Què és Catàleg de Procediments?

És una aplicació informàtica que permet consultar l'inventari de procediments administratius electrònics que gestiona la Universitat Jaume I (UJI) de Castelló. Exposa i recopila la informació bàsica i relativa a cadascun dels processos per tal que qualsevol persona ho puga consultar, de forma fàcil i accessible. 

El catàleg promou la tramitació electrònica com a actuació habitual dins de l'administració de l'UJI, tant en la gestió interna, com en la relació amb els ciutadans o d'altres entitats públiques. I alhora, cobreix el dret dels ciutadans de conèixer, per exemple, les característiques d'un procediment, la documentació que es demana, la normativa que el regula o els terminis per fer una sol·licitud.  

Són els diversos serveis i unitats de l'UJI els responsables de donar d'alta o baixa els procediments, amb l'aprovació de Secretaria General, a través de Formularis de Peticions (SPI) perquè siguen publicats en el catàleg i els puga consultar qualsevol persona interessada. Igualment s'encarreguen de fer qualsevol modificació o ajustament de les dades d'un procediment ja publicat, a través de l'aplicació Portal (UPO) que gestiona i publica els continguts de la pàgina web institucional de l'UJI.

Accés a l'aplicació

Al Catàleg de Procediments podeu accedir a través del següent enllaç http://www.uji.es/seu/cataleg

També ho podeu fer a través de la pàgina d'inici de l'UJI www.uji.es des de la Seu Electrònica.

Qui pot utilitzar Catàleg de Procediments?

L'aplicació pot ser útil per a qualsevol persona que necessite consultar informació sobre els procediments de l'administració electrònica de l'UJI i també per als serveis o unitats de la universitat que els gestionen i en són els responsables. Segons el perfil d'usuari podreu fer unes tasques o d'altres:

• Qualsevol persona: siga o no siga membre de la comunitat universitària, pot consultar la informació referent als procediments administratius de l'UJI. Cal subratllar, però, que per a consultar la documentació d'alguns procediments i per fer els tràmits és necessari identificar-se amb el nom d'usuari i clau d'accés. Per a obtenir més informació vegeu #consulta 

• Serveis i unitats de l'UJI: són els responsables de sol·licitar les altes i baixes dels procediments, vinculats al seu servei, a través d'un formulari de petició (SPI). L'aprovació d'aquestes peticions va a càrrec, primer, del cap de cada servei o departament i, finalment, de Secretaria General. Fins que no rep el vistiplau definitiu el procediment, no es mostre o no desapareix del catàleg. Per a més informació consulteu Com es dona d'alta un procediment? i Com es dona de baixa un procediment? Els serveis o unitats també són els encarregats de fer canvis o ajustaments sobre els procediments a través de l'aplicació Portal (UPO). Vegeu Com es modifiquen les dades d'un procediment publicat en el catàleg? per a obtenir més informació. 

La pàgina d'inici de Catàleg de Procediments

Quan accediu al Catàleg de Procediments la pantalla que apareix és com la següent:

Open

Pantalla d’inici del Catàleg de procediments

Com podeu observar en la imatge de dalt, la pàgina d'inici mostra un cercador de procediments, en què els podeu buscar per: 

• Text: permet cercar procediments que continguen la paraula o paraules que fiqueu en el camp. 

• PDI, PAS, Estudiants o Altres: podeu seleccionar un dels col·lectius i veure exclusivament els procediments que li afecten. 

• Matèria: podeu triar una de les àrees temàtiques de què tracten els procediments. 

• Servei o Unitat: podeu escollir un dels serveis o unitats de l'UJI responsable dels procediments. Es mostraran únicament els que depenguen d'aquest servei.  

Un cop acoteu la vostra selecció, heu de polsar el botó Cerca per veure el resultat amb el llistat de procediments que coincideix amb la vostra tria. Si no escolliu cap valor, es visualitzaran tots els procediments quan feu clic en el botó Cerca. Per consultar totes les dades i característiques d'un procediment només cal que hi feu clic a sobre. Per a obtenir més informació vegeu Com es consulta la informació d'un procediment?

Open

Resultat d’una cerca en el catàleg de procediments

Com es consulta la informació d'un procediment?

Com s'ha explicat en el punt anterior del manual, podeu accedir a la informació d'un procediment des del cercador de la pàgina d'inici de l'aplicació. Per consultar-la només cal que polseu a sobre del que us interessa. Aleshores es mostren, automàticament, les característiques bàsiques referents al procediment:

• Enunciat o títol del procediment.

• Introducció al procediment: pot incloure enllaços on podeu trobar més informació al respecte.

• Col·lectiu al qual afecta: indica si implica el PDI, el PAS, els estudiants o algun altre col·lectiu vinculat a la universitat. 

• Descripció del procediment: resum sobre la informació i indicacions bàsiques del tràmit. 

• Documentació que es demana: espai on s'informa al ciutadà de la documentació que és necessària per fer el tràmit. En ocasions, s'inclou l'adreça URL on es pot trobar el detall d'aquesta informació. 

• Matèria: s'apunta l'àrea o àrees temàtiques amb què està relacionat el procediment. 

• Normativa que regula el procediment: recopila les normes o lleis que regeixen el procediment. Solen incorporar enllaços directes a la informació completa de la normativa.

• Servei o unitat responsable: mostra el nom del servei de l'UJI encarregat de gestionar-lo. 

• Convocatòries: en la part final de la pantalla es mostra si hi ha o no convocatòries actives. Hi ha tres possibilitats:

  1. Convocatòries en vigor: en cas que n'hi haja d'actives s'indica l'anunci i el termini amb les dates d'inici i finalització i apareixen dos botons amb accessos directes a:

     • TAO: enllaça amb el Tauler d'Anuncis Oficials (TAO) on s'ha comunicat i s'ha donat publicitat al procediment. Per tal d'obtenir més informació sobre el funcionament del TAO vegeu el manual Tauler d'Anuncis Oficials. 

     • Tramitar: aquest botó permet accedir directament a l'URL amb el formulari específic per fer el tràmit del procediment o al Registre Electrònic, en cas que no en tinga un de propi. El registre permet presentar de forma telemàtica qualsevol sol·licitud que no tinga un tràmit establert. Podeu consultar més informació en el manual Registre Electrònic. 

  2. Convocatòria permanentment oberta: en aquest cas, sempre està habilitat el botó Tramitar. Com s'ha explicat, enllaça al formulari específic fer per el tràmit o al Registre Electrònic de l'UJI.

  3. Cap convocatòria en vigor: s'indica així en cas que ja s'haja tancat. A més, no apareix el botó Tramitar. 

Com es dona d'alta un procediment?

Com s'ha esmentat en Qui pot utilitzar Catàleg de procediments? els serveis i unitats de l'UJI són els responsables de donar d'alta un procediment perquè siga publicat al catàleg i puga ser consultat per la ciutadania. Per donar-ne d'alta un cal que seguiu les següents indicacions:

1. Primer, heu d'anar a la plataforma d'informació i gestió en línia IGLU i, seguidament, a Formularis peticions (SPI) del menú lateral Eines de gestió, com podeu veure marcat en roig en la següent imatge. Podeu obtenir més informació sobre el funcionament dels Formularis de peticions en el manual d'SPI. 

2. A continuació, en Les meves sol·licituds heu de fer clic sobre Nova sol·licitud, com s'indica en la imatge de sota. 
   
   

3. Aleshores es mostra un llistat de formularis de sol·licituds de Procediments disponibles. En la part final de la pantalla, heu de seleccionar Tràmits Administratius > Secretaria General > Alta de procediments en el catàleg.  
   
   

4. Seguidament, s'obri el formulari d'Alta de procediments en el catàleg on heu d'omplir tots els camps obligatoris (marcats amb un asterisc). Si voleu obtenir més informació sobre Què és un camp obligatori? vegeu el document Elements comuns de les aplicacions. Convé subratllar que les dades d'aquest formulari coincideixen amb els esquemes de metadades de l'aplicació de Portal (UPO) que permet publicar continguts en el web institucional de l'UJI. Per a més informació sobre el seu funcionament vegeu el manual de Portal. Les metadades corresponen, per tant, als valors o atributs que, després, es publicaran en la pàgina web i que podran ser consultades pels ciutadans, com s'ha detallat en el punt anterior del manual Com es consulta la informació d'un procediment? 

   • Sol·licitant: l'aplicació us identifica automàticament pel nom d'usuari amb el qual heu accedit a IGLU.

   • Data de la sol·licitud: també l'indica automàticament l'aplicació amb el dia en què esteu realitzant la petició d'alta. 

   • En dos columnes diferents heu d'introduir els textos en castellà i en valencià dels següents camps: 

     • Nom del procediment: títol o enunciat. 

     • Introducció al procediment 

     • Descripció del procediment: resum amb les principals característiques i indicacions. 

     • Normativa que el regula: per defecte, l'aplicació escriu que no té normativa específica. Però en cas que en tinga, podeu esborrar-ho i deixar constància de quines són les normes que regeixen aquest procediment. També podeu incloure enllaços a la normativa completa. 

     • URL tramitació electrònica: ací heu d'indicar l'URL on es farà el tràmit d'aquest procediment, en cas que en tinga un d'específic. Heu d'escriure l'adreça completa Exemple: http://xxxxx Si no en té i deixeu el camp en blanc, l'aplicació inclourà automàticament l'enllaç al Registre Electrònic on es tramiten les sol·licituds que no tenen un procediment determinat. Per a més informació consulteu el manual de funcionament del Registre Electrònic. 

     • Resolució del procediment: aquest espai està reservat perquè especifiqueu l'òrgan que resoldrà el procediment. 

     • Col·lectiu al qual afecta: descriviu el col·lectiu de l'UJI a qui implica el procediment. 

     • Usuari responsable: especifiqueu el nom de l'usuari a qui s'han d'adreçar els ciutadans en cas de dubte o consulta sobre aquest procediment. 

     • Documentació que es demana: cal que indiqueu la informació que és necessària per fer el tràmit. Si s'escau, també podeu incloure instruccions als usuaris per a la seua presentació.

     • Matèria: obligatòriament heu d'escollir una de les opcions que es despleguen. En cas que estiga relacionat amb més d'una matèria podeu ficar-ne una altra en el segon camp de Matèria.

     • Servei o unitat responsable: heu de triar una de les opcions que es despleguen. Així identifiqueu el servei o unitat responsable del procediment.

     • Perfil: marqueu si el procediment afecta al PAS, PDI, Estudiants o Altres. 

     • Carpeta: heu de seleccionar la carpeta de l'aplicació Portal (UPO) on voleu que es publique el procediment. Per a més informació sobre el seu funcionament vegeu el manual de Portal (UPO). 

     • Té convocatòries: heu de marcar una de les dos opcions que es despleguen: 

       • Sí, s'obrin terminis amb convocatòries: seleccioneu aquesta opció en cas que el procediment tinga una convocatòria concreta, amb un dia d'inici i un de finalització. 

       • No (està permanentment obert): trieu aquesta altra opció quan vulgueu que la convocatòria estiga oberta de forma ininterrompuda.

5. Un cop empleneu tots els camps podeu fer clic en la icona de següent, situada en la part de sota de la pantalla i enquadrada en roig en la següent imatge.

    

6. Aleshores veureu en una nova pantalla el resultat de la vostra petició amb totes les dades que heu emplenat. Comproveu que tot és correcte i, si és així, podeu polsar el botó Enviar (enquadrat en roig en la imatge de sota) per donar curs a la sol·licitud. A partir d'aquest moment, s'iniciarà el procés de tramitació perquè siga autoritzada. 
   
   

   
   Després de polsar el botó Enviar, rebreu un correu electrònic de notificació, com el de sota, amb el número de la vostra sol·licitud, qui és el responsable d'aprovar-la i un enllaç directe perquè pugueu consultar-la. 

7. La vostra sol·licitud ha de ser aprovada, primer, pel vostre cap de servei o departament i, finalment, per Secretaria General. Quan la vostra sol·licitud rebi l'aprovació definitiva també us arribarà un correu de notificació. Paral·lelament, apareixerà en el Catàleg de Procediments i es publicarà en el portal de l'UJI a través de l'aplicació UPO i en el lloc (carpeta) que heu indicat en el formulari de petició. És aleshores que el ciutadà ja pot consultar la informació respecte al procediment. Si desitgeu obetnir més detalls vegeu Com es consulta la informació d’un procediment?  

Com es dona de baixa un procediment?

Heu de ser conscients que només podeu donar de baixa procediments que estiguen donats d'alta en el catàleg. Per fer una petició de baixa cal que seguiu els mateixos passos que per fer una d'alta:

1. IGLU > Formularis peticions (SPI) del menú lateral. 

2. Eines de gestió > Nova sol·licitud en Les meves sol·licituds

3. En tercer lloc i, un cop estigueu al llistat de formularis de sol·licituds de Procediments disponibles, heu de triar en la part final de la pantalla Tràmits Administratius > Secretaria General > Baixa de procediments en el catàleg, com podeu observar en la següent imatge.
   
   

4. Aleshores, veureu que s'obri el formulari de Baixa de procediments en el catàleg on heu d'omplir tots els camps obligatoris (marcats amb un asterisc). Com quan es fa la petició d'alta, l'aplicació fica automàticament el Sol·licitant i la Data de la sol·licitud. Vosaltres heu d'emplenar: 
   
   

   • Procediment a donar de baixa: heu de seleccionar un dels procediments que està donat d'alta en el catàleg i que es despleguen fent-hi clic a sobre de la casella. 

   • Motiu de la baixa: cal que argumenteu per què voleu donar de baixa el procediment.

5. Un cop indiqueu aquestes dades podeu fer clic en la icona de següent situada en la part de sota de la pantalla. Aleshores es mostra el resultat de la vostra petició amb les dades que heu emplenat prèviament. Finalment, heu de polsar el botó Enviar per donar-li curs. També té la responsabilitat d'autoritzar-ho o no, primer, el cap del servei o departament corresponent i, finalment, Secretaria General. Quan tinga el vistiplau definitiu, el procediment desapareix del Catàleg de Procediments i deixa d'estar publicat en el portal web de la universitat. Com en la petició d'alta, rebreu un correu de notificació quan envieu la sol·licitud i quan l'òrgan corresponent l'haja aprovat o denegat.  

Com es modifiquen les dades d'un procediment publicat en el catàleg? 

Qualsevol canvi o ajustament de les dades d'un procediment que haja estat donat d'alta al catàleg és responsabilitat del servei o la unitat que hi està vinculat i només ho pot fer a través de l'aplicació Portal (UPO). Per fer una modificació heu d'accedir a l'aplicació UPO i enganxar la ruta d'accés (URL) on està publicat el procediment al Localitzador, marcat en un requadre en roig a la imatge de sota. Com podeu veureu, la ruta és la cadena de caràcters que va després de l'adreça principal i està separada per barres /ruta/. Fixeu-vos que tots els procediments segueixen aquest exemple de ruta: /seu/cataleg/acrònimservei/procediment.  

Aleshores veureu que s'obri automàticament la carpeta que acull el contingut amb les dades i característiques del procediment que hàgeu definit prèviament. En la part dreta de la pantalla, podeu fer doble clic sobre el recurs html, obrir el seu contingut i fer les modificacions que necessiteu i, per últim, polsar Desar. Per a més informació sobre el funcionament d'UJI Portal (UPO) consulteu el manual de Portal. 

Resolució de dubtes

Per qualsevol dubte o consulta relativa al funcionament o desenvolupament de l'aplicació, heu de contactar amb Secretaria General. 

Resolució de problemes

Davant qualsevol problema en el funcionament de l'aplicació, us podeu posar en contacte amb el Centre d'Atenció a Usuaris (CAU) del Servei d'Informàtica de la Universitat Jaume I de Castelló. Podeu telefonar al CAU al (964 38) 7400 dins de l'horari d'atenció telefònica (de dilluns a dijous de 08.30 a 19.00h i els divendres de 09.30 a 17.00h), enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica cau@uji.es o crear una incidència a través de l'aplicació CAU http://cau.uji.es/. Serà atesa tan ràpidament com siga possible i amb el millor servei disponible. 

Glossari

• Administració electrònica. Model d'administració pública basada en la incorporació de les tècniques electròniques, informàtiques i telemàtiques. Té com a objectiu millorar l'eficiència interna i les relacions amb altres administracions, persones, empreses i/o organitzacions. Per a més informació podeu consultar el Reglament d'administració electrònica de la Universitat Jaume I. 

• Alta. Inscripció d'un procediment en el Catàleg de l'UJI, perquè la informació al respecte puga ser consultada per qualsevol persona. 

• Baixa. Exclusió d'un procediment del Catàleg de l'UJI, perquè la informació al respecte deixe d'estar publicada i ja no puga ser consultada per la ciutadania. 

• Procediment. Conjunt de regles que determinen una actuació o tràmit administratiu de l'UJI.

A més de conèixer el significat d'aquests conceptes també us pot ajudar el Glossari de termes clau.