Eliminar metadatos al generar un PDF a partir de un documento Microsoft Office
- Julio Tena Fortanet
- Jose Miguel Vera
Los metadatos presentes en el documento, por lo general, se transmiten al documento PDF, por lo que es importante asegurarnos de que son correctamente descartados. Todas las herramientas de Microsoft Office usan la misma interfaz para esta tarea, por lo que ejemplificaremos sólo con Microsoft Word.
Usando Microsoft Word (desde un equipo administrado)
Los equipos administrados por el Servicio de Informática incluyen directivas para facilitar la limpieza de metadatos. Existen varias formas de hacerlo de forma segura, que describimos a continuación.
Queda explícitamente prohibido usar la opción “Imprimir” usando la impresora virtual llamada “Microsoft Print to PDF”, ya que este procedimiento no permite eliminar los metadatos.
Guardar como PDF
- Abre el archivo.
- Ve a la pestaña "Archivo".
- Selecciona en la columna izquierda la sección "Guardar como".
- En el desplegable del tipo de fichero, debajo del nombre del documento, selecciona la opción “PDF (.pdf)”
- Pulsa el botón “Guardar”
- Las directivas del sistema instaladas por los administradores eliminan automáticamente los metadatos al producir el fichero PDF.
Exportar PDF
- Abre el archivo.
- Ve a la pestaña "Archivo".
- Selecciona en la columna izquierda la sección "Exportar".
- Selecciona la opción “Crear documento PDF/XPS”.
- En la parte derecha, pulsa sobre el botón “Crear documento PDF/XPS”.
- Selecciona la ruta deseada para el fichero en el diálogo que aparece.
- Pulsa en el botón “Publicar”.
Usando Microsoft Word (caso general)
Si el equipo usado no está administrado por el Servicio de Informática, es probable que las directivas de configuración que facilitan la eliminación de los metadatos no estén aplicadas, por lo que deberemos asegurarnos de eliminarlos explícitamente como se describe a continuación.
- Abre el archivo.
- Ve a la pestaña "Archivo".
- Selecciona en la columna izquierda la sección "Guardar como".
- En el desplegable del tipo de fichero, debajo del nombre del documento, selecciona la opción “PDF (*.pdf)”
- Pulsa en la opción “Más opciones”.
- En el diálogo que aparece, pulsa en el botón “Opciones”.
- En el nuevo diálogo que aparece, en el bloque “Incluir información no imprimible”, desmarca el checkbox titulado “Propiedades del documento”.
- Pulsa el botón “Aceptar”.
- Pulsa el botón “Guardar” en el diálogo.
Usando PDF Creator
Como mecanismo adicional y más genérico para eliminar metadatos, que podemos usar desde otras aplicaciones distintas a las de Microsoft Office, podemos emplear la impresora virtual PDF Creator.
- Imprime el documento a la impresora llamada “PDFCreator”
- Cuando aparezca el diálogo del programa PDF Creator, se visualizan los campos de metadatos que se incluirán en el documento, rellenados con los valores del documento de origen.
- Estos campos son editables. Borra o modifica cualquiera de ellos que consideres sensible para los destinatarios.
- Pulsa en el botón verde “Guardar”.