Consulta y gestión de listas, buzones y alias

Esta herramienta permite consultar y gestionar las listas de distribución de correo, los buzones compartidos y los alias de correo electrónico de la Universitat Jaume I (UJI) de Castelló. Es el espacio donde los usuarios de la UJI pueden administrar sus cuentas de correo electrónico de uso colectivo, adicionales al corporativo que es de uso personal e individual. En esta aplicación, cada persona puede consultar las diferentes listas, buzones y alias de los cuales es propietario, moderador o miembro. Además, en las listas que conste como propietario podrá añadir y eliminar usuarios y asignarlos un rol determinado, ya sea el de moderador ya sea simplemente el de miembro. 

Acceso a la aplicación

La aplicación se encuentra en la plataforma de información y gestión en línea IGLU > Informática e Infraestructura > Correo corporativo > Consulta y gestión de listas, buzones y alias.

Podéis acceder a través del siguiente enlace https://e-ujier.uji.es/pls/www/!uji_google.control_listas.admin

¿Quién puede utilizar Consulta y gestión de listas, buzones y alias?

Cualquier usuario de la UJI tiene acceso a esta aplicación para ver sus listas de correo electrónico. Hay que subrayar que los usuarios pueden tener tres tipos de roles diferentes: 

• Propietario/a: es la persona responsable de una lista de distribución, un buzón o un alias. Es la única persona que puede añadir o eliminar miembros de una lista. 

• Moderador/a: se encarga de moderar el contenido de las listas de distribución. Como mínimo, las listas deben tener un moderador, aunque se recomienda que haya dos. 

• Miembro: persona que forma parte de una lista de distribución, buzón o alias y, por tanto, recibe los correos electrónicos que se envían a estas cuentas.  

La página de inicio de Consulta y gestión de listas, buzones y alias 

Cuando accedéis a la aplicación, la primera pantalla que aparece es como la siguiente:

Open

Como podéis observar en la imagen superior, en la parte de arriba de la pantalla aparece un Buscador y, en la parte inferior, se muestran las listas, buzones y alias de los que cada usuario es Propietario, Moderador o Miembro. 

¿Cómo se pide la creación de una lista, buzón o alias? 

Cualquier usuario puede pedir la creación de un correo electrónico de uso colectivo. En función de vuestro perfil deberéis hacerlo de una u otra manera: 

• Estudiantado: el alumnado debe hacer la petición a través del Técnico/a de Actividades Juveniles del Vicerrectorado de Estudiantado y Compromiso Social.  

• PAS i PDI: tanto el personal de administración y servicios como el profesorado puede pedir su creación a través de un formulario SPI desde IGLU. Para tener más información sobre esta herramienta consultad el manual de funcionamiento del SPI.

• Personal invitado (gest): son las personas que no tienen cuenta de usuario y contraseña de la UJI. Deben hacer la solicitud a través del PAS o PDI con vínculo activo. 

A través de la plataforma SPI, el PAS y PDI podéis tramitar la petición para crear una lista de correo electrónico. Como podéis observar en la imagen de abajo, tenéis diversos formularios disponibles: 

• Petición de moderación de listas de correo: formulario para pedir moderar una lista de correo.

• Solicitud de alias de correo electrónico: para solicitar el cambio de cuenta de correo electrónico principal del a UJI y personalizarlo. 

• Solicitud de buzón compartido: para tramitar la petición de un buzón compartido. 

• Solicitud de lista de distribución de correo: para pedir una lista de distribución.

Open

Debéis tener presente que si no se especifica en la petición el nombre del propietario de la lista de distribución, alias o buzón, se identificará, por defecto, la persona que hace la solicitud. El propietario/a es el responsable de añadir o eliminar miembros. 

A continuación se detallan algunas de las características y condicionantes que debéis tener en cuenta antes de hacer la solicitud de una cuenta colectiva. Hay que destacar que hay de tres tipos:

• Lista de distribución de correo 

• Buzón compartido 

• Alias de correo electrónico 

Lista de distribución 

Las listas de distribución permiten enviar mensajes a múltiples usuarios de forma simultánea. Cuando se envía un mensaje a una lista, llega a las cuentas de correo electrónico de todas las persones que forman parte. Por tanto, no tienen una bandeja de entrada propia. Debéis tener en cuenta que existen dos tipos de listas de distribución:

• Automáticas: son aquellas que se nutren de la base de datos de la UJI con usuarios que comparten un tipo de vinculación o que forman parte de un colectivo concreto. Es el caso, por ejemplo, de los miembros de un servicio, departamento o unidad organizativa de la Universidad o del colectivo PAS o del PDI. Este tipo de listas no necesitan ninguna moderación, ya que los gestiona íntegramente la UJI de forma automática. No se pueden incluir ni eliminar usuarios, ya que es un proceso que se actualiza diariamente, de forma automática, a partir de los datos de recursos humanos. 

• Manuales: son aquellas que son gestionadas, de forma manual, por un responsable o moderador. Podéis solicitar una a través del formulario SPI Solicitud de lista de distribución de correo. Recordad que si no especificáis en la petición quién es el propietario de la lista, el sistema identificará al solicitante como responsable. Además, el propietario puede añadir o eliminar miembros. Son listas que están pensadas, por ejemplo, para la celebración de un congreso. 

En caso que queráis moderar una lista de distribución tenéis que pedirlo a través de este formulario Petición de moderación de listas de correo.

Al mismo tiempo, las listas de distribución pueden ser: 

• Abiertas: son listas a las que cualquier persona puede enviar mensajes y, por tanto, no se moderan. 

• Cerradas: solo pueden enviar mensajes directamente los miembros que participan. El resto de mensajes son tramitados por el moderador (como ya hemos mencionado, se recomienda que haya dos).  

Buzón compartido

Es un buzón que pueden abrir, de forma simultánea, diversos usuarios para leer o enviar mensajes de correo electrónico. De esta manera, no se envía una copia a cada usuario, sino que los mensajes se almacenan en una carpeta de correo en un espacio compartido a la que solo tienen acceso sus miembros. En este tipo de correos, solo hay una copia de cada mensaje recibido y, por tanto, si uno de los integrantes lo borra, se elimina del buzón compartido. 

Podéis pedir la creación de un buzón compartido desde el formulario SPI Solicitud de buzón compartido. 

Para acceder a un buzón compartido, primero debéis entrar en vuestra cuenta de usuario personal UJI desde gmail.uji.es (con vuestro nombre de usuario y clave de acceso). Una vez dentro, como podéis observar en la imagen, en la parte superior derecha debéis pinchar el icono del perfil para desplegar el menú y, acto seguido, veréis el buzón al que estáis suscritos. 

Debéis tener en cuenta que los buzones compartidos tienen una capacidad máxima asociada y que, una vez superada, se envía un aviso al usuario o usuarios. Este tipo de listas están limitadas a 25 cuentas corporativas (solo del dominio @uji.es). 

Hay que destacar que solo el buzón compartido permite migrar todo el contenido sin perder correos. 

Alias de correo electrónico

También conocido como dirección de correo preferida. Está pensada para personalizar las direcciones de correo electrónico corporativas. Las cuentas de los alumnos y miembros de SAUJI son totalmente impersonales y es difícil asociarlas a una persona física. Por tanto, desde el Servicio de Informática se ofrece la posibilidad de pedir una cuenta más "usable" y descriptiva. En este sentido, por ejemplo, el usuario con una dirección alxxxxxx@uji.es pide el alias antonio.perez@uji.es, mucho más cómodo e identificativo. 

Podéis pedir un alias a través del formulario SPI Solicitud de alias de correo electrónico. Es importante que tengáis en cuenta los siguientes condicionantes: 

• No se aceptará otro formato que no sea nombre.apellido@uji.es Evitad otros caracteres como guiones, acentos o dos puntos. 

• Podéis utilizar tanto mayúsculas como minúsculas, indistintamente. 

• No se aceptarán propuestas malsonantes, de mal gusto o que afecten negativamente a la imagen de la Universidad o de terceras personas.  

• El sistema os proporcionará un alias, partiendo de vuestro nombre y apellidos. En caso de que no os guste, podéis hacer una propuesta diferente, siempre que mantenga la relación con el nombre y apellidos. En este caso, el Servicio de Informática comprobará si vuestra propuesta está disponible y si es o no adecuada.

  En la siguiente tabla encontraréis ejemplos válidos y no válidos partiendo del supuesto de que el solicitante se llamara José Gutiérrez Valdecós. 

Una vez pidáis el alias de correo electrónico y sea aceptado por el Servicio de Informática, la cuenta de correo electrónico cambiará de forma automática en el sistema de correo corporativo de la UJI y, también, en las listas de distribución en las que estéis suscritos. Así, por ejemplo, si se busca este usuario en el Gmail aparecerá la dirección del alias. Recordad que para acceder necesitaréis el nombre de usuario y la contraseña original. 

Para obtener más información consultad el documento Alias extendido. 

Cómo se consultan y gestionan las listas?

Desde la página de inicio de Consulta y gestión de listas, buzones y alias podéis conocer de qué buzones, listas y alias sois Propietario, Moderador o Miembro. 

Qué podéis hacer si sois propietario/a?

Cuando accedéis a la aplicación veréis las listas, alias o buzones de las que sois propietarios. Cuando hagáis clic sobre una de las listas se desplegarán todos sus datos. Además, como responsables de su gestión, podéis agregar o eliminar miembros, a excepción de las listas automáticas que se actualizan a partir de la base de datos de la Universidad. 

Como podéis ver en la imagen superior, se muestran los siguientes datos: 

• Datos generales

  • Título: nombre de la lista que corresponde a las iniciales o el acrónimo del servicio o unidad a quien representa.

  • Descripción: breve descripción del servicio, departamento o unidad relacionada con la lista. 

  • Quien puede enviar: indica qué personas están autorizadas a enviar mensajes desde esta lista, ya sean integrantes ya sean personas externas. 

  • Mensajes a moderar: informa si hay alguien que tenga que moderar los mensajes de usuarios externos. 

  • Correo basura Moderar: indica si está permitido o no moderar el correo basura. 

  • Responder a la lista: especifica si los integrantes pueden o no responder los correos desde la misma lista. 

  • Lengua: muestra el idioma de configuración de la lista, es decir, el idioma con que se presenta la interfaz.  

• Ficheros: desde aquí podéis subir un fichero de texto con los nombres de los usuarios que queréis agregar a la lista de miembros. 

• Propietarios: muestra el nombre de la persona que es propietaria de la lista. 

• Miembros manuales: en este espacio, además de consultar el nombre de los miembros manuales, podéis agregar o eliminar usuarios. Recordad que solo podéis dar de alta o de baja los miembros o usuarios de las listas de distribución manuales, es decir, aquellas que no se actualizan de forma automática a partir de la base de datos de la UJI. Para agregar usuarios tenéis dos posibilidades:  

  • Añadir directamente el nombre del usuario. Tenéis que ponerlo en el campo que hay debajo de Miembros manuales. Veréis que el sistema identifica su Nombre personal y vosotros podéis precisar su Rol. 

  • A través de un fichero de texto. Es una opción pensada para agregar muchos usuarios a una lista de golpe. Tenéis que escribir en un documento de texto todas las direcciones de correo electrónico en una única columna sin espacios ni comas. Entonces, pincháis sobre Añadir documento de texto, marcado en rojo en la imagen de abajo; a continuación, buscáis el fichero para incluirlo y, finalmente, pulsáis Aceptar. Veréis que aparecen en la lista de miembros y, así, podréis definir su Rol. 

Para eliminar un usuario de una lista tan solo tenéis que pulsar el icono del aspa de color rojo que hay delante de cada uno de los miembros.  

Debéis tener presente que cualquier cambio que apliquéis sobre una lista no será efectivo de inmediato, ya que el sistema no se actualiza y se sincroniza hasta la noche. Como pasa con las listas automáticas, el sistema se sincroniza todas las madrugadas (entre la 1.00 y las 4.00 horas). Además, los cambios son supervisados por el personal técnico cada mañana. 

Hay que destacar que en la parte superior de la pantalla, disponéis de los iconos de dos documentos para obtener la lista de miembros en un pdf o en un fichero de texto. 

Conviene subrayar, además, que en los buzones compartidos no constan los propietarios y recordad que no tienen moderadores. 

Qué puedes hacer si sois moderador/a?

Recordad que podéis pedir ser moderadores de una lista a través del formulario SPI Petición de moderación de listas de correo. Cuando accedáis a la aplicación, veréis de qué listas sois moderador. Si hacéis clic sobre una de ellas, se desplegarán todas sus características. 

• Datos generales:  

  • Título: nombre de la lista. Son las iniciales o el acrónimo del servicio o unidad a la que representa. 

  • Descripción: breve descripción del servicio, departamento o unidad relacionada con la lista. 

  • Quien puede enviar: indica qué personas están autorizadas a enviar mensajes desde esta lista, ya sean integrantes ya sean personas externas. 

  • Mensajes a moderar: informa si hay alguien que tiene que moderar los mensajes de usuarios externos.

  • Correo basura Moderar: indica si está permitido o no moderar el correo basura. 

  • Responder a la lista: apunta si los integrantes pueden o no responder los correos desde la misma lista. 

  • Lengua: muestra el idioma de configuración de la lista, es decir, el idioma con que se presenta la interfaz. 

• Propietario: muestra el nombre de la persona que es propietaria de la lista. 

• Miembros manuales: nombre y dirección de correo electrónico de los usuarios que forman parte de la lista y su Rol (miembro o moderador). 

• Miembros automáticos: son los usuarios que integran la lista, de forma automática, cuando se sincroniza con la base de datos de la UJI. 

Hay que destacar que, en la parte superior de la pantalla, disponéis de los iconos de dos documentos para obtener la lista de miembros en un pdf o en un fichero de texto. 

Qué podéis hacer si sois miembro?

En caso de que seáis miembros, podéis saber de qué listas de correo sois integrantes. Pinchando sobre el icono  se despliegan todas las listas a las que estáis suscritos. Además, desde esta pantalla podéis daros de baja de las listas de distribución manuales pinchando sobre 'Marcar que no quiero recibir correos de esta lista', como podéis observar en la imagen de abajo. Recordad que no podéis daros de baja de ninguna lista automática, ya que se actualizan cada noche a partir de la base de datos de la UJI. 

Resolución de dudas

Para cualquier duda o consulta relativa al funcionamiento o desarrollo de la aplicación, tenéis que contactar con el Servicio de Informática. Podéis enviar vuestras consultas a la dirección electrónica adm-si@uji.es  

Resolución de problemas 

Ante cualquier problema en el funcionamiento de la aplicación, os podéis poner en contacto con el Centro de Atención a Usuarios (CAU) del Servicio de Informática de la Universitat Jaume I de Castelló. Podéis telefonear al CAU al (964 38) 7400 dentro del horario de atención telefónica (de lunes a jueves de 08.30 a 19.00h y los viernes de 09.30 a 17.00h), enviar vuestras consultas a la dirección electrónica cau@uji.es o crear una incidencia a través de la aplicación CAU. Será atendida tan rápidamente como sea posible y con el mejor servicio posible. 

Glosario

• Alias de correo electrónico. También conocido como dirección de correo preferida. Es una cuenta más "usable" y descriptiva que permite crear el Servicio de Informática a los usuarios con cuentas totalmente impersonales, como el alumnado o los miembros SAUJI. 

• Buzón. Área personal donde el usuario recibe y almacena los mensajes de correo electrónico que le envían.  

• Buzón compartido. Es un buzón que pueden abrir diversos usuarios para leer o enviar mensajes de correo electrónico. En este caso, no se envía una copia a cada usuario, sino que los mensajes se almacenan en una carpeta de correo común en un espacio compartido al que solo tienen acceso sus miembros. En este tipo de correos, solo hay una copia de cada mensaje recibido y, por tanto, si uno de los integrantes lo borra, se elimina del buzón. 

• Miembro. Persona que forma parte de una lista de distribución o un buzón y que, por tanto, recibe y tiene acceso a los correos electrónicos que se envían a estas cuentas. 

• Moderador/a. Persona que se encarga de moderar el contenido de las listas de distribución. Como mínimo, han de tener uno, aunque se recomienda que sean dos.

• Lista de distribución. Es un mecanismo de difusión de información basada en el correo electrónico. Las listas permiten enviar mensajes a múltiples usuarios de forma simultánea. Cuando se envía un mensaje a una lista, este llega a las cuentas de correo electrónico de todas las personas que forman parte. 

• Propietario/a. Persona responsable de una lista de distribución o buzón. Es la única persona que puede añadir o eliminar miembros de una lista manual. 

• Rol. Cada uno de los papeles que puede tener el usuario en la gestión y administración de las listas de correo electrónico. Existen tres tipos. propietario/a, moderador/a y miembro.  

Además de conocer el significado de estos conceptos también os puede ayudar el Glossari de termes clau.

Cuentas de correo electrónico de uso colectivo

En la Universitat Jaume I (UJI) existen dos tipos principales de cuentas de correo electrónico (correo-e) de uso colectivo, adicionales a la corporativa de uso individual, todas con implementación y soporte propio del Servicio de Informática y basadas en GSuite:

1. Buzón compartido.

2. Lista de distribución de correo (Google Grups). 

Características generales

Dependiendo del tipo de la cuenta de correo electrónico de uso colectivo/adicional que se elija, éstas tienen unas características diferenciadas y limitación del número de usuarios;

• Buzón compartido: limitado a 25 a cuentas corporativas (sólo del dominio @uji.es) (procedimiento establecido para solicitarlo)

• Lista de distribución:  ilimitado a cuentas corporativas (@uji.es) y limitado a 4000 cuentas externas (no UJI) (procedimiento establecido para solicitarlo). Existe también un procedimiento SPI para cambiar a los moderadores de una lista de correo.

Formato de las direcciones de correo electrónico

Direcciones de correo personales y alias de correo

El proceso de alta de una persona en la comunidad universitaria (PAS, PDI, ALUMNO, ...)  implica la creación de una cuenta de correo corporativa. Esta cuenta de correo se crea a partir del nombre de usuario asignado, al que se añade el dominio @uji.es (usuario@uji.es)

Adicionalmente, se puede solicitar la creación de una cuenta de correo con el formato tipo Nombre.Apellido a la que llamamos "Alias extendido" (procedimiento establecido para solicitarlo)

De este modo una persona con alias extendido tendrá las siguientes direcciones de correo válidas:

• usuario@uji.es

• Nombre.Apellido@uji.es

En estos casos, éste alias de correo pasa a ser su dirección de contacto preferente y por lo tanto es la aparecerá en el directorio corporativo LDAP.

Cómo solicitarlo y añadir o eliminar miembros

La solicitud de alta va implícita al acto de añadir el primer miembro. Para modificar los integrantes de los dos tipos de cuentas de correo electrónico de uso colectivo/adicional, se procederá de la siguiente manera:

• Buzón compartido:

(Creación y mantenimiento) mediante el formulario SPI – 'Solicitud de buzón compartido'.

• Lista de distribución de correo:

(Creación) mediante el formulario SPI – 'Solicitud de lista de distribución de correo'. Para solicitar moderar una lista manual (no automática), se deberá solicitar mediante el parte SPI – 'Petición de moderación de listas de correo'.

Los formularios los podrá encontrar en el IGLÚ, apartado Formularios peticiones SPI.

Para pedir la baja, ha de hacerse vía el CAU (implícitamente se puede hacer pidiendo la eliminación de todos los miembros). Para el caso de listas de distribución tenéis más información aquí.

Diferencias entre los tipos de cuenta de correo electrónico de uso colectivo/adicional

Buzón compartido

Google trata este tipo como si fuera una cuenta de usuario, es decir, dispone de su propio acceso a la cuenta. Para acceder al buzón hay que entrar primero a la cuenta de usuario personal UJI desde el gmail.uji.es (usuario/clave de acceso). Es una cuenta completa, con su bandeja de entrada y demás funcionalidades, así como servicios de G Suite for Education (Google Calendar, Google Drive, etc.).

Una vez autenticado en el SSO y accedido al sistema de correo de Gmail, en la parte superior derecha, pulsar sobre el icono del perfil para desplegar un menú, al pulsar sobre el nombre del buzón se abrirá en ventana nueva, el acceso al INBOX de buzón compartido.

El buzón compartido no envía copia de los mensajes recibidos a los miembros como hace una lista de distribución de correo, por tanto, se debe revisar la bandeja de entrada desde la propia cuenta del buzón compartido.

Calendar, Drive y Contactos en un buzón compartido

• Para añadir un calendario, los contactos  o una carpeta del Drive asociada a un buzón compartido es necesario solicitarlo mediante un formulario SPI, marcando las casillas Drive, Calendar o Contactos para que un técnico gestione la incorporación de esta funcionalidad.

Lista de distribución

Las listas automáticas son nutridas de usuarios [vía el sistema de administración de Google Grups] desde el ERP corporativo e-UJIer@, bien por tipo de vinculación (por ejemplo, todos los miembros de una Unidad Organizativa, como un servicio de la UJI), bien colectivos que cumplen alguna condición dada (por ejemplo, todo el PDI). No hay que hacer nada por parte del responsable o moderador para mantener los miembros que forman parte de ella. La configuración viene predeterminada con los criterios con los que se generó. Estas listas son gestionadas íntegramente por la Universitat Jaume I; aunque el usuario solicite la baja, si sigue cumpliendo los requisitos de pertenencia a la lista, seguirá apareciendo en la misma.

Los manuales, como su nombre indica, son totalmente gestionadas por el responsable o moderador y bajo su responsabilidad; la pertenencia es nominal. El mantenimiento de los usuarios que la conforman se hace a través del módulo "Consulta y gestión de listas, buzones y alias" dentro del IGLÚ.

La lista de distribución de correo no posee bandeja de entrada a la vista ni ninguna de las funcionalidades de una cuenta de correo electrónico estándar. Funcionan enviando un correo electrónico a la dirección de la lista, siendo una copia de éste reenviada a cada uno de los miembros para que éstos los lean en los INBOX de las cuentas de correo con las que están suscritos.

Cambios de funcionalidad en las cuentas de correo electrónico de uso colectivo/adicional en funcionamiento

Si está utilizando una lista de correo y quiere cambiarlo a buzón compartido manteniendo el mismo nombre o cambiándolo por otro distinto, deberá tener muy en cuenta que este cambio comporta la eliminación del alias vigente para poder generar el nuevo. Este cambio conlleva la pérdida no recuperable de todos los mensajes que puedan existir en ese momento. Durante el tiempo que dure el proceso de cambio no entrarán nuevos mensajes con la consiguiente pérdida de los mismos. Sólo el buzón compartido permite migrar todo el contenido a otro.

Tiempo necesario para efectuar un cambio

Para todos los casos, el cambio en una cuenta de correo electrónico de uso colectivo/adicional tiene un tiempo estimado de al menos 48 horas desde el momento en que se solicita. Durante ese tiempo la cuenta afectada NO podrá recibir nuevos correos.

La sincronización de los cambios realizados a través del módulo con la propia lista automática se realiza todas las madrugadas (entre la 1:00 y las 4:00 horas), entrando inmediatamente en vigor, y los cambios son supervisados por un técnico todas las mañanas en horario de jornada laboral.

Envío de correos masivos y límites de envío

Enviar correos masivos con Gmail es posible hasta cierto punto. Si en algún momento necesitas hacer un envío masivo de correos debes saber que Gmail lo tiene limitado a una cierta cantidad. Se puede enviar un mensaje de correo electrónico a un máximo de 500 personas a la vez. Una vez alcances ese límite, la plataforma te avisará de que NO puedes enviar más mensajes y bloqueará la cuenta por 24 horas.

La respuesta es simple. Google puede llegar a considerar que estás realizando envíos considerados spam o mensajes no deseados.  Por este motivo se recomienda para envíos superiores a 500 o más destinatarios usar listas de distribución.

Los límites restringen la cantidad de mensajes enviados por día y el número de destinatarios por mensaje.

Si algún usuario supera un límite de envío de correo electrónico, se mostrará un mensaje de error como, por ejemplo:

• Has alcanzado uno de los límites de envío de correo electrónico.

• Has alcanzado uno de los límites de envío de Gmail.

• Has superado el número máximo de destinatarios.

Cuando el usuario supere uno de estos límites, no podrá enviar nuevos mensajes hasta que hayan transcurrido 24 horas. Sin embargo, seguirá teniendo acceso a su cuenta y recibirá correo electrónico. Transcurrido ese tiempo, se recuperarán los límites de envío automáticamente y el usuario podrá volver a enviar mensajes de correo electrónico. 

Cuando se utiliza la aplicación Gmail para móviles en el modo Google Sync, se aplican los mismos límites de envío que cuando se usa Gmail en un navegador web.

Las listas de correo no tienen las limitaciones dado que lo que se envía es un único correo y la lista lo difunde a todos sus miembros. Los límites por día se aplican a un periodo de 24 horas ininterrumpido