Que és una bústia compartida

Una bústia compartida en Gmail és un compte de correu electrònic accessible per múltiples usuaris, permetent a un grup gestionar i respondre correus des d'una adreça centralitzada. A més oferix els següents avantatges en utilitzar-ho en departaments.

• Gmail: Facilita la col·laboració en la gestió de correus, permet respondre ràpidament a consultes comunes i garantix que cap correu important es passe per alt.

• Google Drive: Els membres poden compartir i col·laborar en documents i arxius fàcilment, mantenint tot el contingut rellevant en un sol lloc.

• Google Calendar: Permet coordinar horaris, programar reunions i esdeveniments, i assegurar-se que tots els membres estiguen al corrent de les dates i activitats importants.

Estes ferramentes combinades milloren l'eficiència i l'organització de l'equip, promovent una comunicació i col·laboració més fluides.

Detalls de la bústia

Una bústia funciona com un punt central de connexió per a múltiples comptes de correu associades. La seua principal funció és servir com un intermediari que facilita la gestió i organització de diversos correus electrònics.

Existixen diversos avantatges d'utilitzar una bústia. Proporciona un espai d'emmagatzematge que inclou Google Drive, gestió de contactes i calendaris. Això permet als membres de la bústia utilitzar l'emmagatzematge de Google Drive, accedir als contactes associats i subscriure's al calendari per a estar al corrent d'esdeveniments relacionats. A més, oferix una capacitat d'emmagatzematge de fins a 200 GB.

Existixen dos tipus principals de bústies: la bústia compartida i la bústia individual. La bústia compartida està limitat a 25 comptes corporatius del domini @uji.es.

Per a accedir a una bústia compartida, primer s'ha d'iniciar sessió en el compte d'usuari personal UJI des de gmail.uji.es. Després, fent clic en el nom de la bústia en el menú desplegable de Gmail es pot accedir a la bústia compartida.

És important esmentar que la bústia compartida no envia còpies dels missatges rebuts, per la qual cosa és necessari revisar la safata d'entrada des del propi compte. Cal recordar que la bústia té les mateixes característiques que un correu Gmail, per la qual cosa l'administrador pot crear firmes, utilitzar plantilles i més funcionalitats que posseïx el correu

Obtindre contrasenya de les bústies als quals pertanys

1. Accedix a https://xmlrpc.uji.es/lsmSSO-83/lsmanage.php des de qualsevol navegador en el qual tingues el teu correu electrònic associat.

2. Polsa sobre: Heu oblidat la clau d'accés?

Open

3. En la següent pantalla apareixen 3 opcions, realitza clic esquerre sobre Bústies compartides de correu.

Open

4. T'apareixeran totes les bústies, amb nom i clau d'accés dels quals eres propietari.

Com accedir si eres delegat SSO

Solament els administradors de la bústia tenen permisos per a entrar a la bústia

1. Obtingues l'usuari i contrasenya en el SSO.

2. Obri una pestanya d'incògnit amb la drecera de teclat Ctrl + Mayús + n (Chrome) y obri gmail.uji.es

3. Introduïx l'usuari i contrasenya de la bústia

Característiques generals

1. Accés multiusuari: Permet que diversos usuaris accedisquen, lligen i responguen correus des d'una adreça centralitzada.

2. Col·laboració: Facilita la col·laboració i la gestió conjunta de correus, assegurant que les respostes siguen coherents i que cap missatge important es passe per alt.

3. Historial i Transparència: Tots els usuaris poden veure l'historial de correus i respostes, la qual cosa millora la transparència i la coordinació (En el cas d'accedir a la bústia com a delegat).

4. Etiquetatge i Organització: Es poden utilitzar etiquetes i filtres per a organitzar correus, assignar tasques i prioritzar respostes.

5. Compatibilitat amb Drive i Calendar: Integra amb Google Drive per a compartir i col·laborar en documents, i amb Google Calendar per a programar i gestionar esdeveniments de manera eficient.

6. Seguretat i Control d'Accés: Permet controlar qui té accés a la bústia i establir permisos adequats per a diferents nivells d'ús i administració.

Afegir membres a la bústia

Solament els administradors de la bústia tenen permisos per a afegir membres a la bústia. Ademés cal fer un SPI per notificar del ingres d'un nou membre, es necesari tindre al usuari registrat en la base de dades de la UJI

1. Accedix a la bústia.

2. Polsa sobre la roda dentada que es troba en la part superior dreta i mostra tota la configuració.

3. Clica sobre l'apartat comptes.

4. A concedir accés al teu compte, fes clic esquerre a afegeix un altre compte.

5. Introduïx l'adreça electrònica de l'usuari nombre@uji.es a afegir i polsa sobre Pas següent i envia.

Eliminar membres de la bústia

Solament els administradors de la bústia tenen permisos per a afegir membres a la bústia. Ademés cal fer un SPI per notificar la eliminació d'un membre, es necesari tindre al usuari registrat en la base de dades de la UJI

1. Accedix a la bústia.

2. Polsa sobre la roda dentada que es troba en la part superior dreta i mostra tota la configuració.

3. Clica sobre l'apartat comptes.

4. A concedir accés al teu compte, fes clic esquerre a suprimeix.

5. Apareixerà un missatge de confirmació d'eliminació per a evitar eliminacions involuntàries.

Afegir contactes

Solament els administradors de la bústia tenen permisos per a afegir contactes a la bústia

1. Des del compte de la bústia accedix a contactes.

2. Polsa sobre la roda dentada que es troba en la part superior dreta.

3. Clica en accés delegat.

4. Ara selecciona convida a un delegat.

5. Afig tants usuaris com desitges i polsa sobre enviar per a finalitzar.

Afegir membres a Drive

Solament els administradors de la bústia tenen permisos per a compartir carpetes de Drive.

1. Accedix a drive.

2. En la meua unitat crea la carpeta Drive_buzon@uji.es.

3. Realitza clic dret sobre la carpeta i compartir o polsa sobre els tres punts de la part dreta.

4. Afig tots els usuaris amb els quals desitges compartir la carpeta. Recorda, si tenen permisos d'Editor, pot editar i copiar els arxius, si es desitja que solament puga accedir per a veure els documents, canvia el permís a lector.

5. En polsar sobre Envia, tots els usuaris amb els quals ha sigut compartida la carpeta rebran un missatge al seu correu amb un enllaç d'accés a la carpeta.

Compartir calendari de la bústia

Solament els administradors de la bústia tenen permisos per a compartir el calendari.

1. Ingressa a la bústia que desitges compartir el calendari.

2. Clicar sobre els 3 punts del calendari de la bústia en la part inferior esquerra.

3. Dirigeix-te a Configuració i compartició.

4. Polsa sobre comparteix amb persones o grups concrets.

5. En la secció compartir amb persones o grups específics polsa sobre Afegir persones i grups.

6. En polsar sobre afegir persones i grup, introduïx els correus amb els quals vols compartir el calendari.

7. Canvia els permisos a les característiques dels permisos de l'usuari i polsa a Envia. Es recomana seleccionar l'opció Fer canvis i gestionar la compartició