G Suite Apps-UJI
G Suite for Education, anteriormente Google Apps for Education (Gapps UJI), es un conjunto de aplicaciones que nos permite organizar de forma sencilla todo nuestro trabajo, y la comunicación entre los distintos trabajadores con diversas herramientas para la gestión del correo electrónico, mensajería instantánea, planificación de reuniones y tareas, generación de documentos hojas de cálculo, etc.
El acceso a las aplicaciones se realiza con las credenciales (usuario/clave) de la cuenta corporativa de la Universitat Jaume I, pasando necesariamente por el Single sign-on (SSO) corporativo (sso.uji.es). Además, también se pueden usar los mecanismos de seguridad que Google ha implantado.
Aplicaciones disponibles para la comunidad universitaria
Aplicaciones disponibles para la comunidad universitaria | Con ayuda en línea Google | Con soporte UJI |
---|---|---|
Gmail | Sí | Sí |
Calendar | Sí | Sí |
Drive | Sí | Sí |
Directorio | Sí | No |
Groups para empresas | Sí | No |
Hangouts Chat | Sí | Sí |
Hangouts | Sí | Sí |
Sites [*] | Sí | Sí |
Classroom | Sí | No |
Contactos | Sí | No |
Keep | Sí | No |
Jamboard | Sí | No |
Sincronización Google Chrome | Sí | No |
Google+ | Sí | No |
Google Groups | No | Sí |
Aplicaciones de las G Suite activadas para la comunidad UJI pero fuera de soporte
Actividad Web y Aplicaciones
Alertas Google
Blogger
Búsqueda personalizada Google
Google Analytics
Google Bookmarks
Google Earth
Google Fotos
Google Mapsals espais
Google Play
Google Search Console
Google Takeout
Historial ubicaciones
Partner Dash
Perfiles académicos
Youtube
Drive (App local) – FileStream
[*] AVISO:
El Servicio de Informática NO da ningún tipo de soporte a los espacios cedidos ofrecidos por Google Site.
Forms
Crear formularios
Abre Gmail.
Clic en el icono de Aplicaciones de Google en la parte superior derecha.
Clic en Formulario.
Se puede crear un Formulario a partir de una plantilla(de google o UJI) o crear uno desde cero.
Dentro del Formulario, dispone de las siguientes opciones:
Icono/Nombre | Descripción | Opciones/Ejemplos |
---|---|---|
Mover el formulario a otra carpeta. | —--- | |
Marcar el formulario como destacado. | —--- | |
Personalizar el tema del formulario. | Se puede cambiar tanto el estilo del texto como el encabezado y el color. | |
Generar una vista previa del formulario. | Muestra el formulario tal cual está, pudiendo enviar las respuestas(como pruebas) | |
Deshacer lo cambios | —--- | |
Rehacer lo cambios | —--- | |
Publica el formulario o modifica el formulario existente | —--- | |
Panel de herramientas, aquí se podrá añadir/modificar secciones, imágenes, preguntas… | —--- | |
Más opciones, dispones de varias opciones como: hacer copias, mover a la papelera, añadir colaboradores… | —--- |
Respuestas
Accedemos al formulario deseado desde formularios.
En la pestaña de Respuestas se podrá visualizar las estadísticas de las respuestas(si las hay).
Configuración
Accedemos al formulario deseado.
En la pestaña de Configuración dispondremos de los diferentes ajustes.
Meet
Funciones Generales
A continuación una breve explicación del interfaz de Google Meet. Donde se indicarán la funcionalidad de los distintos iconos así como del funcionamiento básico de la interfaz principal y otros aspectos.
Accede a la reunión creada.
Todas estas funciones se pueden encontrar en la parte inferior central y derecha.
Cada opción hace lo siguiente:
Icono | Explicación |
---|---|
Al hacer clic sobre ella se deshabilita el micrófono, es decir te silencias. | |
Esta función habilita o deshabilita su cámara. | |
Levanta la mano, con esto das a entender que quieres decir o aportar algo. | |
Envía reacciones(emoticonos) flotantes en la pantalla de meet. | |
Compartir pantalla, pudiendo compartir una pantalla entera o una ventana. | |
Salir de la llamada, hace falta recalcar que esto no cierra la llamada. | |
Se mostrarán los detalles de la reunión. | |
En este apartado podrá visualizar todas las personas en la reunión | |
Es el chat de la reunión donde podrá enviar mensajes | |
Actividades, da la opción de crear una pizarra colaborativa. | |
Controles del anfitrión, son los ajustes de la reunión que puede modificar el anfitrión(solo le aparece al anfitrión). | |
Aquí aparecerá un desplegable con los siguientes apartados: |
Iconos desplegable | Explicación |
---|---|
Abre una pizarra blanca virtual que puedes utilizar para intercambiar ideas con otras personas en tiempo real. | |
La grabación te permite compartir una reunión con personas que no pudieron asistir o recordar lo que pasó en una reunión hace unos meses. | |
Cambia la cantidad de participantes que ves en tu pantalla. | |
Muestra en pantalla completa la reunión meet | |
Muestra una versión pequeña y móvil de tu interfaz de Google Meet que se superpone al contenido al que vayas. | |
Desenfoca el fondo, aplica fondos inmersivos o estáticos | |
Activa los subtítulos solo para ti y sigue lo que dicen los participantes en una reunión. | |
Permite utilizar el micrófono y altavoz de un teléfono. | |
Envía tus comentarios e ideas para ayudar a mejorar Meet. | |
Denuncia a cualquier participante que infrinja la Política de Uso Aceptable de Google Meet | |
Muestra la estabilidad de la red y el panel de Ayuda | |
Iconos Configuración | Explicación |
---|---|
Permite cambiar el Micrófono o Altavoz en uso para la llamada | |
Permite cambiar la cámara en uso y la resolución | |
Habilita abandonar llamadas sin participantes | |
Activa subtítulos para los participantes en el idioma que elijas | |
Configura el funcionamiento de las reacciones. |
Control de anfitrión
En este manual se explicarán las funciones que dispone un anfitrión en Google Meet. Estas herramientas están enfocadas para una mejor gestión de las reuniones y tomar medidas según el tipo de estas, como en el caso de hacer una conferencia con una gran cantidad de personas es deseable evitar que se moleste con mensajes, reacciones, micrófonos… Para poder acceder a los Controles del anfitrión, como dice el propio nombre, es necesario ser el anfitrión de la reunión(meet), es decir, ser quien ha creado la reunión o un anfitrión te haya convertido en uno.
Accede a la reunión creada.
En la parte inferior derecha haz clic izquierdo en el icono (si no eres el anfitrión no te aparecerá).
Aparecerá un menú con diversas opciones:
Nombre | Función |
---|---|
Gestión de anfitriones | Al estar habilitada esta opción evita que los usuarios(NO anfitriones) puedan: expulsar y silenciar usuarios entre sí, grabar la llamada, controlar sus propios micrófonos y cámaras, presentar, enviar mensajes de chat y reacciones. |
Compartir su pantalla | Al estar habilitada permite que todos puedan compartir su pantalla. |
Enviar mensajes de chat | Al estar habilitada permite que todos puedan enviar mensajes en el chat. |
Enviar reacciones | Al estar habilitada permite que todos puedan enviar reacciones. |
Activar su micrófono | Al estar habilitada permite que todos puedan utilizar/activar su micrófono. |
Activar su vídeo | Al estar habilitada permite que todos puedan utilizar/activar su cámara. |
El anfitrión debe unirse antes que nadie | Al estar habilitada esta opción limita quién puede entrar a la reunión. |
Abrir | Al estar habilitada permite que todos puedan acceder al meet sin pedir unirse |
De confianza | Al estar habilitada los usuarios pueden unirse sin pedir permiso si pertenecen a tu organización o si han recibido una invitación con su cuenta. |
Restringido | Al estar habilitada obliga a solicitar acceso para entrar a la reunión a todas las personas que no han sido invitadas |
Photos
Copia de seguridad
Accede a tu cuenta.
En la parte superior derecha, pulsa sobre la matriz de puntos.
Selecciona la aplicación Fotos.
Una vez has accedido a Fotos, abre la rueda dentada en la parte superior derecha.
Aparecen multitud de opciones, baja hasta encontrar Exportar datos, pulsa sobre Crear una copia de seguridad.
Aparecerá la siguiente imagen, pulsa sobre continuar.
Selecciona las opciones que desees.
Nombre | Descripción | Opciones/Ejemplos |
---|---|---|
Destino | Lugar donde se descargan los archivos con las imágenes de Google Fotos. Se recomienda Añadir a Drive | |
Frecuencia | Elige si deseas una descarga única o realizar una copia cada dos meses. | |
Tipo de archivo | Tipo de compresión del archivo donde se almacenan las imágenes. Windows / macOS .zip Linux .tgz | |
Tamaño del archivo | Tamaño máximo del fichero de descarga. Se recomienda elegir tamaños pequeños 1-2 hasta 4gb. |
Pulsa sobre Crear una exportación y empieza el proceso de exportación.
Cuando esté creada la copia de los datos de Google Fotos, recibirás un email con las carpetas de descarga si has elegido la opción por enlace de descarga o tendrás los archivos en Drive / Dropbox ..
En caso de no recibir ninguna notificación, revise la Gestión de exportación para comprobar si ya ha finalizado el proceso. https://takeout.google.com
Contactos
Añadir o quitar contactos grupo
Abrimos los Contactos de google.
Seleccionamos un contacto o varios.
En la parte superior, haz clic en Administrar etiquetas y la añades en la etiqueta deseada (o creas una nueva).
Clic en Aplicar.
Para quitar del grupo, repite el proceso hasta el paso tres, entonces desmarcar el “check” azul y clic en Aplicar.
Combinar contactos duplicados
Abrimos los Contactos de Google.
Clic en la parte superior izquierda Combinaciones y soluciones, (si NO le aparece el menú es posible que esté cerrado, clic en la esquina superior izquierda las tres líneas verticales).
Si no le aparece nada, quiere decir que no tiene ningún contacto que pueda combinar. En caso de tenerlos:
Para aceptar una o varias sugerencias de contactos duplicados, haz clic en Combinar.
Para aceptar todas las sugerencias de contactos duplicados, haz clic en Combinar todo.
Aun así si quiere combinar dos contactos manualmente, desde el propio apartado de Contactos puede combinarlos seleccionando dos o más contactos (clic en su icono/foto de perfil) y finalmente clic enpara combinar.
Crear contactos
Abre Gmail.
Clic en el icono de Aplicaciones de Google en la parte superior derecha .
Clic en Contactos
En la parte superior izquierda clic en Crear contacto y clic en Crear un contacto o Crear varios contactos.
Añadir los datos del contacto y Guardar.
Crear grupo de contactos
Abrimos los Contactos de google.
En la sección “Etiquetas” de la izquierda, clic en Crear etiqueta.
Introduce un nombre y haz clic en Guardar.
Deshacer cambios
Si no han transcurrido los 30 días tras la eliminación de los contactos, se podrá deshacer los cambios de la siguiente manera.
Abrimos los Contactos de google.
En la parte superior derecha, clic en el icono de engranaje
Clic en Deshacer cambios.
Elige el estado que se quiera restaurar.
Clic en Deshacer.
Editar contactos
Abrimos los Contactos de google.
Poner el cursor encima del contacto y hacer clic sobre el icono del lápiz que se encuentra en la parte derecha.
Modifica la información.
Clic en guardar.
Editar o eliminar grupo
Abrimos los Contactos de google.
En la sección “Etiquetas” de la izquierda, pon el cursor encima del grupo que quieras editar o eliminar.
Eliminar contactos
Abrimos los Contactos de google.
Seleccionamos uno o varios contactos a borrar.
Elimina los contactos. Tus contactos se eliminarán definitivamente transcurridos 30 días.
Para eliminar un contacto definitivamente a mano, ve a Papelera(lateral izquierdo inferior), selecciónalo y haz clic en Eliminar definitivamente.
Exportar contactos, crear copias de seguridad o restaurar contactos
Permite transferir contactos a otros servicios, proteger tus datos contra pérdidas y recuperar información eliminada accidentalmente. Aprende cómo hacerlo siguiendo este manual https://universitatjaumei.atlassian.net/wiki/spaces/MANUJI/pages/10139664428/Gesti+n+del+almacenamiento#Exportar%2C-crear-copias-de-seguridad-o-restaurar-contactos .
Importar contactos
Permite añadir contactos desde otros servicios o archivos directamente a tu cuenta de Gmail, facilitando la migración y consolidación de tus listas de contactos. Aprende cómo hacerlo siguiendo este manual https://universitatjaumei.atlassian.net/wiki/spaces/MANUJI/pages/10139664428/Gesti+n+del+almacenamiento#Importar-contactos
Otros contactos
Abrimos los Contactos de Google.
En la parte izquierda, clic en Otros contactos.
Para seleccionar contactos, coloca el cursor sobre sus nombres y marca las casillas que aparecen.
En la parte superior, clic en Más (sobre los tres punto verticales) > Eliminar > Eliminar
Recuperar contactos eliminados
Si no han transcurrido los 30 días tras la eliminación de los contactos, se podrán recuperar de la siguiente manera.
Abrimos los Contactos de google.
Accede a la Papelera.
Seleccionamos un contacto o varios.
Clic en Recuperar, parte superior derecha.
Envia mensajes a listas/grupos
Abre Gmail.
En la parte superior izquierda, clic en Redactar.
En el campo Para, introducir el nombre del grupo.
El mensaje será enviado al grupo seleccionado, y mostrado a todos los miembros de la lista (si es aprobada)
Sites
Migrar
En la parte inferior izquierda, clic en Volver a la versión clásica de Sites.
Una vez en la versión clásica, hay dos formas de migrar los Sites, de uno en uno o varios a la vez:
Un a la vez:
Desde el punto 5, entramos en el Site que se desea migrar(clic en el nombre del Site)
Clic en el engranaje(Parte superior derecha), y seleccionamos Gestionar sitio
En el lateral izquierdo clic en Convertir a la nueva versión de Google Sites
Según su preferencia puede mantener compartido el Site con los mismos usuarios, clic en Empezar.
Se generará un borrador para que pueda visualizarlo y editarlo antes de publicarlo, a su vez recibirá un correo para poder acceder al borrador.
El último paso es revisar definitivamente el Site y publicarlo.
Varios a la vez:
Desde el punto 5, en la parte lateral izquierda, clic en Administrador de la versión clásica de Sites.
Puede seleccionar los Sites en concreto que se desea migrar pinchando en el cuadrado que está a la izquierda del nombre de cada Site, o bien, puede seleccionar todos pinchando en el cuadrado que está a la izquierda de la columna Nombre
Una vez decidido los Sites que se desea migrar, en la parte central, clic en Convertir.
Finalmente deberá confirmar si se quiere mantener las opciones de compartir y hacer clic en Convertir.
Crear
Se puede crear un Site a partir de una plantilla o crear uno desde cero.
Dentro del Site, dispone de las siguientes opciones:
Icono | Descripción | Opciones/Ejemplos |
---|---|---|
Deshacer lo cambios | —--- | |
Rehacer lo cambios | —--- | |
Genera un vista previa del Site y sus funciones | —--- | |
Copiar enlace del sitio web | NO se puede copiar el enlace si no se ha publicado aún. | |
Compartir con otros | —--- | |
Configuración del Site | Aquí están dispuestas la configuración del Site. | |
Más opciones, dispones de varias opciones como: hacer copias, historial de versiones, ayuda… | —--- | |
Publica el formulario o modifica el formulario existente | —--- | |
Panel de herramientas, aquí se podrá añadir/modificar páginas, tema, contenido… | —--- |
Configurar Site
Accedemos al Site deseado.
En el icono del engranaje (Configuración) dispondremos de los diferentes ajustes.