Crear libro de trabajo

Owned by Jose Ramón Ferrer
Oct 07, 2024
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1. ¿Qué es un libro de trabajo?

Un libro de trabajo es una colección de visualizaciones, análisis y datos organizados en una interfaz interactiva que permite a los usuarios explorar y analizar información de manera eficiente.

Normalmente, un libro de trabajo estará compuesto por un juego de datos o varios y sus correspondentes filtros para mostrar la información final.

 

2. Guía para crear un libro de trabajo

Antes de crear un juego de datos, hay que pensar bien que queremos añadir dentro de él y si tiene sentido que vaya ahí o en otro juego de datos. La idea principal es que un juego de datos agrupe un conjunto de tablas relacionadas entre sí y que pueden valerse por sí mismas para mostrar información. Es importante que no abusemos al meter tablas dentro de un juego de datos y que nos aprovechemos. La arquitectura debe basarse en que si unas tablas son necesarias en muchos juegos de datos, quizá lo mejor es abstraerlas y crear un juego de datos individual para esas ellas.

Un ejemplo muy básico es el de la tabla de Personas (GRI_PER.per_personas). Podríamos añadir esta tabla en multitud de juegos de datos ya que la columna Per_id aparece en muchas tablas y así sacaríamos información sobre la persona. En cambio, lo más óptimo es crear un juego de datos que contenga esta tabla y otras relacionadas con la persona como puede ser la tabla de nacimientos.

 

Cuando vayas a crear un juego de datos, sigue estos pasos:

  1. De la misma manera que es conveniente revisar los juegos de datos existentes antes de crear uno nuevo, haremos lo mismo con los libros de trabajo. Disponemos de un buscador donde por palabras clave podemos encontrar algún libro que ya extraiga los datos que estamos buscando. En caso de no encontrarlo o querer crear un libro de trabajo nuevo, lo puedes hacer desde el botón de ‘Crear’ o directamente haciendo clic sobre un juego de datos.

  2. Si pasamos a crear el libro de trabajo, también debemos elegir un nombre representativo compuesto por los siguientes términos:

    1. LIB (mayúsculas). Para los libros que son migraciones manuales exactas de consultas antiguas de Discoverer, opcionalmente podéis añadir la letra 'D' después de LIB → LIBD.

    2. Nombre del esquema (mayúsculas): entre 3-5 letras (GRH, GRE, EST, PER, …). Si ves que utiliza muchos campos de varios esquemas, puedes elegir el predominante y poner ambos separados por un guión ('-'). Por ejemplo (GRH-PER, GRH-EXP, …).

    3. Nombre que resume la información que muestra el libro de trabajo (primera en mayúscula). Utiliza un nombre intuitivo y descriptivo para que otros usuarios puedan encontrarlo si están buscando esos datos.

 

Algunos ejemplos pueden ser LIB GRH Plazas Actuales, LIB PER Personas Actuales PTGAS o LIB EST Estructuras UJI. Para un libro migrado manualmente desde Discoverer, LIBD POD Control Estudiantes.

  1. Una vez dentro del editor de creación de libros de trabajo, si no tienes seleccionado el primer botón de arriba a la izquierda ('Datos'), hazlo y luego haz clic sobre el botón '+'. Aquí seleccionarás todos los juegos de datos que quieres incluir en el libro de trabajo.

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  1. Una vez hayas seleccionado todos los juegos de datos, tienes que entrar en la pestaña de ‘Datos’ (en la parte central del navegador de arriba) y especificar las uniones entre estos juegos de datos:

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  1. Luego, en ‘Visualizar’, irás añadiendo todos los campos que necesites. Una vez hayas añadido campos de al menos dos juegos de datos, se te desbloqueará este nuevo icono:

 

Aquí es donde puedes especificar los tipos de uniones entre los juegos de datos, ya que en la pantalla inicial donde hemos unido los juegos de datos (punto anterior), no es posible especificar el tipo de unión. Hay dos opciones ('Todas las filas' y ‘Filas coincidentes’) y al menos uno de los juegos de datos tiene que estar en ‘Todas las filas’.

Básicamente, haz un mapa mental de como fluye la información y sabrás que tipo tienes que marcar para obtener la información como deseas. Si no es posible o no estás obteniendo la información que necesitas, quizá haya que modificar algún juego de datos para que incluya más información o crear uno nuevo que haga las uniones ahí y no en el propio libro de trabajo.

Un caso práctico: sabiendo que en JDD POD Vsp 12 tengo todas las asignaturas de la universidad, en JDD POP Asignaturas tengo todas las asignaturas de los másters y en JDD POP Másters tengo todos los másters, ¿que uniones debo especificar para obtener un listado de las asignaturas de máster con el nombre del máster al lado? (no es el mejor ejemplo, pero para que veas una ilustración de como se puede conseguir)

Solución: busco esto JDD POD Vsp 12 (RIGHT JOIN) → JDD POP Asignaturas (LEFT JOIN) → JDD POP Másters. Lo puedo conseguir así:

 

  1. Cuando estés añadiendo campos de los juegos de datos, puede que te ocurra que veas duplicados. En la mayoría de los casos vas a tener que ‘pasar’ por todos los juegos de datos para que se completen correctamente las uniones entre ellos. En este caso, si no introducimos el juego de datos JDD POP Asignaturas, que es el que está en el medio de la unión entre los otros dos, obtendremos datos erróneos independientemente de las combinaciones de tipo de unión que establezcamos.

  2. Por último, añade los cálculos, parámetros y visualizaciones que creas convenientes para enriquecer los resultados. Si quieres comparar dos resultados, te puede ser muy útil crear dos lienzos y luego añadir ambos en el último paso ‘Presentar'.