Qué es una lista

Las listas de distribución permiten enviar mensajes a múltiples usuarios de forma simultánea. Cuando se envía un mensaje a una lista, llega a las cuentas de correo electrónico de todas las persones que forman parte. Por tanto, no tienen una bandeja de entrada propia.

Las listas son gestionadas, de forma manual, por un responsable o moderador. Podéis solicitar una a través del formulario SPI Solicitud de lista de distribución de correo. El sistema identificará al solicitante como responsable. Aunque el propietario es el responsable de la gestión de la lista, se pueden delegar las diferentes gestiones mediante formularios CAU / SPI

El uso de listas cobra relevancia cuando conoces los límites de los correos masivos con Gmail. Si en algún momento necesitas hacer un envío masivo de correos debes saber que Gmail tiene limites de envio. Una vez alcances el límite de envio, la plataforma te avisará de que NO puedes enviar más mensajes y te bloqueará el envio de correos por 24 horas, no la recepción de los correos.

¿Por qué ocurre esto? La respuesta es simple. Google puede llegar a considerar que estás realizando envíos considerados spam o mensajes no deseados.  Por este motivo se recomienda para envíos superiores a 100 o más destinatarios usar las listas de distribución.

Roles

Cada usuario en la lista de correos tiene un rol específico. Según el rol que tengas, podrás hacer diferentes tareas en la gestión y administración de las listas. A continuación se explican los tres roles: propietario, moderador y miembro.

Para ver todas las listas en las que participas y el rol que tienes, haz clic aquí

Propietario

El propietario de una lista puede gestionar los miembros y la configuración de la lista. Es la única persona que puede usar el panel e-ujier para configurarla.

Moderador

Los moderadores pueden gestionar la moderación los mensajes, activar las respuestas automáticas, permitir mensajes del autor o informar de contenido spam. Recordad que podéis pedir ser moderadores de una lista a través del formulario SPI Petición de moderación de listas de correo. Cuando accedáis a la aplicación e-ujier, veréis de qué listas sois moderador. Si hacéis clic sobre una de ellas, se desplegarán todas sus características, aunque no podréis editarlas

Miembro

Los miembros podéis saber de qué listas de correo sois integrantes. Busca las listas en las que participas, pincha sobre el icono  y se despliegan todas las listas a las que estáis suscritos. Recordad que no podéis daros de baja de ninguna lista automática, ya que se actualizan cada noche a partir de la base de datos de la UJI. 

Configuración

La configuración de la lista es los parámetros que determinan el funcionamiento de la misma, desde la moderación hasta la gestión de los permisos de publicación.

Configura la lista cuando la creas desde un SPI.

Las opciones de configuración de la lista mediante el panel e-ujier y el SPI son las mismas, solo que desde el panel e-ujier el propietario debe de realizar los cambios manualmente y cuando realizas un SPI de creación.

Recordad que las siguientes opciones de configuración no se permiten seleccionar.

1. Opción: Quien puede enviar a la lista → Los miembros con la opción: Mensajes a moderar → Los enviados por no miembros

2. Opción: Quien puede enviar a la lista → los administradores con la opción: Mensajes a moderar → Los enviados por no miembros

3. Opción: Quien puede enviar a la lista - nadie con la opción: Mensajes a moderar → Todos o la opción los enviados por no miembros

Si seleccionas las opciones anteriores la lista no se sincronizará de manera correcta.

Cuando accedéis a la solicitud de creación de lista, os aparecerá la siguiente ventana mostrada en la imagen de abajo.

Open

Antes de proceder con la configuración inicial, es necesario completar las secciones de "Solicitud de la lista de distribución de correo" y "Datos de la lista" con los datos correctos y la información de la lista que deseas crear, como el nombre y la descripción de la lista.

Quien puede enviar a la lista

La lista se puede configurar de tal modo que solamente puedan enviar mensajes a la lista dependiendo del rol que tengan los miembros

• Nadie: Solamente pueden enviar mensajes a la lista los propietarios

• Miembros: Todos los usuarios de lista pueden enviar mensajes.

• Administradores: Pueden enviar a la lista administradores y propietarios.

• Toda la UJI: Cualquier persona perteneciente a la UJI puede hacer publicaciones en la lista sin tener que ser miembro de la misma.

• Todos: Cualquier usuario puede hacer publicaciones en la lista sin ser miembro ni pertenecer a la UJI.

Open

Mensajes a moderar

La lista se puede configurar de tal modo que los mensajes a moderar dependan del rol de los remitentes.

Moderación del correo spam

Quien puede responder a la lista.

Elige quién recibirá las respuestas al responder a la lista.

Cambiar la configuración de la lista desde el Panel e-ujier

Una vez está creada la lista, el propietario puede cambiar en cualquier momento la configuración de la misma.

Todos los cambios realizados, se verán reflejados en la lista en menos de 24h. Si los cambios no se producen en 24h realizar un CAU.

1. Accede a la lista en Universitat Jaume I

2. Introduce el nombre de la lista sin @uji.es en el buscador.

3. Pincha sobre el icono  para desplegar el panel de configuración, cómo se muestra en la siguiente imagen.

Datos generales

Título: Introduce el nombre de la lista que aparece visible para el resto de usuarios. Haz doble clic sobre el nombre, introduce el nuevo titulo y pulsa sobre Guarda.

Descripción: breve descripción del servicio, departamento o unidad relacionada con la lista. Haz doble clic sobre el nombre, introduce la nueva descripción y pulsa sobre Guarda.

Dirección: No se puede modificar

Quien puede enviar: indica qué personas están autorizadas a enviar mensajes desde esta lista, ya sean integrantes ya sean personas externas. Haz doble clic sobre el nombre y selecciona la opción que quieras.

Mensajes a moderar: informa si hay alguien que tenga que moderar los mensajes de usuarios externos. Haz doble clic sobre el nombre y selecciona la opción que quieras.

Correo spam Moderar: indica si está permitido o no moderar el correo basura. Haz doble clic sobre el nombre. y selecciona la opción que quieras.

Responder a la lista: Elige quién recibirá las respuestas al responder a la lista. Solamente el propietario de la lista puede modificar el campo haciendo doble clic sobre el nombre.

Lengua: muestra el idioma de configuración de la lista, es decir, el idioma con que se presenta la interfaz. Solamente el propietario de la lista puede modificar el campo haciendo doble clic sobre el nombre.

Ficheros: desde aquí podéis subir un fichero de texto con los nombres de los usuarios que queréis agregar a la lista de miembros. 

Propietarios: muestra el nombre de la persona que es propietaria de la lista. 

Miembros manuales: en este espacio, además de consultar el nombre de los miembros manuales, podéis agregar o eliminar usuarios. Para agregar usuarios tenéis dos posibilidades:  

• Añadir directamente el nombre del usuario. 

• A través de un fichero de texto. 

Creación de la lista

1. Accede al formulario SPI de solicitud de lista de distribución de correo.

2. Rellena los campos de la petición, dirígete a configuración formulario de solicitud SPI para obtener mas información sobre los campos a rellenar.

3. Una vez has completado los campos, pulsa sobre la flecha en la parte inferior derecha

   1. Existe la siguiente opción pensada para agregar muchos usuarios a una lista de golpe.

5. Pulsa sobre el icono del sobre para enviar la petición .

Gestión de la lista.

Cómo solicitar añadir o eliminar miembros

Para solicitar añadir o eliminar miembros de una lista, debes seguir estos pasos:

1. Envía una solicitud al propietario o moderador de la lista, especificando los detalles de los miembros a añadir o eliminar.

2. Proporciona las direcciones de correo de los miembros que deseas gestionar.

3. El propietario o moderador actualizará la lista manualmente a través del panel e-ujier o mediante un CAU / SPI

Añadir miembros desde un SPI / CAU

Solamente los usuarios con rol de propietario o moderador pueden solicitar mediante SPI / CAU la adición de nuevos miembros. Todos los cambios aplicados se verán reflejados en la lista pasadas las 24h.

Añadir miembros desde el panel e-ujier

Solamente los usuarios con rol de propietario o moderador pueden modificar la lista desde el panel e-ujier. Todos los cambios aplicados se verán reflejados en la lista pasadas las 24h.

1. Accede a la lista en Universitat Jaume I

2. Introduce el nombre de la lista sin @uji.es en el buscador.

3. En la parte inferior de la página, busca el apartado Membres manuals, Añade el miembro con @uji.es y pulsa sobre Ok.

4. Puedes cambiar el rol del miembro, haciendo doble clic sobre el se mostrará un desplegable con las opciones de la siguiente imagen. Selecciona el rol que quieras darle al miembro.

Eliminar miembros mediante SPI / CAU

Solamente los usuarios con rol de propietario o moderador solicitar mediante SPI / CAU la eliminación de los miembros. Todos los cambios aplicados se verán reflejados en la lista pasadas las 24h.

Eliminar miembros de la lista manual

Solamente los Propietarios de la lista pueden modificar la lista desde el panel e-ujier. Todos los cambios aplicados se verán reflejados en la lista pasadas las 24h.

1. Accede a la lista en Universitat Jaume I

2. Introduce el nombre de la lista sin @uji.es en el buscador.

3. En la parte inferior de la página aparecen todos los miembros, pulsa sobre para eliminar al miembro.

Activa las respuestas automáticas

A continuación se indican los pasos para poder configurar respuestas automáticas para las listas.

Las respuestas automáticas son una opción que permiten las listas, para mandar una respuesta predefinida a el usuario  que contacte con la lista. Se suelen utilizar para periodos vacacionales donde se activa para que los usuarios estén informados de la ausencia del personal o servicio UJI.

Para poder realizar está acción el usuario debe ser Administrador/ Propietario de la lista, y estar conectado con dicha cuenta en un navegador. 

Recomendamos el uso de ventanas de incógnito  para evitar problemas con distintas cuentas abiertas en un mismo navegador.

1. Use la siguiente URL , en una pestaña nueva : 

https://groups.google.com/a/uji.es/g/tugrupo/settings

Sustituyendo “tugrupo” por el nombre de tu grupo/lista (sin el @uji.es).

2. En la parte izquierda. En el menú. Seleccionar “Opciones de Correo”

3. Baja un poco hasta encontrar la sección de Respuestas automáticas.

4. A continuación las distintas opciones que aparecen y una breve explicación de las mismas.

Cambiar configuración de la lista manual

Para poder realizar está acción el usuario debe ser Administrador/ Propietario de la lista, y estar conectado con dicha cuenta en un navegador. 

Para un control más fluido y sencillo de tus grupos es recomendable usar la navegación por URL/enlace en vez de usar la interfaz.

Para su uso es necesario únicamente cambiar el nombre del grupo que quieres visualizar o modificar. Por ejemplo para ir a las conversaciones del grupo solo se tendrá que cambiar tugrupo por el nombre de tu grupo del enlace.

https://groups.google.com/a/uji.es/g/tugrupo

Para navegar entre los diversos apartados que hay(personas, configuración, miembros…), se le añade el nombre(en inglés) del apartado al que se quiera acceder, es decir, para ver los miembros del grupo se hace de esta forma.

https://groups.google.com/a/uji.es/g/tugrupo/members

Aquí está todo el listado de las diferentes secciones que dispone Google Grupos.

Muestra las listas en las que participo y el rol que tengo.

Busca todas las listas en las que participas.

1. Accede al siguiente enlace Universitat Jaume I con tu cuenta UJI.

2. Introduce en el buscador el nombre de tu cuenta UJI y pulsa en Ok

Informa contenido SPAM y expulsa al autor del mensaje

Para poder realizar está acción el usuario debe ser Administrador/ Propietario / Moderador de la lista, y estar conectado con dicha cuenta en un navegador. 

1. Accede a Pendiente en Conversaciones en la parte inferior izquierda o dirígete al siguiente enlace https://groups.google.com/a/uji.es/g/tugrupo/pending-messages

2. Desde el panel selecciona el mensaje que desees marcar como SPAM y expulsar al autor del mensaje.

3. Pulsa sobre el icono  que se encuentra en la parte superior derecha.

4. Pulsa sobre Aceptar para confirmar los cambios.

Moderar mensajes

Para poder realizar está acción el usuario debe ser Administrador/ Propietario / Moderador de la lista, y estar conectado con dicha cuenta en un navegador. 

1. Accede a Pendiente en Conversaciones en la parte inferior izquierda o dirígete al siguiente enlace https://groups.google.com/a/uji.es/g/tugrupo/pending-messages

2. Desde el panel se pueden revisar los mensajes, aplicar cambios y aceptar o rechazar el mensaje en la parte derecha.

Permitir mensajes del autor.

Para poder realizar está acción el usuario debe ser Administrador/ Propietario / Moderador de la lista, y estar conectado con dicha cuenta en un navegador. 

Al permitir mensajes del autor, todos los mensajes enviados por el autor autorizado, no serán moderados y serán enviados directamente al grupo y sus miembros.

1. Accede a Pendiente en Conversaciones en la parte inferior izquierda o dirígete al siguiente enlace https://groups.google.com/a/uji.es/g/tugrupo/pending-messages

2. Desde el panel selecciona el mensaje que desees aprobar y permitir siempre los mensajes del autor.

3. Pulsa sobre el icono que se encuentra en la parte superior derecha.

4. Pulsa sobre Aceptar para confirmar los cambios.