G Suite Apps-UJI

G Suite for Education, anteriormente Google Apps for Education (Gapps UJI), es un conjunto de aplicaciones que nos permite organizar de forma sencilla todo nuestro trabajo, y la comunicación entre los distintos trabajadores con diversas herramientas para la gestión del correo electrónico, mensajería instantánea, planificación de reuniones y tareas, generación de documentos hojas de cálculo, etc.

El acceso a las aplicaciones se realiza con las credenciales (usuario/clave) de la cuenta corporativa de la Universitat Jaume I, pasando necesariamente por el Single sign-on (SSO) corporativo (sso.uji.es). Además, también se pueden usar los mecanismos de seguridad que Google ha implantado.

Aplicaciones disponibles para la comunidad universitaria

Aplicaciones de las G Suite activadas para la comunidad UJI pero fuera de soporte

• Actividad Web y Aplicaciones

• Alertas Google

• Blogger

• Búsqueda personalizada Google

• Google Analytics

• Google Bookmarks

• Google Earth

• Google Fotos

• Google Mapsals espais

• Google Play

• Google Search Console

• Google Takeout

• Historial ubicaciones

• Partner Dash

• Perfiles académicos

• Youtube

• Drive (App local) – FileStream

• Privacidad y condiciones (General)

• Condiciones de servicio de Chrome Web Store

• Condiciones del servicio de CSE

• Condiciones de servicio online de AdSense

• Términos de servicio de Google Cloud Platform

• Condiciones de servicio adicionales de Google Maps / Google Earth

• Condiciones de servicio de Google Play

Forms

Es una aplicación que te permite crear, compartir y registrar encuestas. Solamente el propietario y los editores pueden ver las respuestas, configurar el form y modificarlo. Como propietario o editor puedes añadir preguntas de tipo texto, de varias opciones, de casillas, desplegables, cuadriculas de varias opciones, archivos y otros.

Crear formularios

1. Abre Gmail.

2. Clic en el icono de Aplicaciones de Google en la parte superior derecha. 

3. Clic en Formulario.

Open

4. Se puede crear un Formulario a partir de una plantilla(de google o UJI) o crear uno desde cero.

Open

5. Dentro del Formulario, dispone de las siguientes opciones:

Respuestas

Solamente puedes visualizar las respuestas del forms si eres propietario o editor.

1. Accedemos al formulario deseado desde formularios.

2. En la pestaña de Respuestas se podrá visualizar las estadísticas de las respuestas. Se pueden visualizar las respuestas en una hoja de cálculo, pulsa sobre Ver en Hojas de cálculo para ello.

Visualiza respuestas en hojas de cálculo

Solamente puedes visualizar las respuestas del forms si eres propietario o editor.

1. Accede al formulario deseado.

2. En la pestaña Respuestas pulsa sobre los tres puntos en Ver en Hojas de cálculo

3. Pulsa sobre Seleccionar destino de las respuestas.

4. Aparecen dos opciones, crear una hoja de calculo o seleccionar una hoja de calculo.

• Crear una hoja de calculo.

1. Introduce el nombre que prefieras y pulsa sobre Crear.

• Seleccionar hoja de cálculo

1. Pulsa sobre la opción Seleccionar hoja de cálculo y en seleccionar

2. Se abrirá el buscador de Google Drive, selecciona la hoja de calculo donde quieres guardar las respuestas y pulsa en Insertar.

Configuración

Solamente puedes modificar la configuración del forms si eres el propietario o editor.

1. Accedemos al formulario deseado.

2. En la pestaña de Configuración dispondremos de los diferentes ajustes.

Meet

Es una aplicación de videoconferencias, que la puedes compartir entre miembros, grabarla y compartir la pantalla entre miembros de cuentas UJI o externos. Tiene una capacidad máxima de 500 participantes por videollamada.

Crea una videoconferencia

1. Desde la bandeja de entrada de Gmail, dirígete sobre el icono de las aplicaciones en la parte superior derecha y pulsa sobre Meet.

2. Pulsa sobre Nueva reunión.

3. Existen tres formas de crear reunión. Para más tarde, Iniciar ahora, Programar.

4. Pulsa sobre una de las siguientes opciones:

• Crear una reunión para más tarde.

Se proporciona un enlace a una reunión, copia y envía el enlace a las personas con las que te quieras reunir. Guárdalo también para poder usarlo en otro momento.

• Iniciar una reunión ahora

Se accede directamente a la reunión, en la parte inferior izquierda aparece un enlace para compartir la videoconferencia y el botón Añadir a alguien.

• Programar en Google Calendar

Crea un evento calendar con videollamada, añade

Funciones Generales

A continuación una breve explicación del interfaz de Google Meet. Donde se indicarán la funcionalidad de los distintos iconos así como del funcionamiento básico de la interfaz principal y otros aspectos.

1. Accede a la reunión creada.

2. Todas estas funciones se pueden encontrar en la parte inferior central y derecha.

Cada opción hace lo siguiente:

Control de anfitrión

En este manual se explicarán las funciones que dispone un anfitrión en Google Meet. Estas herramientas están enfocadas para una mejor gestión de las reuniones. Para acceder a los Controles del anfitrión, como dice el propio nombre, es necesario ser el anfitrión de la reunión(meet), es decir, ser quien ha creado la reunión o un anfitrión te haya convertido en uno.

1. Accede a la reunión creada.

2. En la parte inferior derecha haz clic izquierdo en el icono  (si no eres el anfitrión no te aparecerá).

3. Aparecerá un menú con diversas opciones:

Google Fotos

Es una aplicación de almacenaje de fotos en la nube. Las fotos ocupan espacio de almacenamiento de la cuenta UJI.

Copia de seguridad

Realiza una descarga todas tus fotos de Google Fotos en el ordenador.

1. Accede a tu cuenta.

2. En la parte superior derecha, pulsa sobre la matriz de puntos.

3. Selecciona la aplicación Fotos.

4. Una vez has accedido a Fotos, abre la rueda dentada en la parte superior derecha.

5. Aparecen multitud de opciones, baja hasta encontrar Exportar datos, pulsa sobre Crear una copia de seguridad.

6. Aparecerá la siguiente imagen, pulsa sobre continuar.

7. Selecciona las opciones que desees.

8. Pulsa sobre Crear una exportación y empieza el proceso de exportación.

9. Cuando esté creada la copia de los datos de Google Fotos, recibirás un email con las carpetas de descarga si has elegido la opción por enlace de descarga o tendrás los archivos en Drive / Dropbox ..

En caso de no recibir ninguna notificación, revise la Gestión de exportación para comprobar si ya ha finalizado el proceso. https://takeout.google.com

Contactos

Contactos es una aplicación de almacenaje de información sobre tus contactos. Guarda el Nombre y apellidos, la empresa a la que pertenece, el puesto de trabajo en el que se encuentra, el correo electrónico, el número de teléfono, la fecha de nacimiento y también puedes añadir notas a los contactos.

Los contactos se pueden guardar, borrar, importar y exportar entre cuentas.

Contacto Individual

Crear contactos

1. Abre Gmail.

2. Clic en el icono de Aplicaciones de Google en la parte superior derecha          .

3. Clic en Contactos

4. En la parte superior izquierda clic en Crear contacto y clic en Crear un contacto o Crear varios contactos.

5. Añadir los datos del contacto y Guardar.

Editar contactos

1. Abrimos los Contactos de google.

2. Poner el cursor encima del contacto y hacer clic sobre el icono del lápiz que se encuentra en la parte derecha.

3. Modifica la información.

4. Clic en guardar.

Eliminar contactos

1. Abrimos los Contactos de google.

2. Seleccionamos uno o varios contactos a borrar.

3. Elimina los contactos. Tus contactos se eliminarán definitivamente transcurridos 30 días.

   1. Para eliminar un contacto definitivamente a mano, ve a Papelera(lateral izquierdo inferior), selecciónalo y haz clic en Eliminar definitivamente.

Combinar contactos duplicados

1. Abrimos los Contactos de Google.

2. Clic en la parte superior izquierda Combinaciones y soluciones, (si NO le aparece el menú es posible que esté cerrado, clic en la esquina superior izquierda las tres líneas verticales).

3. Si no le aparece nada, quiere decir que no tiene ningún contacto que pueda combinar. En caso de tenerlos:

4. Para aceptar una o varias sugerencias de contactos duplicados, haz clic en Combinar.

5. Para aceptar todas las sugerencias de contactos duplicados, haz clic en Combinar todo.

4. Aun así si quiere combinar  dos contactos manualmente, desde el propio apartado de Contactos puede combinarlos seleccionando dos o más contactos (clic en su icono/foto de perfil) y finalmente clic enpara combinar.

Grupo de contactos

Crear grupo de contactos

Guardar los contactos en un grupo permite enviar correos a un grupo de contactos, compartir archivos de google drive a un grupo de contactos o compartir el google calendar a un grupo de contactos.

1. Abrimos los Contactos de google.

2. En la sección “Etiquetas” de la izquierda, clic en Crear etiqueta.

3. Introduce un nombre y haz clic en Guardar.

Añadir o quitar contactos grupo

1. Abrimos los Contactos de google.

2. Seleccionamos un contacto o varios.

3. En la parte superior, haz clic en Administrar etiquetas y la añades en la etiqueta deseada (o creas una nueva).

4. Clic en Aplicar.

5. Para quitar del grupo, repite el proceso hasta el paso tres, entonces desmarcar el tic azul y clic en Aplicar.

Editar o eliminar grupo

1. Abrimos los Contactos de google.

2. En la sección “Etiquetas” de la izquierda, pon el cursor encima del grupo que quieras editar o eliminar.

Envía mensajes a listas/grupos

1. Abre Gmail.

2. En la parte superior izquierda, haz clic en Redactar.

3. En el campo Para, introducir el nombre del grupo o lista.

4. El mensaje será enviado a todos los miembros del grupo o lista seleccionado.

Acceso delegado

1. Desde tu cuenta accede a contactos.

2. Pulsa sobre la rueda dentada que se encuentra en la parte superior derecha. 

3. Pulsa en Delegar acceso.

4. Ahora selecciona Invitar a delegado.

5. Añade tantos usuarios como desees y pulsa sobre Hecho para finalizar. 

Deshacer cambios

Si no han transcurrido los 30 días tras la eliminación de los contactos, se podrá deshacer los cambios de la siguiente manera.

1. Abrimos los Contactos de google.

2. En la parte superior derecha, clic en el icono de engranaje         

3. Clic en Deshacer cambios.

4. Elige el estado que se quiera restaurar.

5. Clic en Deshacer.

Exporta e importa contactos

Exportar contactos, crear copias de seguridad o restaurar contactos

Permite transferir contactos a otros servicios, proteger tus datos contra pérdidas y recuperar información eliminada accidentalmente. Aprende cómo hacerlo siguiendo este manual Gestión del almacenamiento | Exportar, crear copias de seguridad o restaurar contactos .

Importar contactos

Permite añadir contactos desde otros servicios o archivos directamente a tu cuenta de Gmail, facilitando la migración y consolidación de tus listas de contactos. Aprende cómo hacerlo siguiendo este manual Gestión del almacenamiento | Importar contactos

Otros contactos

Muestra los contactos con los que has interactuado y guárdalos de manera sencilla.

1. Abrimos los Contactos de Google.

2. En la parte izquierda, clic en Otros contactos.

3. Para seleccionar contactos, coloca el cursor sobre sus nombres y marca las casillas que aparecen.

4. En la parte superior, haz clic en Guardar contacto (Véase el icono en la siguiente imagen)

Recuperar contactos eliminados

Si no han transcurrido los 30 días tras la eliminación de los contactos, se podrán recuperar de la siguiente manera.

1. Abrimos los Contactos de google.

2. Accede a la Papelera.

3. Seleccionamos un contacto o varios.

4. Clic en Recuperar, parte superior derecha.

Sites

Google Sites es una aplicación que te permite crear y gestionar un sitio web de manera sencilla.

Crear

1. Abre Gmail.

2. Clic en el icono de Aplicaciones de Google en la parte superior derecha          .

3. Clic en Sites.

4. Se puede crear un Site a partir de una plantilla o crear uno desde cero.

5. Dentro del Site, dispone de las siguientes opciones:

Configurar Sites

1. Accedemos al Site deseado.

2. En el icono del engranaje (Configuración) dispondremos de los diferentes ajustes.