Què és CRM?

Customer relationship management (CRM) és una base de dades que recull i gestiona informació de persones per a dur a terme accions concretes de l'UJI, com ara l'enviament d'informació, la captació d'usuaris o la invitació a un acte. És una aplicació pensada per a gestionar la relació dels diferents serveis de la Universitat amb clients, com ara alumnat, antic alumnat o empreses. La plataforma permet registrar aquestes persones en la base de dades recollint tota mena d'informació rellevant. Amb aquesta eina informàtica, alhora, es creen i dissenyen les campanyes per a dur a terme diferents accions, es fa el seguiment del desenvolupament i marxa d'aquestes campanyes i es gestionen diferents tipus d'. 

Accés a l'aplicació 

Podeu accedir a l'aplicació a través del següent enllaç https://ujiapps.uji.es/crm/

Qui pot utilitzar CRM?

És una aplicació que pot utilitzar el Personal d'Administració i Serveis (PAS) i el Personal Docent i Investigador (PDI) dels diferents serveis de l'UJI per a crear i gestionar una base de dades de clients o usuaris pròpia i poder utilitzar-los per a dur a terme una acció determinada.

Heu de tenir en compte que per poder-hi operar heu d'estar vinculats a un servei i, per poder treballar en campanyes, el vostre servei ha de tenir configurat, almenys, un programa. Els programes són el primer nivell de classificació i s'encarreguen de crear i gestionar les campanyes. Dins dels programes hi ha dos perfils d'usuari: 

• Administrador/a: pot crear una campanya en el programa del qual és administrador/a.  

• Usuari/ària: no pot crear campanyes però pot gestionar-les.  

Per a més informació vegeu Definir els programes.

La pàgina d'inici de CRM

Quan accediu a l'aplicació, la primera pantalla que apareix és com la següent: 

Open

Pàgina d’inici de CRM

Des del menú principal de l'aplicació podeu accedir a les següents pantalles que s'obrin en la zona de treball:

• Clients: àrea des d'on podeu agregar persones a la base de dades de l'aplicació o consultar la fitxa personal de cada client. Vegeu Com s'afegeixen clients a la base de dades? per a més informació. 

• Seguiment de Campanyes: des d'aquest apartat podeu incloure persones a una campanya o fer seguiments. Per a més informació vegeu Com s'afegeixen clients a una campanya? i Com es fa el seguiment d'una campanya? 

• Enviaments: en aquest apartat podeu consultar tots els enviaments que s'han realitzat des de l'aplicació i podeu generar-ne de nous. Per a més informació vegeu Com es gestionen els enviaments? 

• Llistats predefinits: ací podeu consultar els llistats, per exemple, d'enviaments fallits. Per a més informació aneu a Com s'obtenen els llistats de dades predefinits? 

• Gestió de Programes: des d'aquest apartat podeu agregar programes dins d'un servei per a poder crear i gestionar campanyes dins de CRM. Podeu obtenir més informació en Definir els programes. 

• Gestió de Campanyes: espai des d'on es generen les campanyes i des d'on es defineixen les seves característiques, com ara els estats dels clients, les fases de la campanya, els formularis, els missatges o correus postals vinculats als estats i les notificacions d'administració. Des d'ací també es pot associar la campanya a uns ítems, establir relacions amb altres campanyes i crear un acte vinculat a la campanya. Per a obtenir més informació consulteu Com es crea i es configura una campanya? 

• Gestió d’enviaments: pantalla des d’on es creen plantilles per als enviaments, com ara capçaleres o peus de firma. Per a més informació consulteu Definir plantilles dels enviaments.

• Gestió de Rebuts: en aquesta pantalla podeu especificar les tarifes que podreu aplicar en una campanya. Consulteu Definir les tarifes d'una campanya per a obtenir més informació. 

• Gestió estudis: espai destinat tant per a consultar les classificacions d'estudis de l'UJI com per a agregar estudis externs. Podeu ampliar la informació en Definir els estudis de fora de l'UJI.

• Gestió de Subscriptors: zona des d'on es defineixen els ítems de l'aplicació. Són els elements que podeu utilitzar per definir enviaments relacionats amb aquests temes o per als camps d'un formulari. Podeu obtenir més informació en Definir els ítems.

• Altres gestions: pantalla des d'on es poden definir alguns paràmetres i característiques de l'aplicació com són les etiquetes, els tipus de dades, els textos que es mostraran en els formularis sobre la llei de protecció de dades, els tipus de vinculacions entre clients i els tipus de seguiment d'una campanya. Per a més informació vegeu Com es configura l'aplicació? 

Per a obtenir més informació sobre el Maneig de la pàgina d'inici consulteu el document Elements comuns de les aplicacions.

A continuació, en els següents punts del manual, s'expliquen amb detall les accions i tasques que podeu fer en l'aplicació.

Com es configura l'aplicació?

Definir els programes

Dins de cada servei podeu crear programes i afegir-hi usuaris perquè generen i gestionen campanyes. Com s'ha mencionat, és un nivell de classificació dins de la gestió de les campanyes. Heu de tenir en compte que si només voleu treballar amb bases de dades de persones i fer enviaments, no necessitareu tenir definit cap programa. Per a crear un nou programa heu d'anar a la pantalla de Gestió de programes des del menú principal de l'aplicació i polsar Afegir. Aleshores heu d'indicar obligatòriament el Nom (ho podeu fer en valencià, castellà i anglés perquè es mostre en un idioma o altre en funció de la configuració que tinga l'usuari del navegador), indicar la Plantilla web (adreça d’un directori que s’utilitzarà com a base per a les plantilles web dels formularis), seleccionar el Servei al qual voleu que pertanga el programa i, per últim, prémer Actualitzar. Si desitgeu més informació sobre Què és un camp obligatori? consulteu el document Elements comuns de les aplicacions.

Open

Afegir programa

Un cop creat el programa, en la part de sota, en la pestanya Persones heu d'agregar els seus integrants, és a dir, els usuaris que hi podran operar. Polseu Afegir i, en la finestra que s'obri, cerqueu la persona que voleu introduir i polseu Guardar. Aleshores fent doble clic sobre la persona que acabeu d'incloure podeu canviar el seu perfil:  

• Administrador/a (ADMIN): per als usuaris que puguen crear campanyes.

• Usuari/ària (USER): per als que poden treballar en la campanya però no tenen permís per crear-ne de noves.

En aquesta part de l'aplicació, en la pestanya Cursos, també podeu especificar quins cursos voleu que es mostren en la fitxa del client. CRM es vincula amb l'aplicació de Cursos de formació no reglada per a recollir i registrar les dades sobre els cursos que ha realitzat cada persona. Per a més informació consulteu el manual de funcionament de Cursos de formació no reglada - Professorat. En aquesta pantalla heu de fer clic en Afegir i, seguidament, seleccionar el tipus de curs que voleu que conste en la fitxa i polsar Actualitzar. Per a més informació vegeu Accedir a la fitxa del client. 

Definir les dades extra

Les dades que consten en la fitxa del client o les que es mostren en els camps dels formularis poden ser de dos tipus: dades extra o ítems. Una dada extra sol ser un camp textual on s'ha d'escriure alguna cosa, mentre que els ítems són cadascun dels elements d'una llista tancada de dades que es desplega per triar una opció. Cadascun d'aquest tipus de dades es configuren des d'un lloc diferent de l'aplicació. Per a definir una dada extra heu d'anar a d'Altres gestions del menú principal i, un cop dins, anar a Tipus de dades. En la pantalla que s’obrir, feu clic en el botó Afegir i ompliu els camps que es despleguen en una fila, com podeu veure en la imatge de sota. Podeu modificar qualsevol dada fent doble clic a sobre o eliminar-la seleccionant-la i polsant Esborrar. 

Quan agregueu una dada extra heu d'omplir els següents camps: 

• Nom: especifiqueu el nom amb què voleu identificar la dada. 

• Tipus: heu de triar un tipus de dada. Si és, per exemple, un número, un camp de text, un binari o una adreça de correu electrònic. En cas que siga Select, amb diverses opcions tancades per a escollir, haureu d'especificar-ne els valors després de crear l'ítem. És una opció pensada, per exemple, per al sexe d'una persona (si és home o dona) o per a la sol·licitud d'un nombre màxim d'entrades per a un acte. Cal que polseu el botó Afegir ítems i, en la finestra que s’obri, fiqueu l'Etiqueta (la informació que es mostrarà en el formulari) i el Valor (la informació que guardarà el sistema) i polseu Actualitzar. 

• Ordre: per defecte cal que fiqueu 0. 

• Duplicar: indiqueu si deixeu duplicar o no aquest tipus de dada i, per tant,  que aparega més d'una línia en el camp de la dada corresponent en la fitxa del client. L'edat, per exemple, no té sentit que aparega més d'un cop, però sí pot estar duplicat el correu electrònic per a recollir diferents adreces d'una persona. 

• Modificar: en cas que no es puga duplicar la dada, concreteu si la persona podrà o no modificar-la des del formulari. 

Els tipus de dades que definiu ací podran ser utilitzats com a camps en els formularis que es presentaran als clients. Per a més informació vegeu Definir els formularis.

Definir els ítems

Per a configurar els ítems heu d'anar a la pantalla Gestió de subscriptors del menú principal de l'aplicació. Cal destacar que cada programa gestiona els seus propis ítems. Per tant, quan entreu en Gestió de subscriptors, heu de seleccionar el Programa al qual voleu incloure'n un de nou. Per a més informació consulteu Definir els programes. Com podeu observar en la imatge de sota, en un ítem, primer heu de definir els subscriptors, és a dir, els grups d'ítems (estudis UJI, per exemple), i dins de cadascun, els elements del subscriptor (seguint amb el mateix exemple, cadascun dels estudis de la Universitat). 

Per inserir un nou subscriptor heu de polsar Afegir i veureu que s'obri una finestra, com la de la imatge de sota, on heu d'omplir els següents camps i polsar Actualitzar. 

• Des de: aquest camp està pensat només perquè aparega, per defecte, el remitent que especifiqueu ací quan es fan enviaments per un ítem. Per a més informació vegeu Com es gestionen els enviaments?

• Assumpte: passa el mateix que en el camp anterior. Heu d'indicar l'assumpte del missatge si voleu que aparega, per defecte, quan es fan enviaments per un ítem. 

• Respondre a: com en els camps anteriors, podeu indicar l'adreça de correu electrònic perquè el destinatari/ària puga respondre quan feu un enviament per un ítem. 

• Signatura: passa el mateix que en els camps anteriors i només s'utilitza per a enviaments per un ítem. 

• Text: disposeu d’una caixa de text per a cadascun dels idiomes perquè es mostre en un idioma o altre en funció de la configuració que tinga la persona usuària del navegador. Cal que empleneu el Nom i, si voleu, una breu Descripció. 

Un cop creat el subscriptor o grup d'ítems, heu de definir els seus elements. Heu de tenir seleccionat en la part de dalt el subscriptor i, en l'apartat de sota d'Elements del subscriptor, prémer Afegir. A continuació, veureu que s'obri una finestra on heu d'emplenar uns camps i polsar Actualitzar. 

• Ordre: ací especifiqueu l'ordre en què voleu que aparega cada element dins del grup. 

• Visible: marqueu aquesta casella quan vulgueu que l'ítem es visualitze en el formulari que veurà el client. 

• Subscriptor: identifica automàticament el subscriptor en el qual esteu afegint elements, és a dir, al grup de la part de dalt de la pantalla.  

• Correu postal i Email: en aquests dos camps podeu especificar com voleu que es vegen en el formulari que visualitzarà el client: 

  • No actiu: heu de triar aquesta opció quan vulgueu que la casella d'aquesta dada no es mostre i, per tant, el client no puga fer res.  

  • Modificable: quan vulgueu que el client puga modificar la dada. 

  • No Modificable: quan vulgueu que el client no puga modificar-la. 

  • Modificable + Defecte: quan vulgueu que la casella d'aquesta dada aparega marcada, per defecte, però el client la puga modificar.  

  • No Modificable + Defecte: en aquest cas la casella també apareix marcada, per defecte, però el client no la pot modificar. 

• Text: com en el cas dels subscriptors, especifiqueu el Nom i, si voleu, una breu Descripció (també ho podeu escriure en valencià, castellà o anglés perquè es mostre en un idioma o altre en funció de la configuració del navegador que tinga l'usuari). 

Els ítems poden ser utilitzats, com les dades extra, en els camps dels formularis, però serveixen principalment per a fer enviaments relacionats amb uns temes determinats. Així, per exemple, un ítem del grup 'Cercles' que es denomina 'Babel' es pot definir per a enviaments d'informació del 'Cercle de Babel'. Consulteu Gestionar enviaments per a més informació. Podeu consultar tots els ítems als quals està vinculada una persona en la pestanya Subscripcions, dins de les Dades de la fitxa del client. 

Els ítems poden tenir vinculats altres ítems perquè quan aquest ítem s'afegisca a la fitxa del client, automàticament, també conste l'altre ítem vinculat (Ítem destí). Els podeu configurar en la part de sota de la pantalla.

Tant per agregar com per consultar els ítems destí, cal que polseu el botó Ítems destí. Aleshores s’obri una finestra on podeu consultar-los o afegir-ne de nous. Com podeu veure en la imatge, l’element Cercle Laboral té com a ítem destí Àmbit d’Educació i Idiomes, de manera que quan a una persona se li agrega la dada Cercle Laboral a la seva fitxa, també s'inclou la de l'Àmbit d’Educació i Idiomes. 

Si heu d’agregar un ítem, polseu Afegir i seleccioneu el Grup (subscriptor) i l'Ítem (element) i finalment feu clic sobre Afegir.

El mateix passa a la inversa. Si polseu Ítems origen, podeu consultar tots els ítems que tenen aquesta dada com a destí. Així, seguint amb l'exemple anterior, el Cercle Laboral és l'ítem destí de diverses titulacions i les dades estan vinculades en la fitxa del client. Des d’ací també podeu afegir ítems origen, seleccionant el Grup i l'Ítem.

Definir les etiquetes

Les etiquetes estan pensades per a vincular-les a un client i, així, facilitar després la seva cerca. Podeu agregar-ne des de l’opció Altres gestions del menú principal de l'aplicació. Un cop dins, heu d'anar a Etiquetes. Simplement, premeu Afegir i, en la fila que es desplega, fiqueu el Nom i polseu Actualitzar. Podeu eliminar-les a través del botó Esborrar. Heu de tenir en compte que també podeu agregar etiquetes directament des de la pestanya Etiquetes de la fitxa del client. Per a més informació vegeu Accedir a la fitxa del client. 

Definir els textos de la llei de protecció de dades

Heu de configurar el text sobre protecció de dades que es mostrarà al client en una campanya. Per a més informació consulteu Com es crea i es configura una campanya? Heu de definir els Textos LOPD dins de l’opció Altres gestions del menú principal. Polseu Afegir; a continuació, en la finestra que s'obri escriviu el Nom i el Text que vulgueu (ho podeu configurar a través de les diferents pestanyes de text en valencià, castellà i anglés perquè es mostre en un idioma o altre en funció de la configuració del navegador que tinga l'usuari) i, per últim, premeu Desar.

Definir els tipus de vincles entre clients

Dins de l’apartat Altres gestions del menú principal de l'aplicació, també podeu definir els tipus de vincles que pot tenir un client amb un altre client de l'aplicació. Està pensat sobretot per a establir les vinculacions de persones físiques amb empreses i deixar, així, constància de la persona de contacte dins d'una empresa i especificar quin càrrec ocupa, com ara el de director/a, gerent o treballador/a. Heu d'anar a Tipus vinculacions, prémer Afegir, escriure el Nom i polsar Actualitzar. Després, des de la fitxa del client, podreu agregar la vinculació que hàgeu definit. Per a més informació consulteu Accedir a la fitxa del client. 

Definir els tipus de seguiment

Perquè pugueu fer seguiments heu d'especificar-ne prèviament els tipus. Heu d'indicar, per exemple, si un tipus és una trucada telefònica, un enviament postal o un contacte personal. Des de la pestanya Altres gestions heu d'anar a Tipus de seguiments, prémer Afegir, indicar el Nom i, finalment, polsar Actualitzar. Podeu fer seguiments individuals, des de la fitxa personal de cada client, o col·lectius per a tots els integrants d'una campanya. Vegeu Com es fa el seguiment d'una campanya?, per a obtenir més informació. 

Definir les tarifes d'una campanya

Abans d'aplicar una tarifa a una campanya heu d'assegurar-vos que en el vostre servei estiga donada d'alta la línia de facturació per la qual voleu fer el cobrament. Posteriorment, des de Gestió de rebuts haureu de configurar les tarifes que podreu aplicar en una campanya. Per agregar-ne una, dins de Gestió de rebuts, heu de situar-vos en la pestanya Tipus tarifes i, seguidament, seleccionar la campanya i polsar Afegir. Aleshores heu d'indicar obligatòriament el Nom i podeu determinar els següents paràmetres: 

• Mesos caducitat: nombre de mesos de duració de la tarifa. Si hi fiqueu zero (0) la tarifa no caducarà mai i, si fiqueu 12 mesos, caducarà al cap d'un any. 

• Mesos vigència: en aquest espai poseu cada quant voleu que es cobre la tarifa (en mesos). Si hi poseu 0, només s'aplicarà un cop quan definiu la tarifa generant el corresponent rebut. Així, per exemple, la caducitat d'una tarifa podria ser de dos anys (24 mesos) però la vigència només d'un any (12 mesos), de manera que es cobraria cada any.  

• Per defecte: marqueu aquesta opció quan vulgueu que siga la tarifa que s'aplique, per defecte, a la campanya, sense tenir en compte cap altre criteri.  

• Línia de Facturació: cal que indiqueu obligatòriament la línia de facturació quan siga diferent de l’UJI.

Seguidament, en la part de sota heu d'especificar l'import de la tarifa (en euros). Cal que premeu Afegir, anoteu la Data d'inici i la Data de fi i l’Import i, per últim, polseu Actualitzar.

En aquest apartat, també disposeu de la pestanya Enviaments per tal de definir un correu vinculat a les dates d'un cobrament. 

Per agregar-ne un, heu de polsar el botó Afegir, a continuació, indicar l'Assumpte, l'adreça de correu des d'on voleu fer l'enviament (Des de), l'adreça a la qual voleu que puguen respondre (Respondre a), seleccioneu si voleu que s'envie al correu personal o a l'oficial (Enviar a) i feu clic en Actualitzar. Per escriure el contingut del missatge cal que premeu el botó Editor.

En aquest editor podeu utilitzar i incloure les següents variables:

• $[hash] Si utilitzeu aquesta etiqueta, es ficarà el hash que tinga actiu el client o en donarà d'alta un de nou i el substituirà en el correu perquè el client puga accedir a la zona privada a través del hash.

• $[nom] Ficarà automàticament el nom i cognoms del client. 

• $[correo] Posarà el correu personal del client.

• $[identificacion] DNI, CIF o passaport del client (la identificació que conste en la base de dades). 

• $[postal] Adreça postal del client. 

• $[IBAN4] Si utilitzeu aquesta fórmula, es posaran els últims quatre dígits del compte bancari associat a la campanya per la qual es realitza l'enviament.  

• $[fecha_alta, "dd/mm"] Apuntarà el dia i mes en què està registrada l'última alta en la campanya per la qual es realitza l'enviament. 

• $[fecha_cuota, "dd/mm"] Fica el dia i mes de l'última quota cobrada en la campanya per la qual es realitza l'enviament.  

• $[sexe,{Benvolgut,Benvolguda,Benvolgut/da}] Les paraules que apareixen entre {} varien en funció del sexe de la fitxa del client. Si és un home, es ficarà Benvolgut, si és una dona Benvolguda i si no consta, es ficarà la tercera opció, Benvolgut/da. 

També podeu incloure imatges a través del botó Imatges i programar l'enviament del missatge polsant Programació de l'enviament. En la finestra que s’obri, heu de prémer Afegir, escollir la Data de referència (si és Data inici rebut, Data fi rebut o Data fi tipus tarifa), ficar els Dies en què voleu programar-ho i determinar si voleu que s'envie Abans o Després de generar el rebut. Així, per exemple, si fiqueu data inici rebut i 5 dies abans, el correu s'enviarà 5 dies abans de la data de l'inici del rebut.

És important subratllar que, una volta configureu la tarifa, la podreu aplicar a cadascun dels integrants de la campanya des de la seva fitxa personal. Per a conèixer més informació vegeu Accedir a la fitxa del client.

Quan apliqueu la tarifa a un client es generarà un rebut i es registrarà en l'apartat Pagaments de la seva fitxa. En cas que el banc retorne el rebut heu d'anar a la pestanya Gestió de rebuts i, dins, a Devolucions. Ací heu de pujar el document en format xml que tramet el banc quan hi ha un rebut impagat. Cal que seleccioneu el fitxer i premeu la icona  per a pujar-lo. Automàticament es generaran tots els moviments perquè es mostre i quede constància en el sistema que el rebut està impagat. Fixeu-vos, a més, que queda registrada la data en què heu pujat el document a l'aplicació.

Definir els estudis de fora de l'UJI

Des de l’apartat Gestió d'estudis del menú principal de l'aplicació, podeu afegir quins estudis de fora de l'UJI poden tenir les persones que participen en les diferents campanyes que organitzeu. En la pestanya Estudis UJI podreu consultar el llistat de titulacions de graus, postgraus i doctorats de l'UJI i en la d'Estudis no UJI podreu agregar noves titulacions d'altres centres educatius. Només cal que polseu Afegir, indiqueu el Nom en català, castellà i anglès, seleccioneu el Tipus d'Estudi i feu clic en Actualitzar. Aquests estudis seran els que després es podran incloure en la fitxa del client. Per a més informació vegeu Accedir a la fitxa del client. 

En aquesta pantalla disposeu de dos filtres, en la part superior dreta per buscar els estudis que estiguen inclosos en l'aplicació. Podeu buscar estudis per ítems (que no tinguen ítems associats o que sí que en tinguen) o per tipus d'estudi (grau, postgrau, doctorat, elemental, mitjà o superior no universitari). És una opció útil per comprovar si hi ha algun estudi al qual no s'estan assignant ítems. Podeu ampliar la informació en Definir els ítems. 

Com s'afegeixen clients a la base de dades?

A través de la pantalla Clients podeu donar d'alta persones en l'aplicació o buscar-ne una per consultar les seves dades. Podeu agregar un client al sistema a través del botó Afegir, marcat en roig en la imatge de sota. A continuació, en la finestra que s'obri, heu d'indicar les seves dades personals. Convé subratllar que si la persona que esteu introduint ja consta a la base de dades de l'UJI, quan escriviu el seu DNI en el camp Identificació i polseu la tecla del tabulador o de l'intro, s'emplenen automàticament la resta de camps amb les dades que té registrades l'UJI. Així, a més, queda vinculada la fitxa de l'aplicació CRM amb la de l'UJI. Per tant, heu de ser conscients que, si us equivoqueu en la Identificació, no es bolcaran les dades de l'UJI. Igualment haureu d'indicar el Servei (del qual dependrà), el Tipus d'usuari (si és una persona física o empresa) i el Tipus d'identificació (si és el DNI, CIF, NIE o Passaport). En qualsevol dels casos, haureu de polsar Desar per registrar les dades en l'aplicació. 

Cercar una persona

En la pantalla Gestió de clients, com s'ha mencionat, també podeu buscar un client, polsant el botó Cercar. En la finestra que s'obri, com podeu observar en la imatge de sota, podeu ficar el seu Nom, Cognom o DNI i prémer la tecla intro o el botó Cercar. Fixeu-vos que també podeu acotar la cerca per:  

• Etiqueta: podeu escriure'n una. Podeu obtenir més informació en Definir les etiquetes.

• Tipus: indiqueu si voleu buscar una persona física o una empresa. 

• Correu electrònic: aquest filtre serveix per a buscar si té o no correu electrònic. També podeu ficar una adreça o part d'ella per buscar aquest text en el camp correu electrònic. Els camps de cerca de Correu postal i Mòbil funcionen exactament igual. 

També teniu disponibles diverses opcions avançades en què podeu buscar clients per: Campanyes, per l'Estat en què es troba el client, el Programa al qual pertany, un Grup d'ítems, un Ítem concret, un Tipus de dades o un Valor.

Veureu que en la part de sota de la pantalla es mostra el llistat de clients que coincideix amb els vostres criteris de cerca. 

Accedir a la fitxa del client

Per accedir a la fitxa d'una persona, cal que, després de cercar-la, feu doble clic a sobre.

Aleshores s’obri una finesta amb diverses pestanyes, com podeu observar en la imatge de sota. Cal destacar que la primera fa referència al servei en què esteu integrats i teniu permís (en la imatge de sota, per exemple, Servei de Comunicacions i Publicacions). Totes les subpestanyes que engloba són dades CRM de la persona, gestionades pel servei corresponent. La resta de pestanyes de primer nivell (Pagaments, Cursos, Vincles, Estudis UJI, Comptes i Fotos) fan referència a dades de l'UJI.  

Dins del vostre servei podeu accedir a les següents subpestanyes: Dades personals, Altres Dades, Estudis, Subscripcions, Vincles, Seguiments, Etiquetes, Campanyes, Enviaments, Cartes, Moviments i Fotos. 

Dades personals

En aquest apartat es presenten les dades personals dels clients. A través del camp Usuari UJI podeu vincular aquesta fitxa amb la base de dades de l'UJI. Si no ho heu fet abans, quan heu agregat la persona a l'aplicació, aquest camp apareix en blanc. Cal que hi feu clic i, en la finestra que s'obri, cerqueu l'usuari de l'UJI introduint almenys tres caràcters en el camp Expressió i polsant el botó Cerca. A continuació, l'heu de marcar i prémer Seleccionar. A partir d'aquest moment la fitxa d'aquesta persona estarà vinculada a la base de dades de l'UJI, tot i que cal remarcar que mai una dada de l'aplicació CRM canviarà o modificarà la base de dades de l'UJI. Ara per ara, només hi ha dos tipus de dades CRM que sí que se sincronitzen i es bolquen a la base de dades l'UJI: els vincles amb l'UJI que es generen automàticament en funció dels estats que poden tenir les persones en una campanya i la fotografia CRM. 

Cal que tingueu present que el camp del Correu oficial també s'emplenarà automàticament quan la fitxa estiga vinculada amb l'Usuari UJI i que és un camp que no podreu modificar manualment. Només podreu introduir manualment el del Correu personal. Fixeu-vos que just al costat apareix un camp que, per defecte, indica que el correu personal és Valid. Manualment podeu especificar que és No valid o està Pendent de comprovar si és o no correcte. 

A més, si voleu que la persona tinga accés a una zona de gestió privada per poder consultar i modificar les dades de la seva fitxa heu de marcar el camp Fitxa zona privada, emmarcat en roig en la imatge de sota. Heu de tenir en compte que en cas que la persona tinga més d'una fitxa oberta en l'aplicació només en pot tenir una en la zona privada i, per tant, només pot estar marcat aquest camp en una de les fitxes que tinga el client.

Heu de tenir en compte que el botó Esborrar fitxa, situat en la part de sota de la fitxa del client, permet esborrar la fitxa que tingueu oberta en aquest moment, però mantindrà altres fitxes del mateix client que puguen tenir altres serveis. 

Altres dades

En aquesta pestanya apareix informació addicional de la persona. Podeu incloure més dades a partir de les dades extra o ítems que estiguen definits en l'aplicació. Quan polseu Afegir, veureu que s'obri una finestra on heu de triar si voleu agregar una Dada extra o un Ítem. Podeu obtenir més informació en Definir les dades extra i Definir els ítems. 

Si voleu afegir una Dada extra, es despleguen diversos camps on heu d'especificar el Tipus de dada i el Tipus d'accés de l'usuari (Escriptura, Intern o Lectura). També disposeu d'un camp per anotar Comentaris. Podeu polsar Afegir i continuar per si voleu agregar-ne un altre o Afegir i finalitzar per acabar el procés.

Si, en canvi, necessiteu agregar un Ítem, heu de triar el Programa, el Grup (subscriptor) i l'Element (l'ítem), com podeu comprovar en la imatge de sota. A més, podeu marcar Postal i Email quan el client haja donat la seva autorització perquè reba informació a través d'aquests dos mitjans.  

Alhora podeu vincular qualsevol dada a altres dades, ja siguen dades extra, ja siguen ítems. Una vegada hàgeu afegit la dada extra o l'ítem, com podeu observar en la imatge es mostrarà l’opció de Dades relacionades. Simplement, premeu Afegir, indiqueu si és una Dada extra o un Ítem i seguiu les mateixes indicacions que s'han explicat per agregar aquest tipus d’elements. 

Estudis

A través de la pestanya Estudis podeu especificar els estudis de fora de l'UJI que té el client. Només cal que polseu Afegir, indiqueu el Tipus d'Estudi, l'àmbit de Classificació, el Nom, la Universitat on l'ha realitzat i l'Any de finalització i, finalment, feu clic en Actualitzar. Fixeu-vos que en la taula de sota es mostraran els estudis que el client haja realitzat a l'UJI. Recentment, s'ha incorporat una nova columna on s'especifica la Beca en els casos d'estudiants d'intercanvi. 

Subscripcions

En aquesta pantalla podeu consultar el llistat d'ítems als quals està vinculat el client. La idea és que aquest apartat concentre tots els ítems als quals està associat. Podeu agregar-ne un polsant el botó Afegir i seleccionant el Programa, el Grup i l'Ítem. A més, podeu marcar si voleu o no que la persona reba correus electrònics i correus postals vinculats a aquest ítem. És útil, per exemple, per a bloquejar els enviaments a aquesta persona, mantenint la seua vinculació a un ítem determinat. Podeu obtenir més informació en Definir els ítems. 

Vincles

És una pestanya destinada a recollir informació sobre la vinculació d'una persona amb altres clients que consten en la base de dades de CRM. Està pensada sobretot per a deixar constància quan una persona és el contacte dins d'una empresa (gerent, treballador/a o director/a, per exemple). 

Si esteu en la fitxa d'una empresa, feu clic en Afegir vincle cerqueu el nom del Client (ha d'estar inclòs també a la base de dades de l'aplicació), especifiqueu el Tipus de vinculació i polseu Guardar.

Des de la fitxa d'una persona física no podreu vincular-la a una empresa però sí que podeu consultar, en l'apartat de Vinculacions inverses, si té algun tipus de relació amb alguna empresa. En cas que volguéreu eliminar o modificar aquest vincle, hauríeu d'anar a la fitxa de l'empresa. 

Seguiments

Aquest espai està pensat per deixar constància dels contactes que es fan amb la persona com, per exemple, una trucada de telèfon per confirmar l'assistència a un acte o un contacte personal per a una reunió.

Podeu introduir-ne un polsant el botó Afegir, ficant, com a mínim, el Tipus de seguiment (heu d'escollir un dels establerts: Telefònic, Personal, Enviament postal o Enviament email. Per a més informació consulteu Definir els tipus de seguiment) i el Nom amb el qual vulgueu identificar-lo. Finalment, polseu Actualitzar. També podeu escollir la Campanya (en cas que el seguiment estiga emmarcat en una), especificar la Data en què s'ha realitzat i escriure una breu Descripció. Heu de tenir present que també podeu fer seguiments col·lectius per a tots els clients d'una campanya. Vegeu Com es fa el seguiment d'una campanya?, per a conèixer més detalls. 

Etiquetes

Des d'ací podeu assignar etiquetes a la persona per tal de facilitar, després, la seva cerca en Gestió clients. Per a més informació vegeu Cercar una persona. L'heu d'escriure en el camp Etiqueta (si és una que ja està en el sistema apareixerà a mesura que l'aneu escrivint) i, seguidament, prémer el botó Afegir. Si és una etiqueta que no està en el sistema, s'agregarà automàticament i quedarà guardada. Podeu obtenir més informació en Definir les etiquetes. Si desitgeu eliminar una etiqueta de la fitxa d'una persona, simplement, la seleccioneu i polseu Esborrar etiqueta.

Campanyes

Des de la pestanya Campanyes podeu consultar les campanyes a les quals està vinculada una persona i també podeu agregar-la a una. Per incloure-la en una campanya cal que premeu Afegir i, a continuació, en la finestra que s'obri, seleccioneu la Campanya i l’Estat en què voleu posar a l’usuari (tingueu en compte que els tipus d’estats han d’estar prèviament configurats). Aleshores, si l’estat associat a un formulari, es mostrarà perquè empleneu les dades i polseu Finalitzar. Cal subratllar que també teniu la possibilitat d'incloure múltiples persones a una campanya concreta. Per a més informació vegeu Com s'afegeixen clients a una campanya? 

En aquesta pestanya, si marqueu una campanya en la part superior de la pantalla, veureu que, en la part de sota, es despleguen tres pestanyes més: Moviments, Dades Extra i Tarifes. En Moviments podeu consultar totes les accions o canvis d'estat que es registren automàticament en el marc de la campanya on estigueu. 

Des de Dades extra, podeu vincular dades extra o ítems a la campanya. Per fer-ho, heu de seguir els mateixos passos que els explicats en la pestanya Dades clients. Penseu que podeu agregar dades extra i ítems que hàgeu configurat prèviament. Per a més informació vegeu Definir les dades extra i Definir els ítems.

I, finalment, en la pestanya Tarifes podeu aplicar una tarifa que hàgeu definit prèviament per a la campanya en què estigueu treballant. Per a més informació consulteu Definir les tarifes d'una campanya. En aquesta pantalla, cal que polseu el botó Afegir, seleccioneu la tarifa que vulgueu en la finestra que s’obri i premeu Afegir.

Fixeu-vos que disposeu del botó Veure quotes per consultar les quotes amb l'import (també predefinit en la configuració), les dates d'inici i fi i l’estat. Heu de tenir en compte que aleshores es generarà un rebut a pagar i que el podreu visualitzar, en la fitxa del client, dins de la pestanya de primer nivell Pagaments. És important que tingueu present que la data de la quota es manté independentment de la data en què es pague el rebut. 

És important subratllar que si no hi ha cap tarifa definida per a la campanya on estigueu, no podreu agregar-ne una i el botó Veure quotes estarà inhabilitat.

Enviaments

En aquesta pestanya podeu consultar el llistat d'enviaments que s'han fet a la persona des de l'aplicació. Ací queden registrats tots els missatges que s'envien automàticament quan el client canvia d'estat en una campanya, els que es generen manualment des de la fitxa personal, els que estan vinculats a la fase d'una campanya o a una tarifa i els que es gestionen des de l’apartat Enviaments del menú principal de l'aplicació. Podeu obtenir més informació sobre els enviaments automàtics i tots els tipus d'enviaments que es fan des de l'aplicació en Programar els missatges vinculats a estats i Com es gestionen els enviaments? Fixeu-vos que si seleccioneu un enviament, en la part de sota de la pantalla podreu consultar el seu contingut.

Des d'ací, podeu escriure i enviar un nou missatge polsant el botó Crear correu nou o reenviar-ne un seleccionant-lo i polsant el botó Enviar en la pestanya Enviament en la part de sota de la pantalla, com podeu veure en la imatge de sota. També podeu incloure imatges en el missatge o enllaços a arxius a través de les pestanyes Imatges i Enllaç a arxius. L'última versió de l'aplicació ofereix la possibilitat d'afegir enllaços, en lloc d'adjuntar documents directament. 

Cartes

En aquesta pantalla, podeu consultar les cartes postals que se li hagen generat a aquesta persona en funció del seu estat. Podeu seleccionar-ne una i polsar Imprimir carta. Penseu que podeu configurar les cartes d'una campanya des de Gestió de campanyes. Per a més informació aneu a Dissenyar les plantilles de les cartes postals i, si necessiteu informació sobre com s'envien cartes postals, consulteu Com es gestionen els enviaments?  

Moviments

Ací podeu consultar el registre de tots els moviments que es generen automàticament en la fitxa d'aquest client per fer-ne un control. Es deixa constància, per exemple, quan canvia el seu estat en una campanya. 

Fotos

En aquesta pestanya es mostra la foto que la persona té a l'UJI (Foto Persona). Aquest apartat s'utilitza per a actualitzar la fotografia de la persona quan s'han de demanar nous carnets de l'UJI. En aquest cas, heu de prémer el botó Pujar foto. A continuació, veureu que es mostra com a Foto CRM. Un cop comproveu que la imatge és correcta podeu polsar Validar foto CRM, perquè la Foto CRM substituïsca la Foto Persona i, per tant, siga la que aparega al carnet de l'UJI i, alhora, la que conste a la base de dades de la Universitat. També podeu baixar-la en el vostre equip amb el botó Descarregar foto CRM, si necessiteu fer alguna modificació i per, després, tornar-la a pujar. 

A més de les pestanyes que s’acaen de descriure, teniu disponibles els següents botons en la part superior de la pantalla de la fitxa del client: Pagaments, Cursos, Vinculacions UJI, Estudis UJI, Comptes.

• Pagaments: es mostren els rebuts generats a una persona quan se li ha aplicat una tarifa. 

• Cursos: apareix la informació dels cursos als quals s'ha inscrit la persona. Són els cursos que consten en l'aplicació Cursos de formació no reglada. Podeu especificar quins voleu que es vegen en aquesta pestanya. Vegeu Definir els programes per a més informació.

• Vinculacions UJI: indica el tipus de relació que té o ha tingut aquesta persona amb l'UJI i les dates d'alta i baixa. Recordeu que les vinculacions que es generen en l'aplicació CRM per canvis d'estats en una campanya també es bolquen a la base de dades de l'UJI. 

• Estudis UJI: mostra els estudis que ha cursat a l'UJI. 

• Comptes: consten els comptes corporatius de correu electrònic que té o ha tingut la persona amb la vigència (data d'inici i de fi) i especifica si és o no el seu compte principal. 

Com es crea i es configura una campanya?

Una campanya és una acció determinada que s'organitza i que està dirigida a un conjunt de persones de la base de dades CRM com, per exemple, un acte de graduació, l'enviament de correus electrònics per captar nou alumnat o informació específica per a l'antic alumnat de l'UJI. Per crear una nova campanya heu d'anar a l’apartat Gestió de campanyes del menú principal, on es mostren totes les campanyes en forma d'arbre, i polsar el botó Afegir.

A continuació, en la finestra que s'obri, heu d'emplenar els següents camps: 

• Nom: indiqueu el nom que vulgueu ficar-li a la campanya. 

• Descripció: podeu escriure una breu descripció. 

• Programa: per defecte el sistema identificarà el programa del qual en formeu part. Podeu escollir-ne un altre en cas que estigueu presents en més d'un. És imprescindible que abans d'agregar una campanya hàgeu creat el programa en què s'emmarca. Per a més informació consulteu Definir els programes. 

• Campanya: dins d'una mateixa campanya se'n poden crear d'altres en un nivell inferior, seguint una estructura d'arbre. Si és així, en aquest camp, heu d'indicar la campanya mare de la qual depén. 

• Vincle associat: especifiqueu quin és el vincle de l'UJI que adquireix la persona quan se li dona d'alta en aquesta campanya. És un vincle que perdrà quan es done de baixa de la campanya. Tingueu present que és una informació que apareixerà en la pestanya Vincles de la seva fitxa i que és informació que es bolca a la base de dades de l'UJI. Vegeu Accedir a la fitxa del client per a més informació.

• Fidelitza: si deixeu marcada aquesta casella el compte d’usuari UJI quedarà fidelitzat.

• Línia de facturació: per a poder gestionar pagaments i aplicar tarifes heu d'apuntar ací la línia de facturació que s'aplicarà. Aneu a Definir les tarifes d'una campanya per a més informació. 

• Correu on avisar dels cobraments efectuats: especifiqueu l'adreça de correu electrònic on el sistema notificarà el cobrament d'una campanya. 

• Text LOPD: indiqueu el text sobre protecció de dades que voleu que es mostre. Podeu obtenir més informació en Definir els textos de la llei de protecció de dades.

• Dates inici i fi activa: indiqueu els dies en què s'activarà i es desactivarà la campanya. Heu de tenir en compte que si la campanya no està activa, no se sol·licitarà el pagament de cap quota, encara que l'usuari tinga una tarifa vigent associada. 

Una volta fiqueu aquestes dades, heu de polsar el botó Desar. 

Després de crear la campanya, veureu que, en la part de sota de la pantalla, es despleguen una sèrie de pestanyes, com podeu veure en la imatge. En cadascuna d'aquestes subpestanyes podreu configurar i definir les seves característiques, com s'explicarà a continuació.  

Definir els estats dels clients

A la pestanya Estats heu d'especificar els diferents estats en què es poden trobar les persones que formen part d'una campanya. Per agregar-ne un cal que feu clic en Afegir, fiqueu el Nom i l'Acció a la qual voleu vincular aquest estat i, per últim, premeu Actualitzar. Dins d'una campanya podeu agregar els estat