Estructura de carpetas
Una de las grandes mejoras respecto a Discoverer, es que Analytics permite tener una estructura de carpetas lo suficientemente óptima como para organizarse de una manera agradable y sencilla.
Para acceder a la estructura de carpetas lo haremos desde el menú lateral, en la opción Catálogo:
Dentro del catálogo tenemos dos opciones: Mis Carpetas y Carpetas Compartidas.
Mis Carpetas es vuestra área personal donde guardareis todos los libros de trabajo que sean de uso personal. Tened en cuenta que solo el usuario activo es el que podrá ver estos libros, ni siquiera el resto de usuarios del mismo servicio tendrán acceso a estos libros. Para crear una carpeta haremos clic en los 3 puntitos al lado del botón ‘Crear’ situado en la parte superior derecha, y después clicaremos en Crear carpeta. Todo esto se tiene que realizar dentro de Catálogo → Mis Carpetas:
Os dejamos aquí dos recomendaciones de cómo podríais organizar estas carpetas:
Una carpeta por cada persona que utilice recurrentemente la herramienta. Dentro de cada carpeta, cada usuario usaría la estructuración que más le guste:
Una carpeta por cada temática:
Por otro lado, Carpetas Compartidas es donde se tendrán que ubicar todos los libros de trabajo a los que tengan que tener acceso más de un usuario. Solo los administradores pueden crear carpetas y dar permisos dentro de Carpetas Compartidas. Por defecto tendréis algo similar a esto:
Todos los usuarios deberíais ver una carpeta ÁREA UJI, cuyo propietario es el usuario administrador de la herramienta. En esta carpeta se ubicarán todas las consultas de uso común y que puedan ser de utilidad para todos los usuarios de Analytics. Un ejemplo de libro de trabajo ubicado aquí es LIB OBI Resumen Juegos de Datos: Enlace al libro de trabajo.
Si no lo has hecho aún, puedes leer esta explicación del contenido de este libro:
Otra carpeta que todos deberíais de ver es ÁREA nombre_servicio. A esta carpeta tienen acceso completo todos los usuarios del servicio:
Esta debería ser la carpeta principal donde ubiquéis los libros de trabajo listos para utilizar y que queráis que todos los usuarios del servicio puedan ver. Además, las consultas que se hagan a petición para los administradores o las que queráis que revisemos por cualquier motivo, pueden ubicarse aquí (ya que podremos verlas).
Además de estas carpetas principales que todos los usuarios tendrán, es posible crear carpetas compartidas entre servicios para compartir de manera sencilla cualquier tipo de consulta. Puede que ya encontréis algunas de estas carpetas disponibles en vuestra estructura de carpetas si algún usuario del servicio hizo la petición para crearlas. El nombre de este tipo de carpetas se compone por el prefijo ÁREA, seguido del nombre de los dos servicios (o más si hiciera falta) que comparten la carpeta. Algunos ejemplos:
ÁREA GRH - GRE
ÁREA POD - GRH
ÁREA GRH - OCIT