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Como me suscribo a un calendario
?Un calendario ayuda a gestionar eventos, citas y tareas de forma eficiente, permitiendo planificar actividades, establecer recordatorios y coordinar horarios. Además, posibilita la sincronización con dispositivos móviles y el acceso remoto desde cualquier lugar con conexión a internet.
¿Qué es y para que sirve un evento?
Un evento es una cita o actividad programada en un calendario para un momento específico. Sirve para planificar y recordar compromisos, reuniones o tareas en fechas determinadas.
Como me suscribo a un calendario
Subscribirse a un calendario automatiza la recepción de actualizaciones sobre eventos, citas y tareas, evitando la entrada manual de datos. Esto simplifica el seguimiento de horarios, fechas relevantes y modificaciones en la planificación al sincronizarse automáticamente con el calendario personalPuedes ver, editar y modificar eventos según los permisos. Revisa los permisos de calendar aquí
Al suscribirse a un calendario puedes ver todos los eventos que hay en el, siempre que tengas activada la visibilidad del calendario.
Accede a Google Calendar.
En el apartado Otros calendarios clic en el más ( + ) y clic en Suscribirse a un calendario en o a través de la configuración general clic en la pestaña Añadir calendario y clic en Suscribirse a un calendario.
En el campo Añadir calendario introduce el correo de la persona/entidad que se quiera suscribir.
Importar y exportar
Importar y exportar Google Calendar permite trasladar eventos entre calendarios o aplicaciones. Importar agrega eventos desde un archivo externo, mientras que exportar crea un archivo para usar en otros calendarios, facilitando la gestión y sincronización de eventos. Para saber mascalendario
Exportar: Permite descargar el calendario y tener una copia de seguridad de los eventos en tu ordenador.
Importar: Permite subir eventos de otros calendarios a tu calendario.
Para saber más sobre como importar y exportar el calendario puedes encontrar el manual en Gestión del almacenamiento.
Ajustes de notificaciones
Accede a Google Calendar.
Entra en la configuración general.
En el apartado Ajustes de notificaciones puedes seleccionar o deshabilitar el tipo de notificaciones(Alertas o Notificaciones de escritorio).
Crear calendario
haz clic enImportar y exportar calendar.
Crear calendario
Al crear un calendario puedes crear eventos, compartir el calendario, configurarlo, modificarlo o eliminarlo, crear agenda de citas,crear tareas desde el calendario,crear el evento Fuera de la oficina.
Accede a Google Calendar.
En la parte inferior izquierda en Otros calendarios clic en el más ( + ).
Clic en Crear un calendario.
Introduce un nombre, una descripción y la zona horaria del calendario.
Clic en Crear calendario.
El calendario creado aparecerá en Mis calendarios.
Configuración básica
Desde la configuración básica de Google Calendar puedes modificar: El idioma y la región, la zona horaria, los husos horarios, los ajustes de eventos, los ajustes de notificaciones, las opciones de visualización, los eventos de Gmail, el horario laboral y ubicación, las combinaciones de teclas, el acceso sin conexión y el Calendario de citas.
Accede a Google Calendar.
Clic en el engranaje de la parte superior derecha
.
Clic en Configuración.
Desde la configuración se puede cambiar el idioma, la región, zona horaria y opciones de visualización entre otros.
Compartir calendarioAjustes de notificaciones
Los ajustes de notificaciones permiten recibir avisos o alertas cuando se acerca la hora / día de un evento.
Accede a Google Calendar.
Entra en la configuración general al pulsar Configuración.
En el apartado Ajustes de notificaciones puedes seleccionar o deshabilitar el tipo de notificaciones(Alertas o Notificaciones de escritorio).
Nombre | Descripción |
|---|---|
Desactivadas | No recibirás ninguna notificación cuando se acerque el comienzo del evento. |
Notificaciones de escritorio | Aparece una notificación sobre el evento fuera del navegador web. Tu calendario debe estar abierto. |
Alertas | Aparece una alerta en la ventana de Google Calendar cuando se acerque el comienzo del evento. |
Compartir calendario
Permite a otros usuarios tener acceso a tu calendario. Dependiendo del permiso que tengan los usuarios, estos podrán crear eventos, modificar y eliminar eventos, compartir el calendario, editar y eliminar el calendario.
Mediante enlace
Accede a Google Calendar.
Pulsa sobre la rueda dentada
y accede a configuración
Selecciona en el
menú lateral izquierdo el calendario que deseas compartir y dirígete a Permisos de acceso a los eventos.
Pulsa sobre Crear enlace para compartir y copia el enlace.
Envía el enlace al usuario que desees compartir el calendario.
Dentro de la configuración hay varias formas de compartir.
Compartir los eventos públicamente (NO es recomendable, será visible tanto en el dominio @uji como en búsquedas de Google) o a través de un enlace.
Compartir con Universitat Jaume I. (Será visible para todos los usuarios con dominio @uji)
Compartir con persona o grupos específicos y ajustando los permisos a estos.
A través de URL (solo se puede desde Google Chrome).
Editar y eliminar calendarioEl usuario recibirá un mensaje en gmail, donde debe de aceptar la invitación.
Una vez el usuario ha aceptado la invitación, recibirás un correo que te redirige a el apartado Compartir calendario añadiendo usuarios, para finalizar le darás permisos de compartición.
Añadiendo a los usuarios
Accede a Google Calendar.
Pulsa sobre la rueda dentada
Selecciona en el menú lateral izquierdo el calendario que deseas compartir.
Dirígete a Compartir con personas o grupos específicos y pulsa sobra Añadir personas y grupos
Pulsa sobre enviar para compartir el calendario.
Comparte el calendario con los miembros de un grupo / lista
Al compartir el calendario con miembros de un grupo o lista, le das acceso a todos los usuarios miembros de la misma con los mismos permisos
Para compartirlo de este modo, debes de seguir el apartado anterior llamado Añadiendo a los usuarios hasta el punto 5, entonces selecciona la dirección del grupo / lista y no un usuario
Permisos del calendario
Al compartir un calendario o suscribirte a un calendario, se asignan unos permisos que determinan que es lo que puedes hacer en el calendario.
A continuación se explican los permisos existentes.
Nombre | Descripción | Imagen |
|---|---|---|
Ver solo libre/ocupado (ocultar detalles) | Permite ver los eventos en el calendario sin ningún detalle. |  |
Ver todos los detalles de los eventos | Permite ver el titulo del evento, la descripción, los archivos adjuntos, las notas y el numero de invitados al evento. |  |
Hacer cambios en eventos | Permite configurar notificaciones en el calendario, ver los detalles de los eventos y editar los eventos. |  |
Hacer cambios y gestionar el uso compartido | Puedes configurar notificaciones en el calendario, compartir el calendario, eliminarlo, ver los detalles de los eventos y editar los eventos. |  |
Editar y eliminar calendario
Cambia la configuración del calendario como el nombre, la descripción, la zona horaria, aceptar invitaciones automáticamente, compartirlo mediante enlace, compartirlo añadiendo a los usuarios, cambiar las notificaciones de eventos, cambiar las notificaciones de eventos de todo el día, otras notificaciones, elimina el calendario.
Accede a Google Calendar.
En la parte inferior izquierda pon el cursor encima del calendario aparecerá una X y tres puntos verticales. Pulsa X para eliminar el calendario, y para editar haga clic a los tres puntos verticales y dirígete a Configurar y compartir.
Modifica los datos deseados y otras configuraciones, espera unos segundos para que los cambios se guarden automáticamente
Crear eventos
Un evento es una cita o actividad programada en un calendario para un momento específico. Puedes definir un nombre, una hora y día, añadir invitados, añadir videollamada de Google Meet, añadir descripción, crear notas para la reunión, adjuntar archivos.
Abre Gmail.
Clic en el icono de Aplicaciones de Google enla parte superior derecha .
Clic en Calendar.
Hay varias formas de crear un evento, las más comunes son:
En la parte superior izquierda clic en Crear y Evento.
Clic en alguna hora del calendario.
A partir de un correo, dentro del correo en la parte superior haz clic a sobre los tres puntos verticales y clic a crear evento.
Finalmente añades las características y los campos según se desee y guardas los cambios.
Icono/Nombre | Descripción | Opciones/Ejemplos |
|---|---|---|
Añade un título: | El nombre que se le atribuye al evento. | —--- |
| Se puede cambiar la fecha del evento, añadir otra zona horaria, las veces que se repite y si es todo el día. |  |
Encontrar un hueco: | Buscar un día o momento del día en el que no esté ocupado. | —--- |
 | Añades los invitados que están en el evento. |  |
 | Genera automáticamente un enlace a Google Meet. |  |
 | Añadir la sala o la ubicación del evento. | —--- |
 | Añade una descripción o archivos adjuntos. Pudiendo crear un documento compartido |  |
| Puedes cambiar las visibilidad(público o privado), la disponibilidad y cuando notificar (X tiempo antes del evento) |  |
Más opciones | Define los permisos de los usuarios invitados. | —--- |
Modificar y eliminar eventos
Al modificar o eliminar eventos puedes notificar a todos los usuarios.
Accede a Google Calendar.
Clic izquierdo en el evento que se quiera modificar/eliminar.
Selecciona en el icono de lápiz para editar o pulsa en el icono de papelera para eliminar.
Crear agenda de citas
La agenda de citas te permite administrar tu disponibilidad y habilitar a cualquier persona para que reserve reuniones contigo directamente en el Calendario de Google mediante una página de reservas personal.
Accede a la aplicación Google Calendar.
En la parte superior izquierda, pulsa Crear > Agenda de citas.
Pulsa sobre el icono del lápiz que se encuentra al lado de Reserva tu espacio para editar la agenda de citas.
Configura la agenda a tus necesidades, tanto de horario, como días disponibles, duración de las citas y más. Pulsa en Siguiente.
| Info |
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A continuación se muestra una tabla con la descripción de las funcionalidades. |
Icono / Nombre | Descripción | Imagen |
|---|---|---|
Configurar citas disponibles | Escribe el nombre de la agenda que será mostrada a los usuarios que accedan a ella |  |
| Selecciona el tiempo de duración de las citas (30 min, 1h, personalizado) |  |
| Permite elegir los días de la semana y la franja horaria disponible de las citas. |  |
| Indica el límite de tiempo en el que se pueden reservar citas (por ejemplo dos horas antes de la cita) |  |
| Modifica el horario de la agenda en un día concreto (Impide que reserven citas en la hora seleccionada) |  |
| En esta opción se puede añadir espacio de tiempo entre citas y también el número máximo de reservas por día |  |
| Elige el color que se mostrara la agenda en el calendario. |  |
Continua configurando la agenda, cómo la ubicación y conferencia (Google Meet, presencial, llamada telefónica), añade una descripción a la agenda (Se muestra en la página de reserva de la agenda) y un formulario con campos personalizados. Pulsa en guardar para crear la agenda.
Crear tareas desde el calendario
Se pueden crear tareas (Tasks) desde el calendario, apareciendo en la bandeja de tareas de Tasks. Se puede incluir día y hora para su resolución e incluso crear tareas que se repitan ciertos días.
Accede a la aplicación Google Calendar
En la parte superior izquierda, pulsa Crear > Tarea
Configura las opciones según tus necesidades y pulsa en Guardar
| Info |
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A continuación se muestra una tabla con la descripción de las funcionalidades. |
Icono / Nombre | Descripción | Imagen |
|---|---|---|
Titulo | Selecciona el titulo de la tarea, este es el titulo que aparecerá en Tasks cuando se cree la tarea |  |
| Elige el día y/o hora que se le asigna a la tarea. |  |
Repetición de Tarea | Se puede crear la tarea para cada día, cada semana, cada mes, anualmente, todos los días laborables o personalizado. |  |
| Añade una descripción a la tarea para dar a conocer cual es el propósito y la finalidad de la tarea. |  |
| La tarea se añadirá al grupo de tareas que elijas, por defecto se encuentra Mis tareas pero puedes moverla a un grupo nuevo de tareas. |  |
Crear el evento Fuera de la oficina
Permite indicar a los usuarios que no estarás disponible durante un periodo de tiempo y así evitar que te soliciten reuniones los días en que programas el evento “Fuera de la oficina”.
Accede a la aplicación Google Calendar
En la parte superior izquierda, pulsa Crear > Fuera de la oficina
Configura las opciones según tus necesidades y pulsa en Guardar.
| Info |
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A continuación se muestra una tabla con la descripción de las funcionalidades. |
Icono / Nombre | Descripción | Imagen |
|---|---|---|
Titulo del evento | Selecciona el titulo de “Fuera de la oficina” |  |
| Permite elegir los día en los que te vas a ausentar, también puedes activar la opción que se repita el evento de manera semanal, mensual, todos los días laborales o personalizar las fechas. |  |
Rechazar reuniones automáticamente | Rechaza todas las reuniones nuevas y actuales que se encuentren dentro de la “Franja horaria” seleccionada o solamente las invitaciones a reuniones nuevas. |  |
Mensaje | Escribe un mensaje descriptivo sobre el motivo de tu ausencia, cuando es la vuelta a la oficina, otros tipos de contacto hacía tu persona o la información que desees. |  |
| Selecciona quien puede ver el estado “Fuera de la oficina”. Público: son visibles para cualquiera que pueda ver tu calendario o que tenga una invitación para tu evento. Privado: Están ocultos para todo el mundo, a menos que tengan una invitación o acceso para hacer cambios en tu calendario. Visibilidad predeterminada: Se adaptara a la configuración predeterminada de los permisos de acceso de tu calendario. |  |
Añadir videollamada de Google Meet en eventos Calendar
Accede a la aplicación Google Calendar
En la parte superior izquierda, pulsa Crear > Evento
Pulsa sobre Añadir videollamada de Google Meet, añade invitados si lo deseas.
Puedes configurar la videollamada de Google Meet si pulsas sobre la rueda dentada, se abre la configuración de Controles del anfitrión.
Pulsa sobre guardar para finalizar con el proceso.
Adjuntar archivos en eventos Calendar
Añade documentos de tu Drive en el evento, para que cualquier persona que este invitada al evento o tenga acceso al calendario puede acceder a el.
Accede a la aplicación Google Calendar
En la parte superior izquierda, pulsa Crear > Evento
Pulsa sobre Añadir descripción o archivos adjuntos, se desplegaran mas opciones.
Presiona el botón Adjuntar archivo y sube el documento que desees.
Pulsa sobre guardar para guardar el evento.
Añadir notas a un evento Calendar
Al añadir notas a un evento, se generará y compartirá un documento con los usuarios invitados al evento. El propietario del evento será el propietario del documento generado.
Accede a la aplicación Google Calendar
En la parte superior izquierda, pulsa Crear > Evento
Pulsa sobre Añadir descripción o archivos adjuntos, se desplegaran mas opciones.
Presiona el botón Crear notas de la reunión
Pulsa sobre guardar para guardar el evento.
| Info |
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Nota: Al guardar el evento, se crea un documento que se comparte con todos los invitados. |
Repetir evento Calendar
Puedes añadir la opción de repetir evento al crear un evento o al modificar un evento. Por defecto los eventos no se repiten.
El evento se puede repetir cada día, cada semana el día en el que creas el evento, cada mes el cuarto día en el que creas el evento, anualmente el mismo día en que creas el evento, todos los dias laborales de lunes a viernes, también puedes personalizarlo, eligiendo cada cuantos días / semanas / meses se repite el evento.
Accede a la aplicación Google Calendar
En la parte superior izquierda, pulsa Crear > Evento
Pulsa sobre No se repite y se desplegaran mas opciones.
Selecciona la opción que desees y el evento se repetirá cada día, cada semana, anualmente, todos los días laborables o personalizado.
Pulsa sobre guardar para guardar el evento.