Què és SPI - Tramitació de convocatòries de beques i ajudes?

Tramitació de convocatòries de beques i ajudes és un formulari de peticions SPI que permet recollir tota la informació necessària per a la tramitació d'una convocatòria d'ajudes, subvencions o beques de l'UJI. Aquesta eina informàtica cobreix tot el procés des de la sol·licitud de la convocatòria fins que s'envia a signar a l'òrgan responsable, passant per l'aprovació del cap del servei o unitat, la comprovació del crèdit pressupostari per part del Servei d'Informació Comptable i l'emissió de l'informe de fiscalització del Servei de Control Intern. Quan s'inicia la petició de convocatòria i s'adjunta la documentació es genera automàticament un codi de registre per a poder presentar-hi sol·licituds. A més, l'eina preveu la possibilitat d'enviar la convocatòria al Servei de Llengües i Terminologia (SLT) perquè la revise. Un cop es tanca aquest formulari de petició SPI s'inicia automàticament el de Tramitació i signatura de resolucions per gestionar la seua signatura i publicació en un mitjà oficial. Per a més informació consulteu el manual SPI Tramitació i signatura de resolucions. 

Cal subratllar que, en les convocatòries que van a càrrec del capítol 4 i 7, un cop es tanca el procediment, cal remetre la informació i l'extracte a la Base de Dades Nacional de Subvencions (BDNS) a través dels serveis web de la Generalitat Valenciana WREDAS i, així, tramitar alhora la seua publicació al Diari Oficial de la Generalitat Valenciana (DOGV). 

Accés a l'aplicació

Tramitació de convocatòries de beques i ajudes es troba dins de la plataforma SPI. Per accedir-hi heu d'anar a l'IGLU > Eines de gestió > Formularis peticions (SPI). Hi podeu entrar directament a través del següent enllaç https://e-ujier.uji.es/pls/www/gri_ass.spi020001  

Qui pot utilitzar SPI - Tramitació de convocatòries de beques i ajudes?

Aquesta aplicació pot utilitzar-la qualsevol membre de la comunitat universitària (PAS o PDI) que haja de tramitar una convocatòria de beques i ajudes de l'UJI. Cal subratllar, a més, que els caps de servei o directors de departament són els encarregats d'aprovar o denegar la convocatòria perquè, després, el Servei d'Informació Comptable comprove el crèdit pressupostari, el Servei de Control Intern emeta l'informe de fiscalització i, finalment, el sol·licitant envie la convocatòria a signar a l'òrgan responsable. Heu de tenir en compte, però, que segons el vostre perfil podreu realitzar unes accions determinades dins de l'aplicació: 

• Personal d'Administració i Serveis (PAS) i Personal Docent i Investigador (PDI): aquests usuaris poden iniciar una sol·licitud per a tramitar una convocatòria de beques i ajudes. S'encarreguen, a més, d'adjuntar la documentació, fer correccions i, finalment, de revisar-la i enviar-la a signar a l'òrgan responsable. Vegeu Com s'inicia una sol·licitud de convocatòria? i Com es revisa i s'envia a signar la convocatòria? per a obtenir més informació. 

• Caps de servei o direccions de departament: com la resta d'usuaris, també, poden iniciar una sol·licitud de convocatòries. Però, a més, específicament, són els encarregats d'aprovar les convocatòries abans de passar per la comprovació de crèdit pressupostari i d'emetre l'informe de fiscalització. Si desitgeu més informació, consulteu Com s'aprova la convocatòria?

• SLT: s'encarrega de revisar la convocatòria i de fer correccions i traduccions. Vegeu Com es revisa lingüísticament la convocatòria? per a tenir més informació. 

• Servei d'Informació Comptable: s'ocupa de comprovar el crèdit pressupostari de la convocatòria. Pot derivar-lo a control intern o al sol·licitant de la convocatòria en cas de detectar errors en l'estructura pressupostària. Podeu obtenir més informació en Com es comprova el crèdit pressupostari de la convocatòria?

• Servei de Control Intern: s'encarrega de revisar i emetre l'informe de fiscalització. Consulteu Com s'emet l'informe de fiscalització de la convocatòria? per a completar la informació. 

• Rectorat, Vicerectorats i Secretaria General: són els òrgans responsables de signar i autoritzar la convocatòria un cop es tanca el procediment en l'aplicació Tramitació de convocatòries de beques i ajudes. Per a més informació vegeu Com es revisa i s'envia a signar la convocatòria? També podeu trobar més informació en el manual SPI Tramitació i signatura de resolucions.

La pàgina d'inici de SPI - Tramitació de convocatòries de beques i ajudes

Quan accediu a l'aplicació, la pàgina d'inici de SPI es presenta d'una manera o una altra segons el perfil d'usuari que tingueu. Per a conèixer el funcionament general de la plataforma de peticions SPI consulteu el manual de SPI.

Procediment

L'esquema de la imatge de sota resumeix el procediment que se segueix per iniciar i tramitar una sol·licitud de resolució, a través d'aquesta aplicació.

Com s'inicia una sol·licitud de convocatòria?

Per començar una nova petició, heu d'entrar al Formulari de peticions (SPI) des de l'IGLU i polsar sobre Nova sol·licitud, com podeu observar en la imatge de sota.

Seguidament, en la categoria Tràmits Administratius i, dins del servei de Secretaria General, heu de fer clic en Sol·licitud de convocatòria de beques i ajudes. 

A continuació, en la pàgina que s'obri heu d'introduir les dades bàsiques de la convocatòria. Com podeu veure en la imatge de sota, us identifica a vosaltres com a Sol·licitant i, automàticament, fica la Data de la sol·licitud i la Vinculació, tot i que la podeu canviar en cas que en tingueu més d'una. Fixeu-vos que els camps obligatoris estan marcats amb un asterisc (*). Per a obtenir més informació sobre Què és un camp obligatori?, consulteu el document Elements comuns de les aplicacions.   

• Unitat tramitadora: per defecte es mostrarà la unitat a la qual pertanyeu però podeu seleccionar la que considereu del desplegable i que tramita la sol·licitud de la convocatòria.  

• Òrgan signant: cal que trieu del desplegable l'òrgan responsable de signar i autoritzar la convocatòria. Podeu seleccionar el Rectorat, la Secretaria General o els Vicerectorats. 

• Títol convocatòria: és un camp de text lliure perquè escrigueu el títol que voleu que tinga la convocatòria tant en català (CA) com en castellà (ES). 

• Tipus: heu d'escollir una categoria. Heu de tenir en compte que servirà, després, per a la publicació de la convocatòria al TAO, a través del SPI de Tramitació i signatura de resolucions. Podeu obtenir més informació en el manual del Tauler d'Anuncis Oficials.

• Exercici convocatòria: per defecte apareix l'any en curs. 

• Procediment: podeu seleccionar-ne un del Catàleg de procediments. En la llista es mostraran, en primer ordre, els procediments propis del vostre servei o departament. Podeu obtenir més informació en el manual Catàleg de procediments. 

• Extracte de la convocatòria CA i ES: espai per a què escrigueu un resum de la convocatòria, tant en català (CA) com en castellà (ES). 

• Data Justificació: és un camp opcional per a ficar la data en què finalitza el termini de presentació de justificacions de la convocatòria.

• Moment de Justificació: heu d'especificar si es justifica abans o després de l'únic o últim pagament. Determina si la justificació de tots els pagaments regulats per la convocatòria ha de ser anterior o posterior al seu pagament. 

• Mitjà Publicació: el sistema marca, per defecte, que es publique en el DOGV (Diari Oficial de la Generalitat Valenciana). Convé subratllar que és obligatori publicar al DOGV les convocatòries amb imputació pressupostària del capítol 4 i 7. Per a més informació vegeu Com s'envia la convocatòria a publicar al DOGV? Heu de tenir present que, automàticament, també es publicarà el títol del conveni en el TAO UJI (Tauler d'Anuncis Oficials). També podeu indicar que es difonga en el BOP (Butlletí Oficial Provincial de Castelló) o el BOE (Butlletí Oficial de l'Estat). 

• Tipus Normatives: origen de la norma en què es basa la convocatòria. Cal que trieu entre Normatives de la Comunitat Valenciana, Normativa Comunitària, Convenis i Protocols o Normativa Nacional. 

• Tipus Beneficiaris: seleccioneu entre Persones físiques que no desenvolupen activitat econòmica, Gran empresa, Persones jurídiques que no desenvolupen activitat econòmica i PYME i persones físiques que desenvolupen activitat econòmica. 

• Activitats Econòmiques: determineu el sector de l'economia present en la convocatòria. 

• Nº d'Estructures pressupostàries: cal que apunteu el nombre d'estructures pressupostàries que assumeixen el cost de la convocatòria. En podeu establir fins a 4 i les podeu definir en la pantalla següent, com s'explicarà a continuació. 

• Els documents de la convocatòria han de passar pel servei de llengües? Es recomana que abans d'iniciar la petició de convocatòria, envieu a revisar la documentació i l'extracte al SLT a través del SPI de Sol·licitud d'assessorament lingüístic. Si no ho heu fet prèviament, podeu marcar ací que passe pel SLT. Per a més informació vegeu Com es revisa lingüísticament la convocatòria? 

Quan tingueu les dades emplenades, podeu fer clic en la icona de següent, situada en la part de sota de la pantalla i enquadrada en roig en la imatge següent. Podeu tornar a la pantalla anterior polsant la icona de la fletxa de l'esquerra.

En la següent pantalla podeu definir la informació econòmica de la convocatòria, en funció del nombre d'estructures pressupostàries que hàgeu indicat en la pantalla anterior. Com podeu veure en la imatge de sota, en l'Exercici pressupostari es mostra, per defecte, l'any en curs. Podeu emplenar els següents camps de cadascuna de les estructures: 

• Ctr/SubCtr: centre i subcentre.

• Prj/Subprj: projecte i subprojecte.

• Prg: programa.

• Lfi: línia de finançament.

• Apl: aplicació. Tingueu en compte que les aplicacions corresponents als capítols 4 i 7 s'han de publicar al DOGV i justificar a través de la plataforma WREDAS. Per a més informació consulteu Com s'envia la convocatòria a publicar al DOGV?

• Import: import a càrrec de l'estructura pressupostària. Per als decimals cal que utilitzeu, com a separador, el punt (.) i no la coma (,). 

• Tramitació Anticipada? Heu de marcar aquesta casella quan vulgueu tramitar una convocatòria que anirà a càrrec de l'exercici següent. És el cas, per exemple, d'una convocatòria que es tramita a finals de 2019 però que s'ha de comptabilitzar el 2020. 

Un cop hàgeu emplenat totes dades, podeu polsar la icona de següent. 

Tot seguit, heu d'introduir l'Extracte de la convocatòria, tant en català (CA) com en castellà (ES) i prémer la icona de següent. 

En la imatge següent podeu consultar com queda l'extracte de la convocatòria. La part marcada en roig és la que vosaltres personalitzeu. Heu de tenir en compte que, quan se signe la convocatòria, automàticament s'afegirà el peu de pàgina amb la data de signatura i l'òrgan signant. 

Posteriorment, en la següent pantalla veureu un resum de la convocatòria amb les dades que hàgeu especificat. Finalment, heu de prémer el botó Enviar (marcat en roig en la imatge de sota) per donar curs a la sol·licitud. 

A continuació, veureu que es mostra un número de tràmit SPI. Heu de tenir en compte que, en aquest mateix moment, es genera automàticament un codi de registre perquè la convocatòria puga rebre sol·licituds. Paral·lelament, rebreu com a sol·licitant (unitat tramitadora), un correu electrònic per informar-vos que teniu una sol·licitud en curs. 

Alhora en rebreu un altre advertint-vos que teniu una petició pendent de signar, perquè adjunteu la documentació de la convocatòria. 

Podeu accedir a la proposta de resolució directament des de l'enllaç del correu electrònic o des de la pàgina d'inici de l'aplicació Formularis peticions (SPI). Com podeu observar en la imatge de sota, cal que polseu Signar sol·licituds. 

Un cop dins, heu de fer clic sobre el número de sol·licitud i, a continuació, veureu el detall de la convocatòria. En aquesta pantalla heu de fer clic sobre Adjuntar documentació, emmarcat en roig en la imatge de sota.

Ací heu d'adjuntar obligatòriament almenys un document en castellà i un altre en català a través del botó Seleccionar arxiu i, finalment, polsar el botó Enviar, marcat en roig en la imatge de sota. Fixeu-vos que us informa que la fase següent és la de Distribució del flux de la convocatòria que es fa de forma automàtica. 

A continuació, poden passar dues coses i el sistema automàticament envia la convocatòria a: 

• El SLT: quan s'ha especificat en l'inici de la sol·licitud que la documentació ha de passar pel SLT perquè la revise.  Podeu ampliar la informació en Com es revisa lingüísticament la convocatòria? 

• Al responsable del servei, unitat o departament: passa directament al cap perquè aprove o rebutge la convocatòria. Per a més informació vegeu Com s'aprova la convocatòria?

Com es revisa lingüísticament la convocatòria?

Un cop adjuntada la documentació, la convocatòria es deriva al SLT perquè la revise quan el sol·licitant ho especifica en l'inici de la petició. Aleshores, el SLT rep un correu electrònic que l'informa que té una petició pendent de signar. El sistema enviarà diàriament un correu fins que la revise. Des del SLT hi podeu accedir directament des de l'enllaç del correu o des de la pàgina d'inici de l'aplicació Formularis peticions (SPI), polsant sobre Signar sol·licituds i polsant sobre la resolució pendent.

A continuació, com podeu veure en la imatge de sota, es mostrarà un resum de les dades de la convocatòria. Des d'aquesta pantalla, podeu polsar Aprovar per examinar-la i remetre-la, posteriorment, al responsable del servei o unitat perquè l'aprove o la rebutge. 

Quan premeu Aprovar, en la pantalla següent, podeu revisar el text de la convocatòria, fer traduccions i/o adjuntar documents corregits. Com podeu observar en la imatge de sota, qualsevol canvi que apliqueu en l'Extracte l'heu de desar polsant Guardar dades. També disposeu d'un camp opcional d'Observacions per agregar comentaris. Finalment, heu de polsar el botó d'Enviar, marcat en roig en la imatge de sota, per derivar la convocatòria al responsable del servei perquè l'aprove, tal com s'explica en detall en el punt següent del manual. 

Com s'aprova la convocatòria?

Els caps de servei o unitat i les direccions de departament són els encarregats d'aprovar una convocatòria de beques i ajudes, perquè posteriorment es comprove el crèdit pressupostari i s'emeta l'informe de fiscalització i, finalment, es revise i s'envie a signar. Si sou el responsable, rebreu un correu electrònic quan tingueu una convocatòria pendent d'aprovar. Fins que no l'aproveu, el sistema us enviarà diàriament un email informatiu. Podeu accedir a la petició de convocatòria directament des de l'enllaç del correu o des de la pàgina d'inici de l'aplicació Formularis peticions (SPI), polsant sobre Signar sol·licituds i polsant sobre la sol·licitud pendent. Com podeu observar en la imatge de sota, en aquesta pantalla es mostren les dades de la convocatòria i les fases de tramitació per les quals ha passat. Podeu consultar, a més, els documents que s'han adjuntat i el codi de registre. Si considereu que la tramitació de la convocatòria resulta procedent la podeu Aprovar. En cas contrari, heu de polsar Denegar. 

En cas que polseu Aprovar, en la pantalla següent podeu adjuntar fitxers i anotar comentaris en el camp Observacions. Heu de polsar el botó Enviar, marcat en roig en la imatge de sota, per derivar-la al Servei d'Informació Comptable per tal que comprove el crèdit pressupostari, com s'explicarà en el punt següent del manual. 

Com es comprova el crèdit pressupostari de la convocatòria?

El Servei d'Informació Comptable és el responsable de comprovar el crèdit pressupostari, un cop ha aprovat la convocatòria el cap del servei. Des del Servei d'Informació Comptable rebreu un correu electrònic. Fins que no entreu i l'aproveu, el sistema us enviarà diàriament un email informatiu. Podeu accedir a la petició de convocatòria directament des de l'enllaç del correu o des de la pàgina d'inici de l'aplicació Formularis peticions (SPI), polsant sobre Signar sol·licituds i polsant sobre la petició pendent. Com podeu observar en la imatge de sota, en aquesta pantalla es mostren les dades de la convocatòria i les fases de tramitació per les quals ha passat. Podeu consultar, a més, els documents que s'han adjuntat i el codi de registre. Per a incloure l'informe de retenció de crèdit cal que polseu Aprovar.