Què és Gestió d'esdeveniments i protocols?

És una aplicació pensada per a gestionar l'organització d'actes protocol·laris. És una eina fonamental per a la planificació d'esdeveniments importants com ara la inauguració del curs acadèmic, la commemoració de la creació de l'UJI o les investidures d'honoris causa. La mateixa plataforma permet cobrir tot el procés d'organització d'un acte, des de la creació de l'esdeveniment, la gestió dels convidats i els protocols que s'apliquen a cadascun d'ells, fins a l'enviament de la invitació, la planificació de la comitiva, la distribució i ordre dels seients i la gestió de les reserves de togues en cas que l'acte ho contemple. L'aplicació posa, a més, a disposició de l'usuari una sèrie d'informes i llistats per fer un control de l'organització de l'esdeveniment. Genera informes amb les dades dels assistents, amb el detall de la ubicació de cadascun dels convidats o les característiques i el llistat de la comitiva de l'acte, entre altres. 

Accés a l'aplicació

Heu d'accedir a l'aplicació a través de la plataforma d'informació i gestió en línia IGLU i fer clic sobre Navegador Oracle Forms Web, situat en el menú del marge dret Eines de gestió. En aquest moment, us haureu d'identificar amb el vostre nom d'usuari i clau d'accés. 

Un cop entreu a Oracle, en la pestanya Aplicacions, heu de fer clic en Aplicacions disponibles i, seguidament, en Gestió de Recursos d'Infraestructura i, per últim, en Persones. Aleshores, s'obri directament la finestra de Mòduls, on heu de seleccionar Gestió d'Esdeveniments i Protocols per tal que es despleguen totes les opcions disponibles. 

Qui pot utilitzar Gestió d'esdeveniments i protocols?

L'aplicació pot ser utilitzada pel personal del Gabinet del Rectorat, encarregat de l'organització i supervisió dels actes protocol·laris de l'UJI. A més, l'aplicació contempla la possibilitat de poder permetre l'accés a determinades persones perquè puguen fer un control de l'organització d'actes concrets. 

La pàgina d'inici de Gestió d'esdeveniments i protocols

Tal com s'ha explicat en el punt Accés a l'aplicació, un cop entreu en l'aplicació es desplega el menú amb totes les opcions i funcions que hi podeu fer, com podeu observar en les imatges de sota.  

• Gestió d'esdeveniments 
  • Esdeveniments: a través d'aquesta opció podeu donar d'alta els esdeveniments. Per a més informació consulteu Com es crea un acte? 
    • Dades de l'esdeveniment: podeu consultar dades informatives i complementàries sobre un acte que no influeixen en la seua gestió. Vegeu Com es crea un acte? per a tenir més informació. 
  • Gestió d'esdeveniments: en aquest espai podeu afegir convidats a un esdeveniment ja definit. Aneu a Com s'inclouen convidats a un acte? per a tenir més informació.
  • Salons i distribució: podeu accedir al llistat d'espais que poden acollir actes amb l'aforament comptabilitzat. Podeu obtenir més informació en Com es distribueixen i es reserven seients per als assistents? 
• Llistats
  • Doctors nous: a través d'aquesta opció podeu obtenir el llistat de les persones que han aconseguit el doctorat i la data d'obtenció. Per a més informació aneu a Com s'obtenen llistats i informes de control? 
  • Persones externes amb diversos càrrecs: ací podeu consultar les persones que tenen més d'un càrrec, ja siga com a membre de l'UJI ja siga com a extern. Vegeu Com s'obtenen llistats i informes de control? per a tenir més informació. 
  • Índex de grups: genera un informe amb el recopilatori dels protocols registrats en el sistema. Consulteu Com s'obtenen llistats i informes de control? per a més informació. 
• Configuració
  • Gestió de grups: ací podeu donar d'alta o de baixa els protocols. Podeu obtenir més informació en Com es crea un protocol i es defineixen els seus integrants? 
  • Inventari de togues: des d'aquest apartat podeu registrar i consultar el nombre de togues que disposa l'UJI per a préstec. Per a més informació vegeu Com es gestionen les reserves de togues? 
  • Espais físics: espai pensat per a gestionar els vestidors o punts de trobada on podran anar els convidats a vestir-se amb la toga i formar la comitiva. Podeu obtenir més informació en Com es gestionen les reserves de togues? 
• Processos diaris
  • Gestió de personal extern: opció per a registrar en el sistema les persones que no tenen vinculació amb l'UJI. Per a més informació consulteu Com es donen d'alta els convidats al sistema? 
  • Cercador de persones i protocol: ací podeu veure la relació entre les persones i els protocols. Podeu obtenir més informació en Com es donen d'alta els convidats al sistema? 
  • Cercador per grups: ací podeu incloure les persones en els diferents protocols. Per a més informació, consulteu Com es crea un protocol i es defineixen els seus integrants? 
  • Cistella: en aquest apartat podeu consultar totes les dades de les persones que hàgeu afegit a la cistella per tal d'obtenir una sèrie d'informes i llistats. Vegeu Com podeu gestionar la vostra cistella? per a tenir més informació. 
• Històric Actes
  • Convidats: en aquest espai podeu consultar les persones convidades a un esdeveniment ja celebrat i les seues dades. Podeu obtenir més informació en Com es consulten els convidats d'un acte ja celebrat?  

Per a més informació sobre el funcionament del menú i els botons de la capçalera de l'Oracle consulteu el document Elements comuns de les aplicacions.

A continuació, en els següents punts del manual, s'expliquen amb detall totes les accions i tasques que podeu fer en aquesta aplicació.

Com es crea un acte?

Per generar un acte protocol·lari heu d'anar a l'opció Gestió d'esdeveniments > Esdeveniments. En el formulari que s'obri (identificat en la part superior amb el codi PROF0004) heu de definir les característiques de l'esdeveniment. Com podeu veure en la imatge de sota, heu d'especificar les següents dades de l'acte: 

• Nom de l'acte: enunciat o títol de l'esdeveniment. 
• Data: dia amb números què se celebrarà l'acte. 
• Data text: dia amb lletra que es realitzarà l'acte. 
• Lloc: saló o sala que acollirà l'esdeveniment.
• Hora: hora en què començarà l'acte.
• Menjar: heu de marcar aquesta casella quan l'acte també incloga un dinar o sopar. 
• Toga: marqueu aquesta opció quan siga un esdeveniment en què els convidats poden vestir toga. Per a més informació consulteu Com es gestionen les reserves de togues?
• Foto: marqueu aquesta casella quan s'haja programat una foto institucional. 
• Allotjament: s'ha de marcar aquesta opció quan s'haja de gestionar un allotjament a alguns dels convidats. 
• Desplaçament: heu de marcar aquesta casella quan l'UJI haja de gestionar el desplaçament d'algun dels convidats. 
  

A través de la pestanya Text podeu incloure alguna anotació sobre les característiques del Dinar o la Foto en la invitació que s'envia posteriorment als convidats. Per a més informació consulteu Com s'envia la invitació d'un acte per correu electrònic? 

Recordeu que quan tingueu emplenats tots els camps del formulari, heu de Guardar les dades a través del botó  de la capçalera de l'Oracle (o la tecla F10). Fixeu-vos que l'aplicació genera automàticament un Id amb què identifica l'acte que heu creat. 

En aquest formulari també podeu consultar els actes que s'han creat i organitzat. Podeu anar d'un a un altre a través de la columna Id, situada en la part esquerra, com podeu veure en la imatge superior. A més, podeu ordenar els actes per Id, Data o Nom i de forma Ascendent o Descendent. 

També disposeu del botó Dades de l'acte per consultar altres dades informatives i complementàries. Com podeu observar en la imatge de sota (formulari PROF0011) es mostra, per exemple, un resum amb el nombre de convidats, de confirmats o de les persones que han manifestat que vestiran toga. A aquesta fitxa, també hi podeu accedir a través de Gestió d'esdeveniments > Esdeveniments > Dades de l'esdeveniment. 

Una vegada creat l'acte, hi podeu afegir convidats des de Gestió d'esdeveniments > Gestió d'esdeveniments. Aneu a Com s'inclouen convidats a un acte? per a obtenir més informació.

Com es crea un protocol i es defineixen els seus integrants?

Heu de tenir present que l'aplicació permet convidar a un acte als assistents a través dels protocols, que són agrupacions de persones que comparteixen el mateix càrrec, ocupació o tractament o que procedeixen de la mateixa institució. Per tant, cada persona convidada ha de pertànyer almenys a un protocol. Cal subratllar que existeixen tres tipus de protocols: 

• Protocol amb personal UJI: integra persones que tenen una vinculació amb l'UJI. És el cas, per exemple, del protocol que agrupa el PDI o el que reuneix el PAS. Convé destacar, a més, que la majoria d'aquests protocols s'actualitzen automàticament a partir de la base de dades de l'UJI.
• Protocol amb personal extern: reuneix persones que no tenen cap vincle amb l'UJI. En aquest tipus entra, per exemple, el protocol que aglutina tots els diputats de les Corts Valencianes de Castelló.
• Protocol tant amb personal UJI com extern: agrupa tant persones que tenen vinculació amb l'UJI com persones que no en tenen cap. 

Podeu consultar el registre de protocols que consten al sistema en Llistats > Índex de grups. Per a més informació vegeu Com s'obtenen llistats i informes de control?

Crear un protocol 

En l'aplicació hi ha predefinits uns protocols però, si necessiteu crear-ne algun de nou, heu d'anar a Configuració > Gestió de grups. En la finestra que s'obri (formulari PROF0001), en la part esquerra, podeu veure el llistat de protocols en forma d'arbre. Per afegir-ne un de nou, primer heu de seleccionar la categoria de l'arbre on voleu generar el nou protocol i, seguidament, heu de polsar el botó Insertar, marcat en roig en la imatge de sota. 

Cal que apunteu el Codi amb el qual voleu identificar el protocol i el Nom. Podeu comprovar com l'aplicació fica automàticament l'Id i quin és el seu protocol pare (Fill de). Per fer efectiva la creació del protocol heu de polsar Insertar. 

En el formulari de Gestió de grups també podeu indicar: 

• Alta: a través d'aquest camp podeu donar de baixa un protocol, ficant No. Aleshores, encara que estiga registrat en el sistema, no es mostrarà i no es podrà utilitzar. Pot servir, per exemple, per al protocol d'una conselleria que canvia de nom i de característiques. 
• Visible: heu de marcar aquesta opció quan vulgueu que el protocol siga visible i, per tant, puga ser utilitzat per a convidar. En cas que, per exemple, per a un acte determinat no vulgueu que s'utilitze, heu de deixar aquesta casella desmarcada, de manera que no serà visible i no es podrà utilitzar. 
• Ordre Protocol: número de protocol que estableix el Reial Decret de Precedències. És un codi que, en tot cas, se sol ficar manualment des del formulari de la Llista d'assistents. 
• Ordre Comitiva: és el codi intern de l'UJI que estableix l'ordre en què se situen en la comitiva acadèmica. 
• Administrat per: usuari que gestiona el protocol. 

Si necessiteu eliminar un protocol, l'heu de seleccionar de l'arbre i polsar el botó Esborrar. També podeu moure el protocol d'un lloc a un altre de l'arbre. Per fer-ho, seguint els passos de la imatge de sota, primer heu de seleccionar el protocol, després polsar Reassignar; seguidament, en el camp Fill de heu de triar a través de la llista de valors (amb el F9 del teclat o el botó  de la capçalera de l'aplicació) a quin protocol voleu reassignar-lo i prémer Acceptar. Finalment, un cop escollit, podeu polsar Reassignar. 

En la finestra de Gestió de Grups també teniu disponibles els següents elements o botons: 

• Mostrar protocols d'alta: si aquesta casella està marcada, només es visualitzen en l'arbre els protocols que estan donats d'alta. 
• Actualitzar: cal que polseu aquest botó per refrescar l'arbre amb els protocols. 
• Col·lapsar: aquest botó permet tancar els diferents nivells de l'arbre de protocols. 
• Expandir: per estendre els diferents nivells de l'arbre de protocols. 
• Esborrar persones del protocol i persones externes: permet eliminar totes les persones que formen part del protocol que tingueu seleccionat. 

Definir els integrants d'un protocol

Un cop creat un protocol, podeu definir els seus integrants, tant si són membres de l'UJI com si són persones externes que estiguen registrades en el sistema. Per conèixer com introduir una persona a la base de dades de l'aplicació consulteu Com es donen d'alta els convidats al sistema? Per especificar les persones que formen part d'un protocol heu d'anar a Processos diaris > Cercador per grups (formulari PROF0003). Com podeu observar en la imatge de sota, en la part esquerra es mostra el Codi i nom del Protocol i, en la part dreta, l'Id i el Nom de les persones que hi formen part. També s'indica si és el protocol Principal per a cada persona i si té vinculació amb l'UJI encara que siga una persona externa. Seria el cas, per exemple, d'una persona que ocupa un càrrec institucional però alhora forma part del professorat de la Universitat.