Registre Electrònic
- Bárbara Villuendas (Unlicensed)
Què és Registre Electrònic?
És una aplicació informàtica pensada per a presentar una sol·licitud, de forma telemàtica, a qualsevol servei, òrgan o unitat administrativa de la Universitat Jaume I (UJI) de Castelló, sempre que no tinga un procediment electrònic establert per a la seua tramitació. Això vol dir que, a través d'aquest registre, es poden fer tots aquells tràmits que no tinguen un procediment determinat. Es pot comprovar si té un formulari específic de tramitació a través del Catàleg de procediments.
Segons el Reglament d'administració electrònica de la Universitat Jaume I, el Registre Electrònic està habilitat per a rebre qualsevol sol·licitud, escrit i comunicació que es presenten davant l'UJI i per a remetre tots els que expedeix la universitat relatius a procediments electrònics.
A més, a través d'aquesta mateixa eina informàtica també es poden enviar factures electròniques a l'UJI. És el mateix procediment que preveu l'aplicació Punt únic d'entrada de factures.
Accés a l'aplicació
L'aplicació es troba a la plataforma d'informació i gestió en línia IGLU > Carpeta d'expedients electrònics > Registre General > Registre electrònic.
Podeu accedir-hi a través del següent enllaç http://ujiapps.uji.es/reg/ o a partir de la pàgina d'inici de l'UJI www.uji.es des de la Seu Electrònica.
També heu de tenir present que podeu arribar-hi derivats des del Tauler d'Anuncis Oficials (TAO) o el Catàleg de procediments.
Qui pot utilitzar Registre Electrònic?
Aquesta eina pot ser útil per a qualsevol persona, siga o no siga membre de la comunitat universitària, que necessite fer una sol·licitud telemàtica a un dels serveis o unitats administratives de l'UJI. Per accedir-hi, però, cal que us autentifiqueu amb el nom d'usuari i clau d'accés. Si no en teniu, haureu de crear un compte de l'UJI.
La pàgina d'inici de Registre Electrònic
Quan accediu a l'aplicació, la primera pantalla que apareix és com la següent:
Com podeu observar en la imatge superior, la pàgina d'inici mostra dos botons diferents:
Anar al registre: permet accedir directament al Registre Electrònic per presentar sol·licituds, escrits i comunicacions a l'UJI, que no tinguen un procediment específic establert. Per a més informació consulteu Com es fa una nova sol·licitud? Alhora, a través d'aquest enllaç podeu consultar l'històric de peticions que hàgeu tramitat i fer-ne un seguiment. Per a obtenir més informació vegeu Com es fa el seguiment d'una sol·licitud?
Enviar factura electrònica: permet trametre factures de forma telemàtica a l'UJI. Com s'ha mencionat, és el mateix procediment que preveu l'aplicació Punt únic d'entrada de factures. Podeu obtenir més informació sobre el seu funcionament al manual Punt únic d'entrada de factures.
Com es fa una nova sol·licitud?
Abans de presentar qualsevol sol·licitud o escrit, heu de comprovar, a través del Catàleg de procediments, que no existeix un formulari específic per al tràmit que voleu dur a terme. Si no n'hi ha cap podeu fer la vostra petició o comunicació a través del formulari general de Sol·licitud del Registre Electrònic que apareix, com podeu vereu en la imatge de sota, quan hi accediu a través del botó Anar al registre. També podeu arribar a aquest formulari polsant el botó Tramitar que podeu trobar a través del Catàleg de Procediments o del Tauler d'Anuncis Oficials (TAO). Per a obtenir més informació sobre aquestes dos aplicacions vegeu els manuals de Catàleg de procediments i Tauler d'Anuncis Oficials.
Per fer una nova sol·licitud cal que indiqueu les següents dades:
Nom i cognoms: l'aplicació posa, per defecte, el nom i cognoms de l'usuari amb el qual us heu identificat per accedir-hi. Aquest camp no el podeu modificar.
DNI: com en el camp anterior també el fica, automàticament el sistema, i no es pot canviar.
Domicili, Localitat, Codi postal, Adreça electrònica, Telèfon i FAX: l'aplicació emplena aquestes dades segons la informació vostra que li consta a l'UJI. Però, les podeu modificar.
Opcions de representació: a través de la icona
podeu desplegar i mostrar les opcions de representació. Aquests camps només els heu d'emplenar en cas que presenteu una sol·licitud, escrit o comunicació en representació d'una altra persona física o jurídica. En cas que siga una Persona física cal que apunteu el seu DNI i Nom i cognoms i si es tracta d'una Persona Jurídica, escriviu el CIF, el nom de l'Empresa, entitat o òrgan i el Càrrec.
EXPOSE: com en qualsevol instància, en aquest espai, argumenteu i raoneu els motius que justifiquen la vostra sol·licitud. Com a màxim podeu utilitzar 3.500 caràcters.
SOL·LICITE: aquest apartat està destinat a recollir el detall de la vostra petició. El text ha de tenir una extensió màxima de 3.500 caràcters.
Destinació: apunteu el nom del servei, unitat o òrgan de l'UJI a qui dirigiu la sol·licitud.
Adjunta un fitxer: si necessiteu agregar-ne un, només cal que polseu el botó Seleccionar arxiu i el trieu. Si preciseu afegir-ne més, podeu fer clic sobre Adjuntar un altre fitxer i, si l'heu d'esborrar, polseu la icona de la paperera
.
Autoritze la tramesa de comunicacions oficials d'aquest tipus de mitjans telemàtics: aquesta opció ve marcada per defecte per permetre que les comunicacions oficials es facen per vies electròniques.
Un cop empleneu les dades podeu polsar el botó Envia, situat a la part inferior de la pantalla. Si, per algun motiu, voleu esborrar els camps podeu prémer el botó Netejar. Heu de ser conscients que un cop premeu Envia, la vostra sol·licitud iniciarà els tràmits corresponents. Com en molts procediments de l'UJI, també rebreu un correu de notificació. Per fer-ne un seguiment heu de tenir en compte les indicacions que s'explicaran en el punt següent del manual.
Com es fa el seguiment d'una sol·licitud?
Podeu consultar l'estat en què es troba una sol·licitud que hàgeu fet al Registre Electrònic o l'històric de totes les que hàgeu tramitat. Fixeu-vos que quan hi accediu, a través del botó Anar al registre, en la part superior de la pantalla apareix la informació de l'Última sol·licitud tramitada. Es presenta de la següent manera:
Data i hora: en la part superior de la pantalla podeu consultar el dia i l'hora en què vau enviar la sol·licitud.
Estat: situació en què es troba. A més hi ha una boleta pintada d'un color o d'un altre segons l'estat:
Blanc: informa que la sol·licitud ha estat enviada i s'està generant el resguard.
Verd: indica que s'ha registrat la sol·licitud i s'ha generat el resguard corresponent.
Roig: avisa que s'ha produït un error en la sol·licitud. En aquest cas, cal que contacteu amb el Centre d'Atenció a Usuaris (CAU). En el manual Centre d'Atenció a Usuaris / CAU (usuaris) podeu trobar més informació sobre com crear una incidència al CAU.
Referència: apareix el codi de referència, un codi alfanumèric que s'assigna als documents electrònics. És un codi segur de verificació (CSV) que identifica, de manera unívoca, un document electrònic i permet comprovar i demostrar la seua autenticitat i integritat. Podeu utilitzar el Validador de documents per comprovar-ne la validesa. Per a més informació consulteu el manual de Validador de documents.
Resguard: si ja s'ha generat el resguard de la vostra sol·licitud, apareix una icona que us permet accedir i descarregar el document en format pdf en el vostre equip. Fixeu-vos que aquest document inclou el codi de resguard, també un CSV.
Document signat: hi ha procediments que requereixen la signatura electrònica. Si n'inclou, hi podeu accedir polsant a sobre de les sigles XML. Veureu que és un document amb les figures criptogràfiques que confirmen i garanteixen la seua autenticitat i integritat, confirmant que no ha patit cap alteració.
Al marge superior dret es mostra la icona del les fletxes en forma de cercle que permet refrescar i actualitzar les dades de l'última sol·licitud tramitada.
El document pdf de resguard es mostra de la següent manera:
Com podeu observar en la imatge de dalt, podeu consultar el detall de la vostra sol·licitud telemàtica i inclou:
Dades del Registre General: en un requadre, en la part dreta del document, s'indica el dia i hora d'entrada, el número d'entrada (un número seqüencial que, per llei, s'atorga a cada sol·licitud, escrit o comunicació que entra al registre) i el codi de resguard segellat electrònicament per l'UJI.
Dades personals: són les que us identifiquen i que heu emplenat prèviament en la sol·licitud. Per a més informació vegeu Com es fa una nova sol·licitud?
Destinatari: servei o oficina a qui s'ha dirigit la sol·licitud de registre.
Argument i detall de la sol·licitud. En un paràgraf, encapçalat pel títol EXPOSE, es recullen els motius que vau esgrimir per presentar la instància i en un altre, encapçalat per SOL·LICITE, es mostra el detall de la vostra petició.
Adjunts: relació de fitxers i arxius que s'han adjuntat en la sol·licitud. Fixeu-vos que just sota del document apareix el hash que és un codi matemàtic que identifica un arxiu i permet validar que conté el contingut original. Hi ha eines en línia disponibles per poder comprovar el hash dels documents i així confirmar que és el mateix del document aportat en la sol·licitud.
Signatura electrònica: a peu de pàgina trobeu la signatura digital, el segell de temps (stamptemps) que certifica el dia i hora en què s'ha fet la signatura i el CSV associat perquè pugueu confirmar la seua validesa.
A través d'aquesta pàgina, també podeu consultar l'històric de totes les vostres tramitacions fent clic sobre Totes les sol·licituds, com podeu veure enquadrat en roig en la imatge de sota.
Aleshores, accedireu al Llistat de sol·licituds genèriques amb totes les que hàgeu tramitat al Registre Electrònic. Si el llistat és molt ampli, veureu que apareixen diverses pàgines i que hi heu de navegar a través dels botons situats en la part de sota de la taula, com podeu observar en la següent imatge.
En aquest llistat podeu consultar les següents dades de cadascuna de les vostres sol·licituds:
Data: dia i hora en què la vau tramitar.
Referència: codi de referència que identifica i certifica la sol·licitud.
Estat: situació en què es troba dins del procés de tramitació. Fixeu-vos que en la primera columna, també apareix una boleta pintada de color blanc, verd o roig en funció de l'estat en què es trobe la sol·licitud, com s'ha explicat anteriorment.
Resguard: en cas que s'haja generat, podeu accedir al document pdf amb el resguard.
Document signat: permet consultar el document de la signatura digital.
Adjunts: si la sol·licitud té arxius adjunts, en la darrera columna, apareix una icona i fent clic a sobre el podeu consultar i descarregar en el vostre equip.
Resolució de dubtes
Per qualsevol dubte o consulta relativa al funcionament o desenvolupament de l'aplicació, heu de contactar amb el personal de Registre General de l'Oficina d'Informació i Registre. Podeu enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica registre@uji.es
Resolució de problemes
Davant qualsevol problema amb el funcionament de l'aplicació, us podeu posar en contacte amb el Centre d'Atenció a Usuaris (CAU) del Servei d'Informàtica de la Universitat Jaume I de Castelló. Podeu telefonar al CAU al (964 38) 7400 dins de l'horari d'atenció telefònica (de dilluns a dijous de 08.30 a 19.00h i els divendres de 09.30 a 17.00h), enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica cau@uji.es o crear una incidència a través de l'aplicació CAU. Serà atesa tan ràpidament com siga possible i amb el millor servei disponible.
Glossari
Codi de referència. Codi segur de verificació (CSV) que s'assigna a tots els documents electrònics per identificar-los i certificar-los.
Codi de resguard. Codi segur de verificació (CSV) que s'assigna al document electrònic de resguard que es genera quan es presenta una sol·licitud per tal de certificar que s'ha fet.
Codi segur de verificació (CSV). Codi format per una combinació de lletres i xifres que identifica de manera unívoca un document electrònic dins l'administració pública, i permet comprovar i demostrar l'autenticitat i la integritat de les còpies impreses del document electrònic. Un CSV es pot comprovar a través del Validador de documents.
Hash. Codi matemàtic d'una longitud fixa generat automàticament en els arxius electrònics que serveix per identificar-los. Permet comprovar que el contingut d'un fixter no ha patit cap alteració ni modificació.
Signatura digital (signatura electrònica). Informació xifrada que identifica l'autor d'un document electrònic i verifica i autentifica la seva identitat. A més, permet garantir la integritat del document signat i evitar-ne la falsificació. Podeu obtenir més informació sobre el Reglament d'administració electrònica de la Universitat Jaume I i la Política de signatura electrònica en http://www.uji.es/seu/mesinfo.
Timestamp (segell de temps). És un segell electrònic, que fa de garantia legal, i que comprova i certifica l'hora i data en què s'ha signat digitalment un document.
Validador de documents. Eina informàtica que permet comprovar l'autenticitat i integritat d'un document electrònic signat mitjançant un codi segur de verificació (CSV).
XML. Sigla que prové de l'anglès extensible markup language (llenguatge d'etiquetatge extensible). Llenguatge de marques que emmagatzema de manera estructurada la informació. Permet crear formats d'informació i compartir dades entre ordinadors. S'utilitza generalment en la programació de pàgines web.
A més de conèixer el significat d'aquests conceptes també us pot ajudar el Glossari de termes clau.