Google Drive es un servicio de alojamiento de archivos en la nube, accesible cuando queramos, desde múltiples dispositivos y lugares [en los que dispongamos de acceso a Internet. Drive incluye sus propios formatos y editores.
Puedes guardar cualquier tipo de documento: textos, hojas de cálculo, presentaciones, música, fotos, vídeos... y compartirlos.
La Universidad Jaume I no da soporte a las aplicaciones locales de Google Drive, solo a incidencias relacionadas con el servicio web.
¿Cómo acceder al Drive?
Puedes utilizar dos formas:
RECOMENDADA: Una vez introducidas las credenciales (usuario -sin @uji.es- y clave de acceso), en la parte superior derecha de la ventana del INBOX, pulsar sobre el círculo de cuadritos. En el desplegable, pulsar en el icono de Drive (ver imagen más abajo).
ALTERNATIVA: En cualquier navegador web, introducir la siguiente dirección: ‘drive.google.com’ en la barra de direcciones. En la web, pulsar el botón “Ir a Google Drive”. En la pantalla de login de Google introducir la dirección completa de la cuenta de correo de la UJI (usuario@uji.es). Google detectará el dominio de la Universidad Jaume I y redirigirá al SSO de la universidad, donde deberás volver a introducir las credenciales, pero está vez introduciendo únicamente el usuario (sin @uji.es) y la clave de acceso.
Es un paso más, por este motivo recomendamos usar la otra opción ('recomendada').
Google Drive tiene una capacidad (cuota) de almacenamiento por cuenta limitada y variable según el vínculo con la UJI. La cuenta de Drive y del correo electrónico están vinculadas entre sí y comparten el mismo espacio.
Drive está disponible para ordenadores de sobremesa, portátiles y dispositivos como tabletas, terminales móviles con Windows, Android e iOS y permiten editar documentos y hojas de cálculo en la nube. También en el mismo espacio se guardan los mensajes de correo electrónico e imágenes que superen los 2.048 x 2.048 píxeles.
¿Por qué usar Drive?
Alta disponibilidad del servicio, garantías de seguridad de los datos/información (preservación, control de acceso, autenticación, confidencialidad, integridad y no repudio) y cumplimiento normativo. Usándolo podemos ser más eficientes, reducir riesgos y limitar responsabilidades.
Beneficios y limitaciones de Google Drive
Beneficios
Se pueden crear documentos, hojas de calculo, presentaciones, formularios, dibujos, sites (pagina web), jamboard.
Permisos. Google Drive permite decidir quién puede ver, comentar o editar cada documento.
Edición simultanea de ficheros. Google Drive permite que múltiples personas trabajen en el mismo documento simultáneamente. Los cambios se reflejen instantáneamente y las personas pueden ver y responder a las actualizaciones de los demás al momento.
Historial de versiones en Sheets, Docs y Slides: Google Drive ofrece un historial de versiones para archivos creados o editados en Google Docs, Google Sheets (equivalente a Excel), y Google Slides (equivalente a PowerPoint). Este historial de versiones permite a los usuarios:
Visualizar cambios: Puedes ver todas las modificaciones que se han hecho en un documento a lo largo del tiempo.
Restaurar versiones anteriores: Si necesitas volver a una versión anterior del documento, puedes hacerlo fácilmente.
Colaboración transparente: Al trabajar en equipo, puedes ver quién realizó qué cambios y cuándo, lo que facilita la colaboración y el seguimiento de contribuciones individuales.
Subida de archivos de office y su transformación. Google Drive permite subir archivos de Microsoft Office (excel, word, powerpoint) y transformarlos automáticamente en formatos compatibles para su uso en la nube.
Arrastrar y soltar archivos desde el escritorio hasta Google Drive. Se facilita la subida de archivos arrastrándolos y soltándolos desde tu escritorio directamente en la interfaz web de Google Drive.
Limitaciones
Anidar carpetas. Cada carpeta de una unidad compartida puede tener hasta 20 niveles de carpetas anidadas.
Límites relativos al uso compartido de archivos. Un archivo de una unidad compartida se puede compartir directamente con un máximo de 100 usuarios.
Superar cuota de almacenamiento. Al superar la cuota de almacenamiento se limitan las funcionalidades de Google Drive a eliminar y descargar archivos. No se pueden editar ni crear archivos. Solamente se pueden enviar y recibir mensajes en gmail. Además ocasiona los mismos problemas de creación y edición de archivos a todas las personas con las que compartas archivos.
Compatibilidad de formatos. Si bien Google Drive soporta una amplia variedad de formatos de archivo, puede haber problemas de compatibilidad o pérdida de algunas características al convertir documentos de Microsoft Office a Google Docs, Sheets o Slides.
Funciones avanzadas limitadas. Las aplicaciones como Google Docs, Sheets y Slides, carecen de algunas de las funciones avanzadas que se encuentran en Microsoft Office. Esto puede ser una limitación para usuarios que necesitan características específicas.
Problemas de sincronización desde la aplicación de escritorio. Resultando en archivos desactualizados o duplicados.
Limitaciones de los tamaños de archivo en Google Drive. Google Drive impone ciertos límites al tamaño de los archivos que se pueden almacenar y gestionar.
¿Cómo funciona?
Una vez has accedido al Drive puedes visualizar todos los archivos que has subido o subir nuevos.
En la columna de la izquierda hay diferentes opciones para ver los archivos. Desde los archivos que han compartido contigo hasta los más recientes o los que hayas destacado tú. En ese mismo lado, en la parte superior encontrarás un botón “+ Nuevo” que te permitirá abrir todas las funcionalidades del Drive.
Subir y crear archivos
Accede a Drive.
En la parte superior izquierda, clic en Nuevo.
Puedes subir y crear diferentes elementos.
Icono/Nombre | Descripción | Opciones/Ejemplos |
|---|---|---|
Nueva carpeta | Crea una carpeta en la ruta/carpeta actual. | —--- |
Subir archivo | Se selecciona un archivo del ordenador para subirlo. | —--- |
Subir carpeta | Se selecciona una carpeta del ordenador para subirla. | —--- |
Documentos de Google | Crea un documento de Google en la ruta/carpeta actual | Puedes crear un documento en blanco o, a partir de una plantilla. |
Hojas de cálculo de Google | Crea una hoja de cálculo de Google en la ruta/carpeta actual | Puedes crear una hoja de cálculo en blanco o, a partir de una plantilla. |
Presentaciones de Google | Crea una presentación de Google en la ruta/carpeta actual | Puedes crear una presentación en blanco o, a partir de una plantilla. |
Formularios de Google | Crea un formulario de Google en la ruta/carpeta actual | Puedes crear un formulario en blanco o, a partir de una plantilla. |
Permisos al compartir archivos
Editor. Permite a los colaboradores agregar, editar, eliminar contenido y compartir el documento con otros. Perfecto para trabajar juntos en el documento.
Comentar. Permite agregar comentarios y sugerencias sin modificar el contenido del documento. Bueno para revisar y dar sugerencias.
Lector. Permite solo la visualización del documento sin realizar cambios ni agregar comentarios. Útil para mostrar información que no necesita cambios.
Cómo compartir archivos
Selecciona el archivo a compartir con el botón derecho del ratón. En el menú desplegable pulsa “Compartir”, introduce la dirección de correo de la persona con la que quieres compartir y pulsa “Listo” para finalizar.
También existe la posibilidad de compartir con otros colaboradores mediante un enlace que se generará en el mismo momento en que lo pidas.
Mediante correo electrónico:
Haz clic derecho sobre la carpeta / documento a compartir y selecciona Compartir → Compartir.
Selecciona un contacto del listado o introduce el nombre del usuario deseado.
Una vez seleccionado el usuario, concede los permisos de lector, editor o comentador y pulsa sobre Enviar.
Mediante enlace:
Haz clic derecho sobre la carpeta / documento a compartir y selecciona Compartir → Compartir.
Selecciona Copia l’enllaç y envialo a la persona que le quieres dar acceso al documento.
Una vez la persona abra el enlace, te llegará un mensaje al correo para aceptar la compartición. Elige que permisos darle antes de compartir, como editor, lector o comentador y pulsa sobre compartir.
Cómo descargar archivos
Pulsa sobre archivo / documento el botón derecho del ratón y selecciona “Descargar”. También puedes descargar todo el contenido Drive con Google Takeout.
¿Quien es el propietario del archivo?
La propiedad del archivo en Google Drive significa que la persona que lo creó o lo subió tiene control total sobre él. El propietario puede decidir quién puede ver, editar o comentar el archivo. Además, el propietario tiene la capacidad de eliminar el archivo o transferir la propiedad a otra persona si lo desea.
Puedes usar los filtros de búsqueda en Google Drive para encontrar documentos según el tipo (como PDF o documento de texto), quién es el propietario, si contienen ciertas palabras, por nombre, por ubicación (como "Compartido conmigo" o "Mi unidad") y más.
Almacenamiento Drive
En almacenamiento te muestra cuánto espacio estás usando y te ofrece opciones para gestionarlo. Puedes ver cuánto espacio has usado en total y qué tipos de archivos ocupan más espacio.
Para acceder, selecciona la última opción del recuadro de la izquierda llamada "Almacenamiento".
En la parte superior podemos ver la gráfica del espacio utilizado, está dividido por espacio de Drive, Gmail y Fotos.
Qué elementos consumen cuota de almacenamiento
Mensajes y archivos adjuntos de Gmail, incluidos los de las carpetas Spam y Papelera.
Archivos guardados en Google Drive, como PDFs, imágenes y vídeos.
Grabaciones de videollamadas de Meet.
Copias de seguridad de fotos y vídeos
Qué sucede cuando superas tu cuota
Cuando superas tu cuota, significa que estás utilizando más espacio de almacenamiento del que tienes disponible. Al superar la cuota:
No puedes
Subir archivos a Google Drive.
Crear archivos en aplicaciones de creación de contenido en equipo, como Documentos, Sheets, Slides, Formularios y Jamboard. Nadie podrá editar ni copiar los archivos afectados hasta que reduzcas el espacio de almacenamiento utilizado.
Crear / ingresar videollamadas de Google Meet
Puedes
Iniciar sesión con tu cuenta UJI
Enviar mensajes desde Gmail
Recibir mensajes en Gmail
Haz clic aquí para acceder al manual sobre cómo liberar espacio en Drive.