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Google Drive es un servicio de alojamiento de archivos en la nube, accesible cuando queramos, desde múltiples dispositivos y lugares [en los que dispongamos de acceso a Internet]. Drive incluye sus propios formatos y editores.

Puedes guardar cualquier tipo de documento: textos, hojas de cálculo, presentaciones… y compartirlos.

¿Cómo acceder al Drive?

Puedes utilizar dos formas:

1. RECOMENDADA: Una vez has accedido a tu cuenta UJI, dirígete a la parte superior derecha de la ventana y pulsa sobre el círculo de cuadritos . En el desplegable, pulsa en el icono de Drive (ver imagen más abajo).

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Accede a drive

2. ALTERNATIVA: Una vez has accedido a tu cuenta UJI, abre tu buscador preferido, escribe drive.google.com en el buscador y pulsa enter.

Drive está disponible para ordenadores de sobremesa, portátiles y dispositivos como tabletas, terminales móviles con Windows, Android e iOS y permiten editar documentos y hojas de cálculo en la nube.

¿Por qué usar Drive?

Funcionalidades destacadas de Google Drive

• Puedes subir archivos con multitud de formatos.

• Se pueden crear archivos

• Permisos. Google Drive permite decidir quién puede ver, comentar o editar cada archivo.

• Edición simultanea de ficheros. Google Drive permite que múltiples personas trabajen en el mismo archivo simultáneamente.

• Historial de versiones de archivos: Google Drive ofrece un historial de versiones para archivos creados. Este historial de versiones permite a los usuarios:

  • Visualizar cambios: Puedes ver todas las modificaciones que se han hecho en un documento a lo largo del tiempo.

  • Restaurar versiones anteriores: Si necesitas volver a una versión anterior del documento, puedes hacerlo fácilmente.

  • Colaboración transparente: Al trabajar en equipo, puedes ver quién realizó qué cambios y cuándo, lo que facilita la colaboración y el seguimiento de contribuciones individuales.

• Subida de archivos de Microsoft office. Google Drive permite subir archivos de Microsoft Office (excel, word, powerpoint). Cuando subes archivos algunos elementos como estilos de letra, imágenes, diseños complicados, funciones automáticas y ciertas fórmulas pueden no funcionar de la misma manera.

• Arrastrar y soltar archivos desde el escritorio hasta Google Drive. Se facilita la subida de archivos arrastrándolos y soltándolos desde tu escritorio directamente en la interfaz web de Google Drive.

• Anidar carpetas. Cada carpeta de una unidad compartida puede tener hasta 20 niveles de carpetas anidadas.

• Límites relativos al uso compartido de archivos. Un archivo de una unidad compartida se puede compartir directamente con un máximo de 100 usuarios.

• Superar cuota de almacenamiento. Al superar la cuota de almacenamiento se limitan a las funcionalidades de Google Drive.

• Limitaciones de los tamaños de archivo en Google Drive. Google Drive impone ciertos límites al tamaño de los archivos que se pueden almacenar y gestionar.

¿Cómo funciona?

Una vez has accedido al Drive puedes visualizar todos los archivos que has subido, los que han sido compartidos contigo, subir y crear archivos.

En la columna de la izquierda hay diferentes opciones para ver los archivos. Desde los archivos que han compartido contigo hasta los más recientes o los que hayas destacado tú. En ese mismo lado, en la parte superior encontrarás un botón “+ Nuevo” que te permitirá abrir todas las funcionalidades del Drive.

Subir y crear archivos

1. Accede a Drive.

2. En la parte superior izquierda, clic en Nuevo.

3. Puedes subir y crear diferentes elementos.

Permisos al compartir archivos

• Editor. Permite a los colaboradores agregar, editar, eliminar contenido y compartir el documento con otros usuarios.

• Comentar. Permite agregar comentarios y sugerencias sin modificar el contenido del documento.

• Lector. Permite solo la visualización del documento sin realizar cambios ni agregar comentarios.

Caducidad

Se puede compartir un archivo por un tiempo determinado, añadiendo caducidad. Al añadir caducidad a un archivo NO se puede dar permisos de editor al usuario.

1. Cuando vas a compartir un archivo pulsa sobre el desplegable de los permisos de editor, lector, comentador y accede a la última opción Añadir caducidad.

2. Pulsa sobre editar caducidad para cambiar la fecha. Al añadir caducidad los permisos del usuario se ven reducidos a Lector / Comentador

3. Elige la fecha con día y hora en la que se quitaran los permisos de lector / comentador al usuario compartido sobre el archivo y envía la petición para compartir.

Cómo compartir archivos

Selecciona el archivo a compartir con el botón derecho del ratón. En el menú desplegable pulsa “Compartir”, introduce la dirección de correo de la persona con la que quieres compartir y pulsa “Listo” para finalizar.

También existe la posibilidad de compartir con otros colaboradores mediante un enlace que se generará en el mismo momento en que lo pidas.

Mediante correo electrónico:

1. Haz clic derecho sobre la carpeta / documento a compartir y selecciona Compartir → Compartir.

2. Selecciona un contacto del listado o introduce el nombre del usuario deseado.

3. Una vez seleccionado el usuario, concede los permisos de lector, editor o comentador y pulsa sobre Enviar.

Mediante correo electrónico a los miembros de un grupo / lista.

Comparte un archivo / documento a todos los miembros de un grupo o lista.

1. Haz clic derecho sobre la carpeta / documento a compartir y selecciona Compartir → Compartir.

2. Introduce el nombre del grupo / lista.

3. Una vez seleccionado el grupo, concede los permisos de lector, editor o comentador y pulsa sobre Enviar.

Mediante enlace:

1. Haz clic derecho sobre la carpeta / documento a compartir y selecciona Compartir → Compartir.

2. Pulsa sobre el botón Copiar el enlace y envíaselo a la persona que quieres concederle acceso mediante pegar.

3. Una vez la persona abra el enlace, te llegará un mensaje al correo para aceptar la compartición. Elige que permisos darle antes de compartir, como editor, lector o comentador y pulsa sobre compartir.

Cómo descargar archivos

Pulsa sobre un archivo o documento con el botón derecho del ratón y selecciona “Descargar”.

¿Quien es el propietario del archivo?

Tener la propiedad de un archivo en Google Drive significa que tú, como propietario, tienes control total sobre él. Puedes decidir quién puede ver, editar o comentar el archivo. También puedes eliminarlo, transferir la propiedad o quitar acceso a otra persona si lo deseas y compartir el archivo. Algo muy a tener en cuenta es que el propietario del archivo es el usuario al que le ocupa almacenaje el archivo.

Almacenamiento Drive

En almacenamiento te muestra cuánto espacio estás usando y te ofrece opciones para gestionarlo. Puedes ver cuánto espacio has usado en total y qué tipos de archivos ocupan más espacio.

Para acceder, selecciona la última opción del recuadro de la izquierda llamada "Almacenamiento".

En la parte superior podemos ver la gráfica del espacio utilizado, está dividido por espacio de Drive, Gmail y Fotos.

Qué elementos consumen cuota de almacenamiento

• Mensajes de Gmail.

• Archivos adjuntos en mensajes de Gmail.

• Fotos almacenadas en Google Fotos

• Archivos guardados en Google Drive.

• Grabaciones de videollamadas de Meet.

Qué sucede cuando superas tu cuota

Cuando superas tu cuota, significa que estás utilizando más espacio de almacenamiento del que tienes disponible. Al superar la cuota:

No puedes

• Subir archivos a Google Drive.

• Crear archivos en Google Drive.

• Editar ficheros.

• Ficheros compartidos. Ni tú ni nadie podréis editar los ficheros compartidos.

• Grabar videollamadas de Google Meet.

• Subir Fotos.

Puedes

• Iniciar sesión con tu cuenta UJI.

• Enviar mensajes desde Gmail.

• Recibir mensajes en Gmail.

• Utilizar calendar.

• Ingresar en videollamadas.

• Descargar ficheros.

• Eliminar Ficheros.

Haz clic aquí para acceder al manual sobre cómo liberar espacio en Drive.

También te puede interesar

• Configuración general

• Notificaciones

• Transferir propiedad

• Quitar acceso carpetas

• Eliminar ficheros

• Filtros de búsqueda

• Crear y usar plantillas

• Permisos de acceso.

• Historial de versiones

Enlaces a manuales de soporte de Google:

• Como empezar a utilizar Google Drive

• Trabajar con documentos sin conexión

• Compartir ficheros con otros usuarios

• Crear, editar y formatear ficheros en Drive

• Trabajar con ficheros de Office