G Suite Apps-UJI

G Suite for Education, anteriormente Google Apps for Education (Gapps UJI), es un conjunto de aplicaciones que nos permite organizar de forma sencilla todo nuestro trabajo, y la comunicación entre los distintos trabajadores con diversas herramientas para la gestión del correo electrónico, mensajería instantánea, planificación de reuniones y tareas, generación de documentos hojas de cálculo, etc.

El acceso a las aplicaciones se realiza con las credenciales (usuario/clave) de la cuenta corporativa de la Universitat Jaume I, pasando necesariamente por el Single sign-on (SSO) corporativo (sso.uji.es). Además, también se pueden usar los mecanismos de seguridad que Google ha implantado.

Aplicaciones disponibles para la comunidad universitaria

Aplicaciones de las G Suite activadas para la comunidad UJI pero fuera de soporte

• Actividad Web y Aplicaciones

• Alertas Google

• Blogger

• Búsqueda personalizada Google

• Google Analytics

• Google Bookmarks

• Google Earth

• Google Fotos

• Google Mapsals espais

• Google Play

• Google Search Console

• Google Takeout

• Historial ubicaciones

• Partner Dash

• Perfiles académicos

• Youtube

• Drive (App local) – FileStream

• Privacidad y condiciones (General)

• Condiciones de servicio de Chrome Web Store

• Condiciones del servicio de CSE

• Condiciones de servicio online de AdSense

• Términos de servicio de Google Cloud Platform

• Condiciones de servicio adicionales de Google Maps / Google Earth

• Condiciones de servicio de Google Play

Forms

Crear formularios

1. Abre Gmail.

2. Clic en el icono de Aplicaciones de Google en la parte superior derecha. 

3. Clic en Formulario.

Open

4. Se puede crear un Formulario a partir de una plantilla(de google o UJI) o crear uno desde cero.

Open

5. Dentro del Formulario, dispone de las siguientes opciones:

Respuestas

1. Accedemos al formulario deseado desde formularios.

2. En la pestaña de Respuestas se podrá visualizar las estadísticas de las respuestas(si las hay).

Configuración

1. Accedemos al formulario deseado.

2. En la pestaña de Configuración dispondremos de los diferentes ajustes.

Meet

Funciones Generales

A continuación una breve explicación del interfaz de Google Meet. Donde se indicarán la funcionalidad de los distintos iconos así como del funcionamiento básico de la interfaz principal y otros aspectos.

1. Accede a la reunión creada.

2. Todas estas funciones se pueden encontrar en la parte inferior central y derecha.

Cada opción hace lo siguiente:

Control de anfitrión

En este manual se explicarán las funciones que dispone un anfitrión en Google Meet. Estas herramientas están enfocadas para una mejor gestión de las reuniones y tomar medidas según el tipo de estas, como en el caso de hacer una conferencia con una gran cantidad de personas es deseable evitar que se moleste con mensajes, reacciones, micrófonos… Para poder acceder a los Controles del anfitrión, como dice el propio nombre, es necesario ser el anfitrión de la reunión(meet), es decir, ser quien ha creado la reunión o un anfitrión te haya convertido en uno.

1. Accede a la reunión creada.

2. En la parte inferior derecha haz clic izquierdo en el icono  (si no eres el anfitrión no te aparecerá).

3. Aparecerá un menú con diversas opciones:

Photos

Copia de seguridad

1. Accede a tu cuenta.

2. En la parte superior derecha, pulsa sobre la matriz de puntos.

3. Selecciona la aplicación Fotos.

4. Una vez has accedido a Fotos, abre la rueda dentada en la parte superior derecha.

5. Aparecen multitud de opciones, baja hasta encontrar Exportar datos, pulsa sobre Crear una copia de seguridad.

6. Aparecerá la siguiente imagen, pulsa sobre continuar.

7. Selecciona las opciones que desees.

8. Pulsa sobre Crear una exportación y empieza el proceso de exportación.

9. Cuando esté creada la copia de los datos de Google Fotos, recibirás un email con las carpetas de descarga si has elegido la opción por enlace de descarga o tendrás los archivos en Drive / Dropbox ..

En caso de no recibir ninguna notificación, revise la Gestión de exportación para comprobar si ya ha finalizado el proceso. https://takeout.google.com

Contactos

Añadir o quitar contactos grupo

1. Abrimos los Contactos de google.

2. Seleccionamos un contacto o varios.

3. En la parte superior, haz clic en Administrar etiquetas y la añades en la etiqueta deseada (o creas una nueva).

4. Clic en Aplicar.

5. Para quitar del grupo, repite el proceso hasta el paso tres, entonces desmarcar el tic azul y clic en Aplicar.

Combinar contactos duplicados

1. Abrimos los Contactos de Google.

2. Clic en la parte superior izquierda Combinaciones y soluciones, (si NO le aparece el menú es posible que esté cerrado, clic en la esquina superior izquierda las tres líneas verticales).

3. Si no le aparece nada, quiere decir que no tiene ningún contacto que pueda combinar. En caso de tenerlos:

4. Para aceptar una o varias sugerencias de contactos duplicados, haz clic en Combinar.

5. Para aceptar todas las sugerencias de contactos duplicados, haz clic en Combinar todo.

4. Aun así si quiere combinar  dos contactos manualmente, desde el propio apartado de Contactos puede combinarlos seleccionando dos o más contactos (clic en su icono/foto de perfil) y finalmente clic enpara combinar.

Crear contactos

1. Abre Gmail.

2. Clic en el icono de Aplicaciones de Google en la parte superior derecha          .

3. Clic en Contactos

4. En la parte superior izquierda clic en Crear contacto y clic en Crear un contacto o Crear varios contactos.

5. Añadir los datos del contacto y Guardar.

Crear grupo de contactos

1. Abrimos los Contactos de google.

2. En la sección “Etiquetas” de la izquierda, clic en Crear etiqueta.

3. Introduce un nombre y haz clic en Guardar.

Deshacer cambios

Si no han transcurrido los 30 días tras la eliminación de los contactos, se podrá deshacer los cambios de la siguiente manera.

1. Abrimos los Contactos de google.

2. En la parte superior derecha, clic en el icono de engranaje         

3. Clic en Deshacer cambios.

4. Elige el estado que se quiera restaurar.

5. Clic en Deshacer.

Editar contactos

1. Abrimos los Contactos de google.

2. Poner el cursor encima del contacto y hacer clic sobre el icono del lápiz que se encuentra en la parte derecha.

3. Modifica la información.

4. Clic en guardar.

Editar o eliminar grupo

1. Abrimos los Contactos de google.

2. En la sección “Etiquetas” de la izquierda, pon el cursor encima del grupo que quieras editar o eliminar.

Eliminar contactos

1. Abrimos los Contactos de google.

2. Seleccionamos uno o varios contactos a borrar.

3. Elimina los contactos. Tus contactos se eliminarán definitivamente transcurridos 30 días.

   1. Para eliminar un contacto definitivamente a mano, ve a Papelera(lateral izquierdo inferior), selecciónalo y haz clic en Eliminar definitivamente.

Exportar contactos, crear copias de seguridad o restaurar contactos

Permite transferir contactos a otros servicios, proteger tus datos contra pérdidas y recuperar información eliminada accidentalmente. Aprende cómo hacerlo siguiendo este manual https://universitatjaumei.atlassian.net/wiki/spaces/MANUJI/pages/10139664428/Gesti+n+del+almacenamiento#Exportar%2C-crear-copias-de-seguridad-o-restaurar-contactos .

Importar contactos

Permite añadir contactos desde otros servicios o archivos directamente a tu cuenta de Gmail, facilitando la migración y consolidación de tus listas de contactos. Aprende cómo hacerlo siguiendo este manual https://universitatjaumei.atlassian.net/wiki/spaces/MANUJI/pages/10139664428/Gesti+n+del+almacenamiento#Importar-contactos

Otros contactos

1. Abrimos los Contactos de Google.

2. En la parte izquierda, clic en Otros contactos.

3. Para seleccionar contactos, coloca el cursor sobre sus nombres y marca las casillas que aparecen.

4. En la parte superior, clic en Más (sobre los tres punto verticales) > Eliminar > Eliminar

Recuperar contactos eliminados

Si no han transcurrido los 30 días tras la eliminación de los contactos, se podrán recuperar de la siguiente manera.

1. Abrimos los Contactos de google.

2. Accede a la Papelera.

3. Seleccionamos un contacto o varios.

4. Clic en Recuperar, parte superior derecha.

Envia mensajes a listas/grupos

1. Abre Gmail.

2. En la parte superior izquierda, clic en Redactar.

3. En el campo Para, introducir el nombre del grupo.

4. El mensaje será enviado al grupo seleccionado, y mostrado a todos los miembros de la lista (si es aprobada)

Sites

Migrar

1. Abre Gmail.

2. Clic en el icono de Aplicaciones de Google en la parte superior derecha          .

3. Clic en Sites.

4. En la parte inferior izquierda, clic en Volver a la versión clásica de Sites.

5. Una vez en la versión clásica, hay dos formas de migrar los Sites, de uno en uno o varios a la vez: 

• Un a la vez:

1. Desde el punto 5, entramos en el Site que se desea migrar(clic en el nombre del Site)

2. Clic en el engranaje(Parte superior derecha), y seleccionamos Gestionar sitio

3. En el lateral izquierdo clic en Convertir a la nueva versión de Google Sites

4. Según su preferencia puede mantener compartido el Site con los mismos usuarios, clic en Empezar.

5. Se generará un borrador para que pueda visualizarlo y editarlo antes de publicarlo, a su vez recibirá un correo para poder acceder al borrador.

6. El último paso es revisar definitivamente el Site y publicarlo.

• Varios a la vez:

1. Desde el punto 5, en la parte lateral izquierda, clic en Administrador de la versión clásica de Sites.

2. Puede seleccionar los Sites en concreto que se desea migrar pinchando en el cuadrado que está a la izquierda del nombre de cada Site, o bien, puede seleccionar todos pinchando en el cuadrado que está a la izquierda de la columna Nombre

3. Una vez decidido los Sites que se desea migrar, en la parte central, clic en Convertir.

4. Finalmente deberá confirmar si se quiere mantener las opciones de compartir y hacer clic en Convertir.

Crear

1. Abre Gmail.

2. Clic en el icono de Aplicaciones de Google en la parte superior derecha          .

3. Clic en Sites.

4. Se puede crear un Site a partir de una plantilla o crear uno desde cero.

5. Dentro del Site, dispone de las siguientes opciones:

Configurar Site

1. Accedemos al Site deseado.

2. En el icono del engranaje (Configuración) dispondremos de los diferentes ajustes.

Inicia sesión a thunderbird con tu cuenta UJI

1. Abre la aplicación de escritorio Thunderbird.

2. Introduce tu dirección de correo y contraseña UJI.

3. Selecciona la Configuración IMAP y pulsa sobre Hecho.

4. Se abre una pestaña de inicio de sesión con Google, introduce el nombre de tu cuenta y pulsa sobre Siguiente.

5. Introduce el usuario y contraseña de la cuenta UJI y pulsa sobre continuar

6. Permite a Mozilla Thunderbird Email acceder a Gmail, contactos y calendar pulsando en “Permet”

7. Se abre la pantalla de Thunderbird, pulsa sobre Finalizar para terminar con el proceso.

8. Se muestra la bandeja de entrada de thunderbird con las características de tu cuenta gmail (correos, etiquetas…).