Què és SharePoint?

SharePoint és una eina per a la gestió documental i el treball en equip que està formada per una sèrie de funcions de col·laboració, mòduls d'administració de processos, mòduls de cerca i una plataforma d'administració de documents.

Permet (entre altres):

• Emmagatzemar, organitzar i compartir informació des de qualsevol dispositiu.

• Accedir a aquesta informació ràpidament i de manera segura.

• Control de versions.

• Crear documents de Microsoft Office i guardar-los directament en *SharePoint.

• Protecció de contingut confidencial amb permisos en el nivell del document.

• Accés a documents sense connexió a Internet.

Igualment, permet altres funcionalitats per al treball en equip com la creació d'espais web on col·laborar, compartir continguts i organitzar el treball mitjançant calendaris, tasques associades a usuaris, etc.

Tipus corporatius de llocs de SharePoint segons capacitat

Qualsevol usuari amb enllaç actiu (i. e., treballadors o estudiants) té accés a Microsoft 365 i pot crear un lloc SharePoint de capacitat limitada (10 GB). El seu aprovisionament és automàtic: està associat al compte corporatiu.

A més, de manera justificada, un treballador pot demanar la creació d'un lloc SharePoint de gran capacitat. El seu aprovisionament requereix aprovació: ha de sol·licitar-se mitjançant el SPI Petició de Servei d'Emmagatzematge al núvol corporatiu.

Com accedir a SharePoint?

Prèvia autenticació amb les credencials corporatives, pot fer-se de dues formes.

Via web

Per a accedir, una vegada dins de l'http://portal.office.com ha de polsar en la zona puntejada de la part superior dreta i després en la icona de l'app.

Open

Open

Crear un lloc de grup de SharePoint

SharePoint permet la creació de dos tipus de llocs:

1. Lloc de grup, per a compartir informació i col·laborar en un projecte concret amb els membres de l'equip.

2. Lloc de comunicació, per a arribar a un públic més ampli i difondre informació amb un format atractiu.

Per a crear un nou lloc de grup en SharePoint cal dirigir-se a la pàgina principal i seleccionar “+ Crear lloc” i seleccionem lloc de grup

A continuació hem d'escriure un nom per al lloc i una descripció.

Polsarem en següent per a afegir membres al lloc que hem creat. Per defecte el lloc es crearà com a privat, de manera que només els membres que afegim podran tindre accés a la seua informació. Podem afegir membres amb rol d'administrador (propietaris), rol de membre (podran vore i modificar) o convidats (només poden vore). Una vegada afegits els membres polsar a finalitzar per a crear el lloc.

Assignar permisos d'accés a un lloc en SharePoint

Una vegada creat el lloc convé accedir a la configuració de permisos del mateix per a revisar qui té accés i quins permisos té.

Per a accedir a la configuració avançada de permisos, una vegada dins del lloc que acabem de crear punxem en la roda i després en permisos del lloc → Configuració de permisos avançada.

Ens apareixeran els grups i permisos associats que venen per defecte. Des d'ací podem crear mes grups o seleccionar un d'ells bé per a modificar-ho o bé per a afegir o eliminar membres.

Afegir o eliminar contingut d'un lloc en SharePoint

Una vegada creat un lloc en SharePonit podem entrar en aquest i crear elements com:

• Notícies, per a crear i mostrar publicacions sobre elements importants o interessants per a l'equip de treball.

• Pàgines, per a compartir idees mitjançant imatges, documents d'Excel, Word i PowerPoint, vídeos i altres mitjans.

• Llistes, conjunt de dades per a compartir amb els membres de l'equip i altres usuaris del lloc.

• Aplicacions, per a personalitzar el lloc amb noves funcionalitats o respondre a noves necessitats.

• Biblioteca de documents, lloc on emmagatzemar, crear i actualitzar arxius, compartir-los amb altres membres i treballar en conjunt.

Treballar amb les Biblioteques de Documents

Per a crear una nova Biblioteca de documents dins del lloc que hem creat, polsarem en + Nou Element i seleccionem “Biblioteca de documents”. A continuació li posarem un nom i descripció.

Per a afegir documents a la Biblioteca, una vegada creada, la seleccionem i ens apareixerà la següent pantalla.

Des d'aquesta podem:

• Crear contingut nou (Documents de Word, Llibres d'Excel, Presentacions de PowerPoint, … o un vincle a un element determinat que es troba fora de la biblioteca de documents.

• Carregar arxius o carpetes des d'un altre lloc (disc local, GoogleDrive, …) . Per a això n'hi ha prou amb seleccionar els arxius o carpetes que es desitge carregar i, a continuació, polsar “Obrir” si carregarà arxius o seleccionar carpeta i prémer “Acceptar” si s'està carregant una carpeta.

Accedir als meus espais SharePoint des de l'explorador d'arxius de l'ordinador

Des d'una biblioteca de documents podem punxar en l'opció Sincronitzar per a crear una carpeta en l'explorador d'arxius de l'ordinador. Tot el contingut que agregues, edites o lleves de la biblioteca de SharePoint en línia o de la carpeta d'escriptori se sincronitza automàticament amb l'altra ubicació. Per exemple, una vegada sincronitzada una biblioteca, pot guardar directament des de Word o Excel a la carpeta d'escriptori, i tot es carregarà automàticament a la biblioteca de SharePoint. Si guarda alguna cosa en la carpeta d'escriptori mentre treballa sense connexió, Sincronitzar actualitzarà la biblioteca de SharePoint quan torne a estar en línia.

Com migrar contingut des del teu compte Coogle de l'UJI a SharePoint?

L'opció mes senzilla per a migrar el contingut passa per fer visible tant el *Drive de Google com les biblioteques Sharepoint des de l'explorador d'arxius de l'ordinador.

En els següents enllaços explica com fer-ho:

1. Accedir als meus espais SharedPoint des de l'explorador de l'ordinador

2. Accedir a Drive des de l'explorador d'arxius de l'ordinador

Una vegada que totes dues unitats siguen accessibles des del nostre equip bastarà amb arrossegar els arxius o carpetes de l'una a l'altra unitat. Cal tindre en compte que una vegada realitzada la còpia hem d'esborrar els arxius de la unitat origen per a alliberar espai en aquesta.

Com convertir Google Docs a Word, Excel o Powerpoint

Quan moguem documents des de Google Drive, cal tindre en compte que els arxius en format “Google Docs” no es podran obrir des de les eines d'Office.

En aquests casos, abans de fer la còpia, hem de canviar el format. Per a realitzar la conversió n'hi ha prou que accedim a Drive des del navegador, seleccionem els arxius i en descàrrega marquem el format corresponent.

Microsoft SharePoint Online: software de colaboración | Microsoft 365

Enllaços que poden ser útils sobre SharePoint (suport de Microsoft):

De manera general, en la part dreta de la barra superior podem prémer el botó '?' per a accedir a l'ajuda. En qualsevol cas, es pot accedir al recurs SharePoint.