control de acceso. Puedes decidir quién puede ver, comentar o editar cada documento, asegurando que la información sensible esté protegida y que solo las personas autorizadas puedan hacer cambios.

• Acceso desde cualquier lugar. Al estar basado en la nube, Google Drive ofrece la flexibilidad de acceder a tus documentos desde cualquier lugar con conexión a Internet. Ya sea desde un ordenador, tableta o teléfono inteligente, siempre puedes acceder a tus archivos y continuar trabajando.

• Sincronización Automática. Los archivos en Google Drive se sincronizan automáticamente a través de todos los dispositivos conectados. Esto asegura que siempre trabajes con la versión más actual del documento, eliminando problemas de versiones desactualizadas y facilitando la continuidad del trabajo desde cualquier lugar.

• Edición simultanea de ficheros. Google Drive permite que múltiples personas trabajen en el mismo documento simultáneamente. Los cambios se reflejen instantáneamente y las personas pueden ver y responder a las actualizaciones de los demás al momento.

• Historial de versiones en Sheets, Docs y Slides: Google Drive ofrece un historial de versiones para archivos creados o editados en Google Docs, Google Sheets (equivalente a Excel), y Google Slides (equivalente a PowerPoint). Este historial de versiones permite a los usuarios:

  • Visualizar cambios: Puedes ver todas las modificaciones que se han hecho en un documento a lo largo del tiempo.

  • Restaurar versiones anteriores: Si necesitas volver a una versión anterior del documento, puedes hacerlo fácilmente.

  • Colaboración transparente: Al trabajar en equipo, puedes ver quién realizó qué cambios y cuándo, lo que facilita la colaboración y el seguimiento de contribuciones individuales.

• Subida de archivos de office y su transformación. Google Drive permite subir archivos de Microsoft Office (excel, word, powerpoint) y transformarlos automáticamente en formatos compatibles para su uso en la nube.

• Arrastrar y soltar archivos desde el escritorio hasta Google Drive. Se facilita la subida de archivos arrastrándolos y soltándolos desde tu escritorio directamente en la interfaz web de Google Drive.

Limitaciones de Google Drive

Anidar carpetas. Cada carpeta de una unidad compartida puede tener hasta 20 niveles de carpetas anidadas.

Límites relativos al uso compartido de archivos. Un archivo de una unidad compartida se puede compartir directamente con un máximo de 100 usuarios.

Superar cuota de almacenamiento. Al superar la cuota de almacenamiento se limitan las funcionalidades de Google Drive a eliminar y descargar archivos. No se pueden editar ni crear archivos. Solamente se pueden enviar y recibir mensajes en gmail. Además ocasiona los mismos problemas de creación y edición de archivos a todas las personas con las que compartas archivos.

Dependencia de internet. Para acceder y trabajar con tus archivos en Google Drive, necesitas una conexión a Internet. Aunque hay opciones de sincronización y acceso sin conexión, la funcionalidad completa requiere estar en linea.

Compatibilidad de formatos. Si bien Google Drive soporta una amplia variedad de formatos de archivo, puede haber problemas de compatibilidad o pérdida de algunas características al convertir documentos de Microsoft Office a Google Docs, Sheets o Slides.

Funciones avanzadas limitadas. Las aplicaciones como Google Docs, Sheets y Slides, carecen de algunas de las funciones avanzadas que se encuentran en Microsoft Office. Esto puede ser una limitación para usuarios que necesitan características específicas.

Problemas de sincronización desde la aplicación de escritorio. Resultando en archivos desactualizados o duplicados.

Limitaciones de los tamaños de archivo en Google Drive. Google Drive impone ciertos límites al tamaño de los archivos que se pueden almacenar y gestionar.

¿Cómo funciona?

Una vez has accedido al Drive puedes visualizar todos los archivos que has subido o subir nuevos.

En la columna de la izquierda hay diferentes opciones para ver los archivos. Desde los archivos que han compartido contigo hasta los más recientes o los que hayas destacado tú. En ese mismo lado, en la parte superior encontrarás un botón “+ Nuevo” que te permitirá abrir todas las funcionalidades del Drive.

Subir y crear archivos

1. Accede a Drive.

2. En la parte superior izquierda, clic en Nuevo.

3. Puedes subir y crear diferentes elementos.

Cómo compartir archivos

Selecciona el archivo a compartir con el botón derecho del ratón. En el menú desplegable pulsa “Compartir”, introduce la dirección de correo de la persona con la que quieres compartir y pulsa “Listo” para finalizar.

Existe la posibilidad de compartir con otros colaboradores mediante un enlace que se generará en el mismo momento en que lo pidas. O introduciendo la dirección de correo electrónico.

Mediante correo electrónico:

1. Haz clic derecho sobre la carpeta / documento a compartir y selecciona Compartir → Compartir.

2. Selecciona un contacto del listado o introduce el nombre del usuario deseado.

3. Una vez seleccionado el usuario, concede los permisos de lector, editor o comentarios y pulsa sobre Enviar.

Mediante enlace:

1. Haz clic derecho sobre la carpeta / documento a compartir y selecciona Compartir → Compartir.

2. Selecciona Copia l’enllaç y envialo a la persona que le quieres dar acceso al documento.

3. Una vez la persona abra el enlace, te llegará un mensaje al correo para aceptar la compartición. Elige que permisos darle antes de compartir, como editor, lector o comentar y pulsa sobre “comparteix”.

Cómo descargar archivos

Pulsa el archivo con el botón de la derecha del ratón y selecciona “Descargar”. También puedes descargar todo el contenido Drive con Google Takeout.

¿Quien es el propietario del archivo?

La propiedad del archivo significa a quien pertenece el archivo y quien se encarga de almacenar ese documento. Es decir quien sea propietario es quien se le ve disminuido el espacio de almacenamiento. En la parte central en Propietario se indica a quien pertenece el archivo.

Para liberar de espacio la cuenta personal de la UJI, se recomienda transferir la propiedad al buzón de los documentos que seas propietario y que en realidad pertenezcan al buzón. Mas información en el manual de Transferir propiedad

Para eliminar archivos o documentos para reducir espacio. Solamente debes de eliminar los archivos en los que seas el propietario, pues el resto no te ocupan espacio. Antes de eliminarlos debes de dejar de compartir el archivo con usuarios (quitar acceso), de otra manera, se pueden generar copias del documento, ocasionando problemas de almacenamiento y organización con los miembros compartidos

Gestionar aplicaciones

1. Accede a la configuración de Drive, pulsa sobre la rueda dentada en la parte superior derecha.

2. En la parte superior izquierda, haz clic izquierdo en Gestiona las aplicaciones.

3. En este apartado se podrá agregar más aplicaciones a Drive, opciones de estas y su uso como predeterminado.

Almacenamiento Drive

Muestra cuánto espacio de almacenamiento estás utilizando y te proporciona opciones para administrarlo. Puedes ver cuánto espacio has utilizado de tu almacenamiento total y qué tipos de archivos están ocupando más espacio.

Para acceder seleccionamos la última opción del recuadro de la izquierda. Almacenamiento.

En la parte superior podemos ver la gráfica del espacio utilizado, está dividido por espacio de Drive, Gmail y Fotos.

Qué elementos consumen cuota de almacenamiento

• Copias de seguridad de fotos y vídeos 

• Mensajes y archivos adjuntos de Gmail, incluidos los de las carpetas Spam y Papelera.

• Archivos guardados en Google Drive, como PDFs, imágenes y vídeos.

• Grabaciones de videollamadas de Meet.

• Archivos creados o editados en aplicaciones de creación de contenido en equipo, como Documentos, Sheets, Slides, Formularios de Google, la Grabadora y Jamboard.

Qué sucede cuando superas tu cuota

Cuando superas tu cuota, significa que estás utilizando más espacio de almacenamiento del que tienes disponible. Si la superas:

• No podrás subir archivos ni imágenes nuevos a Google Drive.

• No podrás crear copias de seguridad de fotos ni vídeos en Google Fotos.

• No podrás crear archivos en aplicaciones de creación de contenido en equipo, como Documentos, Sheets, Slides, Formularios y Jamboard. Nadie podrá editar ni copiar los archivos afectados hasta que reduzcas el espacio de almacenamiento utilizado.

Quien puede ver mi espacio en Drive

Todos los archivos que se encuentran allí sólo los podrás ver tú, a excepción de aquellos archivos o carpetas que hayas compartido con otras personas/colaboradores.

Cómo liberar espacio en Drive

Consulta los archivos según tamaño, envía los archivos que ya no te sirvan a la papelera y, a continuación, elimínelos de forma permanente vaciando la papelera.

Como vaciar la papelera

1. En tu ordenador ve a drive.google.com.

2. En la izquierda, haz clic en Papelera.
   Atención: Asegúrate que no haya archivos que quieras conservar.

3. En la parte superior derecha, haz clic en Vaciar papelera.

Como eliminar un archivo para siempre

1. En tu ordenador ve a drive.google.com.

2. En la izquierda, haz clic en Papelera.

3. Selecciona alguno de los archivos.

4. En la parte superior, haz clic en Eliminar definitivamente/Quitar.

Cómo liberar espacio en Google Photos

1. En tu ordenador ves a Google Photos.

2. Selecciona los elementos que quieras mover a la papelera.

3. En la parte superior izquierda, haz clic en Seleccionar.

4. En la parte superior derecha, haz clic a Eliminar → Mover a la papelera.

También te puede interesar

• Configuración general

• Notificaciones

• Transferir propiedad

• Quitar acceso carpetas

• Eliminar ficheros

• Filtros de búsqueda

• Crear y usar plantillas

• Permisos de acceso.

• Historial de versiones

Enlaces a manuales de soporte de Google:

• Como empezar a utilizar Google Drive

• Trabajar con documentos sin conexión

• Compartir ficheros con otros usuarios

• Crear, editar y formatear ficheros en Drive

• Trabajar con ficheros de Office