Que és una llista

Les llistes de distribució permeten enviar missatges a múltiples usuaris de manera simultània. Quan s'envia un missatge a una llista, arriba als comptes de correu electrònic de totes les persones que formen part. Per tant, no tenen una safata d'entrada pròpia.

Les llistes són gestionades, de manera manual, per un responsable o moderador. Podeu sol·licitar una a través del formulari SPI Sol·licitud de llista de distribució de correu. Recordeu que si no especificau en la petició qui és el propietari de la llista, el sistema identificarà al sol·licitant com a responsable. Encara que el propietari és el responsable de la gestió de la llista, es poden delegar les diferents gestions mitjançant formularis CAU / SPI

L'ús de llistes cobra rellevància quan coneixes els límits dels correus massius amb Gmail. Si en algun moment necessites fer un enviament massiu de correus has de saber que Gmail té límits d'enviament. Una vegada abastos el límit d'enviament, la plataforma t'avisarà que NO pots enviar més missatges i et bloquejarà l'enviament de correus per 24 hores, no la recepció dels correus.

Per què ocorre açò? La resposta és simple. Google pot arribar a considerar que esteu realitzant enviaments considerats spam o missatges no desitjats. Per aquest motiu, es recomana utilitzar llistes de distribució per a enviaments superiors a 100 destinataris.

Rols

Cada usuari en la llista de correus té un rol específic. Segons el rol que tingues, podràs fer diferents tasques en la gestió i administració de les llistes de correu electrònic. A continuació s'expliquen els tres rols: propietari, moderador i membre.

Per a veure totes les llistes en les quals participes i el rol que tens, fes clic ací

Propietari

El propietari d'una llista pot gestionar els membres i la configuració de la llista. És l'única persona que pot usar el panell e-ujier per a configurar-la.

Moderador

Els moderadors poden gestionar la moderació d´els missatges, activar les respostes automàtiques, permetre missatges de l'autor o informar de contingut brossa. Recordeu que podeu demanar ser moderadors d'una llista a través del formulari SPI Petició de moderació de llistes de correu. Quan accediu a l'aplicació e-ujier, veureu de quines llistes sou moderador. Si feu clic sobre una d'elles, es desplegaran totes les seues característiques, encara que no podreu editar-le

Miembro

Els membres podeu saber de quines llistes de correu sou integrants. Cerca les llistes en les quals participes, punxa sobre la icona  i es despleguen totes les llistes a les quals esteu subscrits. Recordeu que no podeu donar-vos de baixa de cap llista automàtica, ja que s'actualitzen cada nit a partir de la base de dades de l'UJI. 

Configuració

La configuració de la llista servix per a determinar el que poden i no poden fer els diferents membres de la llista, segons el rol que posseïsquen. S'ha de configurar qui pot enviar a la llista, els missatges a moderar, la moderació del correu brossa i qui pot respondre a la llista.

Configura la llista quan la crees des d'un SPI.

Les opcions de configuració de la llista mitjançant el panell e-ujier i el SPI són les mateixes, només que des del panell e-ujier el propietari ha de fer els canvis manualment i quan realitzes un SPI de creació, els tècnics configuren la llista per vosté.

Recordeu que les següents opcions de configuració no es permeten seleccionar.

1. Opció: Qui pot enviar a la llista → Els membres amb l'opció: Missatges a moderar → Els enviats per no membres

2. Opció: Qui pot enviar a la llista → els administradors amb l'opció: Missatges a moderar → Els enviats per no membres

3. Opció: Qui pot enviar a la llista - ningú amb l'opció: Missatges a moderar → Tots i l’opció els enviats per no membres

Si selecciones les opcions anteriors la llista no se sincronitzarà de manera correcta.

Quan accediu a la sol·licitud de creació de llista, us apareixerà la següent finestra mostrada en la imatge de baix.

Open

Abans de continuar amb la configuració inicial, és necessari completar les seccions de Sol·licitud de llista de distribució de correu i Dades de la llista amb les dades correctes i la informació de la llista que desitges crear, com el nom i la descripció de la llista.

Qui pot enviar a la llista

La llista es pot configurar de tal mode que solament puguen enviar missatges a la llista depenent del rol que tinguen els membres

• Ningú: Solament poden enviar missatges a la llista els propietaris

• Membres: Poden enviar a la llista membres, administradors i propietaris

• Administradors: Poden enviar a la llista administradors i propietaris.

• Tota l'UJI: Qualsevol persona pertanyent a la UJI pot fer publicacions en la llista

• Tots: Qualsevol usuari pot fer publicacions en la llista

Open

Missatges a moderar

La llista es pot configurar de tal mode que els missatges a moderar depenguen del rol dels remitents.

Moderació del correu brossa (SPAM)

Qui pot respondre a la llista

Tria qui rebrà les respostes en respondre a la llista.

Cambia la configuració de la llista des de el Panell e-ujier

Una vegada està creada la llista, el propietari pot canviar en qualsevol moment qui pot enviar missatges a la llista (segons el rol del membre), que fer amb els missatges que arriben a la llista (si eliminar-los, moderar-los o permetre'ls), qui pot respondre als missatges de la llista (els administradors, l'enviador, la llista o el propietari.

Tots els canvis realitzats, es veuran reflectits en la llista en menys de 24h. Si els canvis no es produïxen en 24h realitzar un CAU.

1. Accedix a la llista en https://e-ujier.uji.es/pls/www/!uji_google.control_listas.admin

2. Introduïx el nom de la llista sense @uji.es en el cercador.

3. Punxa sobre la icona  per a desplegar el panell de configuració, com es mostra en la següent imatge.

Dades generals

Títol: nom de la llista que correspon a les inicials o l'acrònim del servici o unitat a qui representa. Feix doble clic sobre el nom, introduïx el nou titule i polsa sobre Guarda.

Descripció: breu descripció del servici, departament o unitat relacionada amb la llista. Feix doble clic sobre el nom, introduïx la nova descripció i polsa sobre Guarda..

Adreça: No es pot modificar.

Qui pot enviar: indica quines persones estan autoritzades a enviar missatges des d'esta llista, ja siguen integrants ja siguen persones externes. Fes doble clic sobre el nom i selecciona l'opció que vulgues.

Missatges a moderar: informa si hi ha algú que haja de moderar els missatges d'usuaris externs. Fes doble clic sobre el nom i selecciona l'opció que vulgues.

Correu brossa Moderar: indica si està permés o no moderar el correu fem. Fes doble clic sobre el nom. i selecciona l'opció que vulgues.

Respondre a la llista: Tria qui rebrà les respostes en respondre a la llista. Solament el propietari de la llista pot modificar el camp fent doble clic sobre el nom.

Llengua: mostra l'idioma de configuració de la llista, és a dir, l'idioma amb què es presenta la interfície. Solament el propietari de la llista pot modificar el camp fent doble clic sobre el nom.

Fitxers: des d'ací podeu pujar un fitxer de text amb els noms dels usuaris que voleu agregar a la llista de membres. 

Propietaris: mostra el nom de la persona que és propietària de la llista. 

Membres manuals: en este espai, a més de consultar el nom dels membres manuals, podeu agregar o eliminar usuaris. Per a agregar usuaris teniu dos possibilitats:  

• Afegir directament el nom de l'usuari. 

• A través d'un fitxer de text.

Creació de la llista

1. Accedix al formulari SPI de sol·licitud de llista de distribució de correu.

2. Emplena els camps de la petició, dirigeix-te a configuració formulari de sol·licitud SPI per a obtindre mes informació sobre els camps a emplenar.

3. Una vegada has completat els camps, polsa sobre la fletxa en la part inferior dreta

   1. Existix la següent opció pensada per a agregar molts usuaris a una llista de colp.

5. Polsa sobre la icona del sobre per a enviar la petició .

Gestió de la llista.

Com sol·licitar afegir o eliminar membres

Per a sol·licitar afegir o eliminar membres d'una llista, has de seguir estos passos:

1. Envia una sol·licitud al propietari o moderador de la llista, especificant els detalls dels membres a afegir o eliminar.

2. Proporciona les adreces de correu dels membres que desitges gestionar.

3. El propietari o moderador actualitzarà la llista manualment a través del panell e-ujier o mitjançant un CAU / SPI

Afegir membres des d'un SPI / CAU

Solament els usuaris amb rol de propietari o moderador poden sol·licitar mitjançant SPI / CAU l'addició de nous membres. Tots els canvis aplicats es veuran reflectits en la llista passades les 24h.

Afegir membres des del panell e-ujier

Solament els usuaris amb rol de propietari poden modificar la llista des del panell e-ujier. Tots els canvis aplicats es veuran reflectits en la llista passades les 24h.

1. Accedix a la llista en https://e-ujier.uji.es/pls/www/!uji_google.control_listas.admin

2. Introduïx el nom de la llista sense @uji.es en el cercador.

3. En la part inferior de la pàgina, cerca l'apartat Membres manuals, Afig el membre amb @uji.es i polsa sobre Ok.

4. Pots canviar el rol del membre, fent doble clic sobre l'es mostrarà un desplegable amb les opcions de la següent imatge. Selecciona el rol que vulgues donar-li al membre.

Eliminar membres mitjançant SPI / CAU

Solament els usuaris amb rol de propietari o moderador poden realitzar esta acció. Sol·licitar mitjançant SPI / CAU l'eliminació dels membres. Tots els canvis aplicats es veuran reflectits en la llista passades les 24h.

Eliminar membres de la llista manual

Solament els Propietaris de la llista poden modificar la llista des del panell e-ujier. Tots els canvis aplicats es veuran reflectits en la llista passades les 24h.

1. Accedix a la llista en https://e-ujier.uji.es/pls/www/!uji_google.control_listas.admin

2. Introduïx el nom de la llista sense @uji.es en el cercador.

3. En la part inferior de la pàgina apareixen tots els membres, polsa sobre per a eliminar al membre.

Activa les respostes automàtiques

A continuació indicarem els passos per a poder configurar respostes automàtiques per a les llistes.

Les respostes automàtiques són una opció que permeten les llistes, per a manar una resposta predefinida a l'usuari que contacte amb la llista. Se solen utilitzar per a períodes vacacionals on s'activa perquè els usuaris estiguen informats de l'absència del personal o servici UJI.

Per a poder realitzar està acció l'usuari ha de ser Administrador/ Propietari de la llista, i estar connectat amb este compte en un navegador.

Recomanem l'ús de finestres d'incògnit per a evitar problemes amb diferents comptes oberts en un mateix navegador.

1. Usa la següent URL , en una pestanya nova :

https://groups.google.com/a/uji.es/g/tugrupo/settings

Substituint “tugrupo” pel nom del teu grup/llista (sense el @uji.es).

2. En la part esquerra. En el menú. Selecciona “Opcions de Correu”

3. Baixa un poc fins a trobar la secció de Respostes automàtiques.

4. A continuació les diferents opcions que apareixen i una breu explicació d'estes.

Configuració URL grups

Per a poder realitzar està acció l'usuari ha de ser Administrador/ Propietari de la llista, i estar connectat amb este compte en un navegador. 

Per a un control més fluid i senzill dels teus grups és recomanable usar la navegació per URL / enllaç en comptes d'usar la interfície.

Per al seu ús és necessari únicament canviar el nom del grup que vols visualitzar o modificar. Per exemple per a anar a les converses del grup només s'haurà de canviar tugrupo pel nom del teu grup de l'enllaç.

https://groups.google.com/a/uji.es/g/tugrupo

Per a navegar entre els diversos apartats que hi ha(persones, configuració, membres…), se li afig el nom(en anglés) de l'apartat al qual es vulga accedir, és a dir, per a veure els membres del grup es fa d'esta manera.

https://groups.google.com/a/uji.es/g/tugrupo/members

Ací està tot el llistat de les diferents seccions que disposa Google Grups.

Mostra les llistes en les quals participe i els permisos que tinc.

Cerca totes les llistes en les quals participes.

1. Accedix al següent enllaç amb el teu compte UJI.

2. Introduïx en el cercador el nom del teu compte UJI i polsa en Ok.

Informa contingut BROSSA i exclou a l'autor del missatge

Per a poder realitzar està acció l'usuari ha de ser Administrador/ Propietari / Moderador de la llista, i estar connectat amb este compte en un navegador. 

1. Accedix a Pendent en Converses, en la part inferior esquerra o dirigeix-te al següent enllaç https://groups.google.com/a/uji.es/g/tugrupo/pending-messages

2. Des del panell selecciona el missatge que desitges marcar com brossa i expulsar a l'autor del missatge.

3. Polsa sobre la icona que es troba en la part superior dreta.

4. Polsa sobre D’acord per a confirmar els canvis.

Moderar missatges

Per a poder realitzar està acció l'usuari ha de ser Administrador/ Propietari / Moderador de la llista, i estar connectat amb este compte en un navegador. 

1. Accedix a Pendent en Converses, en la part inferior esquerra o dirigeix-te al següent enllace https://groups.google.com/a/uji.es/g/tugrupo/pending-messages

2. Des del panell es poden revisar els missatges, aplicar canvis i acceptar o rebutjar el missatge en la part dreta.

Permetre missatges de l'autor.

Per a poder realitzar està acció l'usuari ha de ser Administrador/ Propietari / Moderador de la llista, i estar connectat amb este compte en un navegador. 

En permetre missatges de l'autor, tots els missatges enviats per l'autor autoritzat, no seran moderats i seran enviats directament al grup i els seus membres.

1. Accedix a Pendent en Converses, en la part inferior esquerra o dirigeix-te al següent enllace https://groups.google.com/a/uji.es/g/tugrupo/pending-messages

2. Des del panell selecciona el missatge que desitges aprovar i permetre sempre els missatges de l'autor.

3. Polsa sobre la icona que es troba en la part superior dreta.

4. Polsa sobre D’acord per a confirmar els canvis.