Información básica Gmail

Funcionalidades

Al redactar un mensaje, en la parte inferior aparece la imagen que tenemos abajo. En la siguiente tabla se describen las funciones de cada icono brevemente.

Iconos que aparecen en la parte inferior al redactar un mensaje

Icono

Descripción

Opciones/Ejemplos

Icono

Descripción

Opciones/Ejemplos

 

icono_personalizaTexto.png

 

Personaliza el aspecto del texto.

—---

 

 

Agrega documentos o imágenes.

—---

 

 

 

Enlaza páginas web.

—---

 

Añade emoticonos a tus mensajes.

—---

 

 

Inserta archivos con drive.

—---

 

 

Inserta una imagen

—---

 

 

Envía correos de forma segura con opciones de expiración y revocación.

 

 

Inserta una firma y agrega un mensaje personalizado al final de tus correos.

 

 

Selecciona un diseño para dar estilo a tus correos.

 

 

Programa y envía invitaciones para reuniones directamente desde Gmail.

 

 

Accede a opciones adicionales con más acciones disponibles.

 

 

Establece una fecha y hora específicas para que tu correo electrónico se entregue automáticamente

Operadores de búsqueda

Se pueden utilizar operadores de búsqueda (símbolos o palabras en inglés) para filtrar las búsquedas de correo, pudiendo combinar varios operadores para hacer aún más concreta la búsqueda.

Uso de operadores

  1. Abre Gmail.

  2. Escribe el operador en el cuadro de búsqueda

Operadores de búsqueda existentes

Nota: En las consultas al utilizar el espacio o guión(-) separará los números, mientras que el punto(.) separará los decimales. Ejemplo 01.2047-100 se considera como 01,2047 y 100.

Formas de buscar

Operador de búsqueda

Ejemplo

Formas de buscar

Operador de búsqueda

Ejemplo

Por remitente.

from:

from: Juan

Por destinatario.

to:

to: Jose

Por destinatario que ha recibido una copia.

cc:

bcc:

cc: Juan

Por las palabras del asunto.

subjecte:

subjecte: reunión

Mensajes que cumplan varias condiciones.

OR o { }

from: Juan OR from: Jose

{from: Juan from: Jose}

Mensajes que no incluyan ciertas palabras.

  •  

 

reunión -sábado

Mensajes con palabras cercanas entre sí. El número indica a cuántas palabras de distancia puede estar el otro término como máximo.

 

Añadiendo comillas dobles la primera palabra indicada aparecerá la primera.

AROUND

festivo AROUND 10 vacaciones

 

“regalo AROUND 25 cumpleaños”

Mensajes que tengan cierta etiqueta.

label:

label: UJI

Mensajes que tengan algún archivo adjunto o enlace a: Google Drive, Documentos, Hoja de cálculo o Presentaciones de Google.

has:

 

has:drive

has:document

has:spreadsheet

has:presentation

Mensajes que tengan un vídeo de YouTube

has:

has:youtube

Mensajes de una lista de distribución.

list:

list: info@uji.es

Nombre o tipo de los archivos adjuntos.

filename:

filename:pdf

filename:nota.txt

Una palabra o una frase exacta

“ “

“notificaciones urgentes”

Agrupar varios términos de búsqueda

( )

subject:(reunion hora)

Mensajes guardados en cualquier carpeta(Spam y Papelera incluidas)

in:anywhere

in:anywhere cita

Mensajes marcados como importante

is:

is:important

label:important

Mensajes destacados, pospuestos, no leídos o leídos

is:

is:starred

is:snoozed

is:unread

is:read

Mensajes que incluyan un icono de un color determinado

has:

has:yellow-star

has:blue-info

has:purple-star

Destinatarios incluidos en los campos Cc o Cco

cc:

bcc:

cc:Juan

Nota: Los resultados de búsqueda no muestran los mensajes que te hayan enviado con tu dirección en Cco.

Mensajes enviados en un determinado periodo

after:

before:

older:

newer:

after:2023/02/15 (año/mes/día)

after:15/02/2023 (mes/día/año)

before:2023/15/02 (año/día/mes)

before:02/15/2023 (mes/día/año)

Mensajes posteriores o anteriores a un periodo expresado en un número de días(d), meses(m) o años(y)

older_than:

newer_than:

newer_than:2d

Mensajes entregados a una dirección de correo concreta

deliveredto:

deliveredto:personareal@uji.es

Mensajes de una categoría concreta

category:

category:primary

category:social

category:promotions

category:updates

category:forums

category:reservations

category:purchases

Mensajes que superan un tamaño determinado (en bytes)

size:

size:1000000

Mensajes de un tamaño superior o inferior de bytes

larger:

smaller:

larger:10M

Una palabra exacta

+

+beca

Mensaje con un “message-id” concreto en la cabecera

rfc822msgid:

rfc822msgid: 100831001@uji.es

Mensajes etiquetados o no etiquetados

has:

has:userlabels

has:nouserlabels

Configuración de la interfaz del correo

Permite personalizar la apariencia de la interfaz de Gmail. Se puede ajustar el diseño, activar o desactivar la vista de conversación, cambiar la densidad de la bandeja de entrada, y personalizar los temas y colores.

  1. Pulsa sobre la rueda dentada 

  2. En la parte derecha se despliega el menú Ajustes rápidos

 

 

Nombre

Descripción

Opciones/Ejemplos

Nombre

Descripción

Opciones/Ejemplos

Densidad predeterminada

Muestra elementos con tamaño y espaciado normales para una vista equilibrada.

Cómoda

Aumenta el espacio entre elementos para una visualización más relajada y fácil de leer.

Compacta

Reduce el espacio entre elementos para mostrar más información en menos espacio.

Tema

Permite personalizar la apariencia de Gmail con diferentes fondos y colores.

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Bandeja de entrada predeterminada

Es donde se reciben todos los correos electrónicos entrantes.

Importantes primero

Ordena los correos según su relevancia, mostrando los más importantes en la parte superior.

No leídos primero

Muestra primero los correos que aún no has leído.

Destacados primero

Prioriza los correos que has marcado como destacados.

Prioritarios

Agrupa automáticamente los correos importantes en una sección destacada.

Varias bandejas de entrada

Organiza los correos en pestañas separadas según categorías predefinidas.

Lectura sin división

Muestra una vista previa de los correos sin dividir la pantalla.

A la derecha de la bandeja de entrada

Coloca el panel de lectura al lado derecho de la bandeja de entrada para una mejor visualización.

Debajo de la bandeja de entrada

Ubica el panel de lectura debajo de la bandeja de entrada para una disposición de dos paneles.

Cambio de identidad

Actualiza el nombre que aparece al enviar correos.

  1. Pulsa sobre la rueda dentada de la parte superior derecha.

  2. Seleccione ver todos los ajustes.

  1. En la pantalla que aparecerá. Seleccione la pestaña “Cuentas”.

  1. Elige la cuenta a modificar el nombre. Y pinche en editar datos.

  2. Escribe el nuevo nombre y guarda los cambios

Gestión de firmas

La firma de correo se añade de forma automática al final de todos los mensajes de Gmail.

Añadir o cambiar firmas

Tu firma puede tener hasta 10.000 caracteres.

  1. Abre Gmail.

  2. Arriba a la derecha, pulsa en el icono de la rueda dentada ‘Configuración’.

  3. Pulsa en ‘Ver todos los ajustes’.

  4. En ‘General, busca la sección denominada 'Firma:' hacia la parte baja de Configuración.

  1. Pulsa ‘+ Crear' para generar una firma. Escribe el texto de tu firma en el cuadro del apartado 'Firma’. Se puede añadir imagen y cambiar el estilo del texto.

  2. Haz clic en el botón Guardar cambios al final de la página.

Editar firmas

  1. Abre Gmail.

  2. Arriba a la derecha, pulsa en el icono de rueda dentada 'Configuración'.

  3. En ‘General’, ve a la sección ‘Firma:’ y pulsa en la firma que quieras modificar.

  4. Usa el cuadro de texto de la derecha para hacer los cambios. Para cambiar el nombre de la firma, pulsa en ‘Editar’ (icono lápiz).

  5. En la parte inferior, pulsa en Guardar cambios.

Eliminar firmas

  1. Abre Gmail.

  2. Arriba a la derecha, en la rueda dentada ‘Configuración’.

  3. En ‘General', ve a 'Firma:’.

  4. Pulsa en la firma que quieras eliminar (icono papelera).

  5. En la parte inferior, pulsa en Guardar cambios.

Gestionar firmas

Puedes crear diferentes firmas en tu cuenta de correo y elegir si se añade la firma de manera automática a los correos nuevos o a las respuestas.

Cambia la firma.

Mientras escribes un mensaje de correo electrónico, haz clic en Insertar firma (icono del bolígrafo en la parte inferior de la ventana) y elige la firma.

Inserta firma de manera automática.

Debajo de la firma, se encuentra un panel de configuración para elegir si quieres firmas predeterminadas en el envió de correos nuevos o para respuestas.

Añadir una firma si utilizas la función enviar como

Si utilizas la función ‘Enviar como’ para mandar correos desde distintas direcciones desde tu cuenta, puedes añadir una firma distinta para cada dirección.

En la página ‘Configuración’, selecciona la dirección que quieras en el menú desplegable que hay encima del cuadro de texto de la firma.

Si no ves el menú desplegable:

  1. Abre la página de configuración ‘Cuentas’.

  2. Comprueba que tus direcciones estén incluidas en la sección ‘Enviar como’.

Firmas Android - Iphone

Android

Puedes configurar una firma que solo aparezca en los correos que envíes con la aplicación Gmail en Android.

  1. Abre la aplicación Gmail.

  2. Arriba a la izquierda, toca 'Menú' .

  3. Baja hasta el final del menú y toca 'Ajustes'.

  4. Elige la cuenta de Google UJI a la que quieres añadir una firma.

  5. Toca 'Firma para móviles'.

  6. Escribe el texto de la firma.

  7. Toca ‘Aceptar’.

iPhone/iPad

Puedes configurar una firma que solo aparezca en los correos que envíes con la aplicación Gmail. Si tienes varias cuentas en la aplicación Gmail, tendrás que cambiar este ajuste en cada una de ellas.

  1. En tu iPhone o iPad, abre la aplicación Gmail.

  2. En la parte superior izquierda, toca ‘Menú' -> 'Ajustes’.

  3. En ‘Redactar y responder’, toca ‘Ajustes de la firma’.

  4. Activa ‘Firma para móviles’.

  5. Añade o modifica la firma que se enviará desde tu dispositivo móvil.

  6. Si quieres guardarla, toca 'Atrás' .

Gestión de etiquetas

Las etiquetas pueden organizar, categorizar y filtrar correos electrónicos mediante etiquetas personalizadas.

Crear etiquetas

(No se pueden crear etiquetas desde el móvil)

  1. Abre Gmail.

  2. En el lateral izquierdo haz clic en el símbolo más que está a la derecha de Etiquetas( + ).

  1. Añade un nombre. Si quieres anidar una etiqueta en otra pulsa sobre anidar etiqueta en:.

  1. Haz clic en Crear.

Eliminar y modificar etiquetas

  1. Abre Gmail.

  2. En el lateral izquierdo al poner el cursor encima de una etiqueta aparecen tres puntos verticales, pulsa en los tres puntos.

  1. Clic en eliminar etiqueta para eliminarla o modificar editarla.

Etiquetar y mover mensajes

  1. Abre Gmail.

  2. Abre o selecciona un mensaje, en la barra superior central pulsa el icono con forma de etiqueta. etiquetarIcono.png

  3. Selecciona la etiqueta que quieras ponerle al mensaje.

  1. Desde la bandeja de entrada se pueden seleccionar varios mensajes para etiquetarlos a la vez, clic en cada “cuadrado” image-20240719-084524.png de cada mensaje para seleccionar.

  1.  En la barra superior central toca el icono con forma de etiqueta y selecciona la etiqueta deseada.

Reglas de filtrado de correo

Las reglas de filtrado de correo en Gmail permiten organizar y gestionar automáticamente los correos entrantes según criterios específicos, como remitente, asunto o palabras clave. Sirven para clasificar, archivar, marcar como importante o reenviar correos, mejorando la eficiencia y el orden en la bandeja de entrada.

Gestión de filtros

Editar y eliminar filtros

  1. Abre Gmail.

  2. Clic en el engranaje de la parte superior derecha.  

  3. Aparecerá un nuevo menú, clic en Ver todos los ajustes.

  1. Clic el apartado Filtros y direcciones bloqueadas.

  1. Aparecerá todos los filtros creados, dando la opción de editarlos y eliminarlos.

Crear reglas para filtrar el correo

  1. Abre Gmail.

  2. A la derecha del buscador(“buscar en el correo”) haz clic en el siguiente iconoimage-20240703-070547.png.

  3. Añadimos los criterios de búsqueda para el filtrado, se puede comprobar si la búsqueda es correcta haciendo clic en Buscar y comprobar el resultado.

Nombre

Descripción

Opciones/Ejemplos

Nombre

Descripción

Opciones/Ejemplos

De:

Hacer referencia a la persona/entidad que envíe el correo, pudiendo concretar una persona/entidad.

Un correo en concreto: personareal@uji.es

Todo un dominio: @uji.es

Para:

Parecido a “De”, pero filtra según el destinatario del correo, es decir a quién va dirigido.

—---

Asunto:

Se añade el asunto del correo que se quiera filtrar.

Enviaments UJI.

Contiene las palabras:

Busca palabras claves de un correo, si se encuentra dicha palabra se le aplica el filtro.

—---

No contiene:

Son las palabras que NO debe de contener el correo para que se aplique el filtro.

—---

Tamaño:

Según el tamaño que tenga le aplica el filtro o no, pudiendo elegir que sea superior o inferior  a cierto tamaño.

Tamaño -> superior a  -> 300MB

Intervalo de fechas

Se filtra según el intervalo de tiempo que se le indique.

1 día 2023/03/01

Muestra todos los correos DESPUÉS del 2023/02/28 HASTA el 2023/03/1.

Buscar

Si se quiere aplicar el filtro a TODOS los correos entrantes o sólo parte de ellos.

Contiene archivos adjuntos:

Muestra todos los mensajes con ficheros adjuntos

PDF, PNG, DOC…

  1. Haz clic en Crear filtro y aparecerá un recuadro con la acciones que se pueden realizar con la regla del filtrado creada.

Nombre

Descripción

Opciones/Ejemplos

Nombre

Descripción

Opciones/Ejemplos

Saltar Recibidos(Archivarlo)

Los correos no llegan a la bandeja de entrada, no es recomendable seleccionar esta opción sin añadirle una etiqueta.

—---

Marcar como leído

Todos los correos se marcarán como leídos aunque no se hayan leído realmente.

—---

Destacar

Marca todos los correos como destacados.

—---

Aplicar la etiqueta

Se le añade una etiqueta ya existente o crear una nueva.

—---

Reenviar

Automáticamente se reenvía el correo a otra dirección, se abrirá la configuración avanzada para añadir una dirección, clic en Añadir una dirección de reenvío.

Eliminar

Elimina los correos según el criterio del filtrado. NO es recomendable.

—---

No marcar nunca como spam

Los correos no los reconocerá como spam.

—---

Marcar siempre como importante

Los correos se marcarán como importante.

—---

Clasificar como

Los correos se clasificar según se le indique

Principal, Social, Notificaciones, Foros y Promociones.

Aplicar el filtro también a las X conversaciones que cumplen los criterios

Aplica el filtro a todos los correos recibidos anteriormente.

—---

  1. Para crear un filtro a partir de un mensaje, se selecciona dicho mensaje de la bandeja de entrada, se hace clic en los tres puntos verticales de la parte superior central(debajo del buscador) y selecciona Filtrar mensajes similares. Vuelve al punto 3.

Respuestas automáticas

  1. En la pantalla de inicio del correo haz clic izquierdo en la rueda dentada.      

  2. En el nuevo menú que aparece haz clic en Ver todos los ajustes.

  1. En la misma pestaña que se muestra nada más entrar al menú Ver todos los ajustes(General), bajamos hasta encontrar el apartado de Respuesta automática.

Campo/Opción

Descripción

Opciones/Ejemplos

Campo/Opción

Descripción

Opciones/Ejemplos

Respuesta automática desactivada

/

Respuesta automática activada

En esta opción puede habilitar o deshabilitar la función de respuestas automáticas.

—---

Primer día:

/

Último día

El periodo de tiempo que se quiera enviar respuestas automáticas.

10 días de respuestas automáticas:

Primer día: 15 de abril de 2023

Último día: 25 de abril de 2023

Asunto

El asunto de la respuesta automática.

Asunto: Vacaciones

Mensaje

Una breve explicación del motivo de la respuesta automática.

Mensaje: Durante X hasta el X no podré contestar los correos

Enviar respuesta solo a mis contactos

Las respuestas automáticas SÓLO se aplicarán a los contactos.

—---

Enviar respuesta solo a las personas de Universitat Jaume I

Las respuestas automáticas SÓLO se aplicarán a las personas(cuentas) de la uji, es decir, que sea del dominio @uji.es  

Ejemplo válido: personaUJI@uji.es

Ejemplo no válido: personaUJI@gmail.com