Información básica Calendar
- 1 Como me suscribo a un calendario
- 2 Importar y exportar
- 3 Ajustes de notificaciones
- 4 Crear calendario
- 5 Configuración básica
- 6 Compartir calendario
- 7 Editar y eliminar calendario
- 8 Crear eventos
- 9 Modificar y eliminar eventos
- 10 Crear agenda de citas
- 11 Crear tareas desde el calendario
- 12 Crear el evento Fuera de la oficina
- 13 Añadir videollamada de Google Meet en eventos Calendar
- 14 Adjuntar archivos en eventos Calendar
- 15 Añadir notas a un evento Calendar
- 16 Repetir evento Calendar
Como me suscribo a un calendario
Subscribirse a un calendario automatiza la recepción de actualizaciones sobre eventos, citas y tareas, evitando la entrada manual de datos. Esto simplifica el seguimiento de horarios, fechas relevantes y modificaciones en la planificación al sincronizarse automáticamente con el calendario personal.
Accede a Google Calendar.
En el apartado Otros calendarios clic en el más ( + ) y clic en Suscribirse a un calendario en o a través de la configuración general clic en la pestaña Añadir calendario y clic en Suscribirse a un calendario.
En el campo Añadir calendario introduce el correo de la persona/entidad que se quiera suscribir.
Importar y exportar
Importar y exportar Google Calendar permite trasladar eventos entre calendarios o aplicaciones. Importar agrega eventos desde un archivo externo, mientras que exportar crea un archivo para usar en otros calendarios, facilitando la gestión y sincronización de eventos. Para saber mas sobre como importar y exportar el calendario puedes hacer clic en Importar y exportar calendar.
Ajustes de notificaciones
Accede a Google Calendar.
Entra en la configuración general.
En el apartado Ajustes de notificaciones puedes seleccionar o deshabilitar el tipo de notificaciones(Alertas o Notificaciones de escritorio).
Crear calendario
Accede a Google Calendar.
En la parte inferior izquierda en Otros calendarios clic en el más ( + ).
Clic en Crear un calendario.
Introduce un nombre, una descripción y la zona horaria del calendario.
Clic en Crear calendario.
El calendario creado aparecerá en Mis calendarios.
Configuración básica
Accede a Google Calendar.
Clic en el engranaje de la parte superior derecha
.
Clic en Configuración.
Desde la configuración se puede cambiar el idioma, la región, zona horaria y opciones de visualización entre otros.
Compartir calendario
Accede a Google Calendar.
Entra en la configuración general al pulsar sobre la rueda dentada
Selecciona en el menu lateral izquierdo el calendario que deseas compartir.
Dentro de la configuración hay varias formas de compartir.
Compartir los eventos públicamente (NO es recomendable, será visible tanto en el dominio @uji como en búsquedas de Google) o a través de un enlace.
Compartir con Universitat Jaume I. (Será visible para todos los usuarios con dominio @uji)
Compartir con persona o grupos específicos y ajustando los permisos a estos.
A través de URL (solo se puede desde Google Chrome).
Editar y eliminar calendario
Accede a Google Calendar.
En la parte inferior izquierda pon el cursor encima del calendario aparecerá una X y tres puntos verticales. Pulsa X para eliminar el calendario, y para editar haga clic a los tres puntos verticales y Configurar y compartir.
Modifica los datos deseados y otras configuraciones, espera unos segundos para que los cambios se guarden automáticamente
Crear eventos
Abre Gmail.
Clic en el icono de Aplicaciones de Google en la parte superior derecha .
Clic en Calendar.
Hay varias formas de crear un evento, las más comunes son:
En la parte superior izquierda clic en Crear y Evento.
Clic en alguna hora del calendario.
A partir de un correo, dentro del correo en la parte superior clic a los tres puntos verticales y clic a crear evento.
Finalmente añades las características y los campos según se desee y guardas los cambios.
Icono/Nombre | Descripción | Opciones/Ejemplos |
|---|---|---|
Añade un título: | El nombre que se le atribuye al evento. | —--- |
| Se puede cambiar la fecha del evento, añadir otra zona horaria, las veces que se repite y si es todo el día. | |
Encontrar un hueco: | Buscar un día o momento del día en el que no esté ocupado. | —--- |
| Añades los invitados que están en el evento. | |
Genera automáticamente un enlace a Google Meet. | ||
Añadir la sala o la ubicación del evento. | —--- | |
Añade una descripción o archivos adjuntos. Pudiendo crear un documento compartido | ||
| Puedes cambiar las visibilidad(público o privado), la disponibilidad y cuando notificar (X tiempo antes del evento) | |
Más opciones | Define los permisos de los usuarios invitados. | —--- |
Modificar y eliminar eventos
Accede a Google Calendar.
Clic izquierdo en el evento que se quiera modificar/eliminar.
Selecciona en el icono de lápiz para editar o pulsa en el icono de papelera para eliminar.
Crear agenda de citas
La agenda de citas te permite administrar tu disponibilidad y habilitar a cualquier persona para que reserve reuniones contigo directamente en el Calendario de Google mediante una página de reservas personal.
Accede a la aplicación Google Calendar.
En la parte superior izquierda, pulsa Crear > Agenda de citas.
Pulsa sobre el icono del lápiz que se encuentra al lado de Reserva tu espacio para editar la agenda de citas.
Configura la agenda a tus necesidades, tanto de horario, como días disponibles, duración de las citas y más. Pulsa en Siguiente.
A continuación se muestra una tabla con la descripción de las funcionalidades.
Icono / Nombre | Descripción | Imagen |
|---|---|---|
Configurar citas disponibles | Escribe el nombre de la agenda que será mostrada a los usuarios que accedan a ella | |
| Selecciona el tiempo de duración de las citas (30 min, 1h, personalizado) | |
| Permite elegir los días de la semana y la franja horaria disponible de las citas. | |
| Indica el límite de tiempo en el que se pueden reservar citas (por ejemplo dos horas antes de la cita) | |
| Modifica el horario de la agenda en un día concreto (Impide que reserven citas en la hora seleccionada) | |
| En esta opción se puede añadir espacio de tiempo entre citas y también el número máximo de reservas por día | |
| Elige el color que se mostrara la agenda en el calendario. |
Continua configurando la agenda, cómo la ubicación y conferencia (Google Meet, presencial, llamada telefónica), añade una descripción a la agenda (Se muestra en la página de reserva de la agenda) y un formulario con campos personalizados (Por ejemplo, puedes pedir obligatoriamente que te indiquen un nombre y apellido). Pulsa en guardar para crear la agenda.
Crear tareas desde el calendario
Se pueden crear tareas (Tasks) desde el calendario, apareciendo en la bandeja de tareas de Tasks. Se puede incluir día y hora para su resolución e incluso crear tareas que se repitan ciertos días.
Accede a la aplicación Google Calendar
En la parte superior izquierda, pulsa Crear > Tarea
Configura las opciones según tus necesidades y pulsa en Guardar
A continuación se muestra una tabla con la descripción de las funcionalidades.
Icono / Nombre | Descripción | Imagen |
|---|---|---|
Titulo | Selecciona el titulo de la tarea, este es el titulo que aparecerá en Tasks cuando se cree la tarea | |
| Elige el día y/o hora que se le asigna a la tarea.
| |
Repetición de Tarea | Se puede crear la tarea para cada día, cada semana, cada mes, anualmente, todos los días laborables o personalizado. | |
| Añade una descripción a la tarea para dar a conocer cual es el propósito y la finalidad de la tarea. | |
| La tarea se añadirá al grupo de tareas que elijas, por defecto se encuentra Mis tareas pero puedes moverla a un grupo nuevo de tareas. |
Crear el evento Fuera de la oficina
Permite indicar a los usuarios que no estarás disponible durante un periodo de tiempo y así evitar que te soliciten reuniones los días en que programas el evento “Fuera de la oficina”.
Accede a la aplicación Google Calendar
En la parte superior izquierda, pulsa Crear > Fuera de la oficina
Configura las opciones según tus necesidades y pulsa en Guardar.
Icono / Nombre | Descripción | Imagen |
|---|---|---|
Titulo del evento | Selecciona el titulo de “Fuera de la oficina” | |
| Permite elegir los día en los que te vas a ausentar, también puedes activar la opción que se repita el evento de manera semanal, mensual, todos los días laborales o personalizar las fechas. | |
Rechazar reuniones automáticamente | Rechaza todas las reuniones nuevas y actuales que se encuentren dentro de la “Franja horaria” seleccionada o solamente las invitaciones a reuniones nuevas. | |
Mensaje | Escribe un mensaje descriptivo sobre el motivo de tu ausencia, cuando es la vuelta a la oficina, otros tipos de contacto hacía tu persona o la información que desees. | |
| Selecciona quien puede ver el estado “Fuera de la oficina”. Público: son visibles para cualquiera que pueda ver tu calendario o que tenga una invitación para tu evento. Privado: Están ocultos para todo el mundo, a menos que tengan una invitación o acceso para hacer cambios en tu calendario. Visibilidad predeterminada: Se adaptara a la configuración predeterminada de los permisos de acceso de tu calendario.
|
Añadir videollamada de Google Meet en eventos Calendar
Accede a la aplicación Google Calendar
En la parte superior izquierda, pulsa Crear > Evento
Pulsa sobre Añadir videollamada de Google Meet (Recuerda añadir invitados al evento para que reciban la notificación a la videollamada).
Puedes configurar la videollamada de Google Meet si pulsas sobre la rueda dentada, se abre la configuración de Controles del anfitrión.
Pulsa sobre guardar para finalizar con el proceso.
Adjuntar archivos en eventos Calendar
Accede a la aplicación Google Calendar
En la parte superior izquierda, pulsa Crear > Evento
Pulsa sobre Añadir descripción o archivos adjuntos, se desplegaran mas opciones.
Presiona el botón Adjuntar archivo y sube el documento que desees.
Pulsa sobre guardar para guardar el evento.
Añadir notas a un evento Calendar
Accede a la aplicación Google Calendar
En la parte superior izquierda, pulsa Crear > Evento
Pulsa sobre Añadir descripción o archivos adjuntos, se desplegaran mas opciones.
Presiona el botón Crear notas de la reunión
Pulsa sobre guardar para guardar el evento.
Repetir evento Calendar
Accede a la aplicación Google Calendar
En la parte superior izquierda, pulsa Crear > Evento
Pulsa sobre No se repite y se desplegaran mas opciones.
Selecciona la opción que desees y el evento se repetirá cada día, cada semana el sábado, anualmente el 1 de junio, todos los dias laborables o personalizado.
Pulsa sobre guardar para guardar el evento.