Videoconferències a través de Microsoft Teams

Què és Microsoft Teams?

Microsoft Teams és una plataforma que permet realitzar videoconferències i reunions en línia. Una de les principals diferències respecte a la plataforma Meet (recomanada per a la docència en línia a l'UJI) és que permet que qualsevol persona que tinga l'enllaç de la reunió hi accedisca sense necessitat que l'amfitrió l'haja d'acceptar, si així es configura la sessió. L'UJI compta amb la llicència d'Office365 per poder oferir aquest servei. Podeu ampliar la informació sobre aquesta aplicació i les seues funcionalitats en la pàgina web oficial de Microsoft Teams i en aquesta guia d'inici ràpid

També us pot servir d'utilitat consultar aquesta Comparativa Meet, Teams i Zoom

Accés a l'aplicació 

Podeu accedir a l'aplicació a través del web www.office.com i polsant sobre el botó Iniciar sessió. També podeu accedir-hi directament des del web https://teams.microsoft.com/

Inici de sessió a Microsoft

Inicieu sessió amb el vostre usuari i contrasenya de l'UJI. 

Espai per introduir el nom d’usuari de l’UJI
Introduir contrasenya

Un cop dins, heu d'anar a l'enllaç de Teams, marcat en roig en la imatge de sota. 

Icona per obrir Teams

Es recomana que us descarregueu l'aplicació d'escriptori polsant sobre Obtinga l'aplicació de Windows (sobretot si utilitzeu el mateix ordinador per accedir a les videoconferències).

Obtenir l’aplicació de Windows

Qui pot utilitzar Microsoft Teams?

Tota la comunitat universitària de l'UJI pot utilitzar aquesta plataforma amb la llicència d'Office365. Tot i que no s'ofereix formació, integració ni suport, aquesta aplicació pot resoldre algunes limitacions de Meet com l'accés a la reunió virtual disposant només de l'enllaç i sense necessitat de demanar permís a l'amfitrió. Potser útil, per exemple, per als màsters interuniversitaris en què participen alumnes externs a l'UJI.  

Com es crea una videoconferència?

Per poder fer una videoconferència, prèviament, heu de crear un equip.

Crear un equip

Podeu posar-li el nom de l'assignatura o el que considereu. 

Nom de l’equip

A continuació, teniu la possibilitat d'afegir els membres de l'equip. Si no voleu agregar-ne cap, podeu Ometre aquest pas. Podeu ampliar la informació en aquest tutorial sobre com posar en marxa un equip.

Afegir membres a un equip

Per iniciar una reunió simplement polseu sobre el botó Reunir-se, situat en el marge superior dret, com podeu observar en aquesta imatge. 

Nova reunió

Seguidament, s'obrirà la finestra perquè fiqueu un títol o assumpte a la sessió, configureu l'àudio i el vídeo del vostre dispositiu i us uniu a la reunió

Unir-se a la reunió

On s'obté l'enllaç de la reunió?

Un cop hàgeu creat i us hàgeu unit a la reunió, en la icona dels participants, podeu obtindre l'enllaç per enviar-lo als participants perquè puguen accedir a la reunió. 

Enllaç de la reunió

També podeu obtindre l'enllaç de la reunió des de la icona dels tres punts de Més accions, situada en la barra del menú superior, i dins de Detalls de la reunió. Només cal que premeu sobre Copiar informació de la reunió perquè s'enganxe en el Porta-retalls i l'enganxeu per enviar-lo als assistents. 

Detalls de la reunió

Com es configura l'accés a la reunió sense demanar permís?

Per a què els usuaris externs de l'UJI puguen accedir sense demanar permís heu d'anar a Opcions de la reunió (dins de la icona de Més accions dels tres punts) i indicar Tots en Qui pot ometre la sala d'espera? Així qualsevol persona que tinga l'enllaç podrà accedir a la videoconferència sense que el moderador ho haja d'autoritzar. 

Ometre la sala d’espera

Com es configuren els controls d'amfitrió?

A Teams hi ha previstos diversos rols d'usuari:

  • Moderador: presentador de la videoconferència, pot compartir contingut, un PowerPont, silenciar altres participants, traure participants, canviar els rols dels participants o iniciar i aturar una gravació.

  • Assistent: només pot parlar i participar en el xat de la reunió. El moderador el pot convertir en moderador. 

  • Convidat: usuari extern. No poden ser convertits en moderadors. 

Podeu ampliar la informació sobre els rols en una reunió de Teams

Per definir qui voleu que tinga el rol de presentador en una videoconferència heu d'haver creat la reunió. Un cop dins, heu d'anar a la icona dels tres punts de Més accions i en Opcions de reunió marcar Qui pot presentar? Si fiqueu només jo, sereu vosaltres els únics que podreu compartir pantalla, per exemple, tot i que després podreu convertir qualsevol assistent que vulgueu en moderador. 

Opcions per presentar

Aquesta mateixa configuració també la podeu fer en la part dels participants, polsant sobre la icona dels tres punts i fent clic sobre Administrar permisos.

Administrar permisos

En la pàgina que s'obrirà podeu indicar qui voleu que tinga permisos per presentar en la videoconferència. 

Permisos per presentar en la videoconferència

Si sou vosaltres els presentadors, podeu convertir un assistent en moderador perquè també puga compartir pantalla, per exemple. Dins de la reunió, obriu el menú de participants i polseu sobre la icona dels tres punts de l'assistent a qui vulgueu autoritzar com a presentador i polseu Convertir en moderador. A partir d'aquest moment, aquesta persona podrà compartir contingut, silenciar la resta de participants o iniciar i aturar una gravació, entre altres. 

Convertir en moderador

Heu de tenir en compte que les persones externes a l'UJI que accedisquen directament des de l'enllaç apareixeran com a convidats i no com a assistents. Si voleu donar-los permís de moderador, prèviament els haureu de convertir en assistent. També cal que polseu la icona dels tres punts i premeu Convertir en assistent. Tot seguit, podreu assignar-li el rol de moderador. 

Convertir en assistent

Com els participants alcen la mà durant la videoconferència? 

Teams permet als assistents indicar que volen intervindre alçant la mà. Només cal que el participant faça clic sobre la icona de la mà en la barra del menú superior. Immediatament, es mostrarà una mà al cotat del nom del participant perquè el moderador en tinga coneixement i li puga cedir la paraula. 

Alçar la mà

Com es pot seleccionar la càmera d'un participant?

La plataforma Teams ofereix dues opcions per donar protagonisme als participants o el contingut que puguen estar compartint. Podeu posar en primer pla a qualsevol dels assistents. Des del menú de participants, feu clic en la icona dels tres punts i polseu en Posar en primer pla. Aleshores aquesta càmera ocuparà la primera posició en la visualització de la videoconferència. Només podeu posar en primer pla una única càmera. 

Posar en primer pla

Com podeu observar en la imatge de sota, s'indicarà amb una icona d'una figura i una estrella el participant que es trobe en primer pla. Per a anul·lar-lo només cal que polseu sobre Aturar primer pla. El participant també pot eliminar-lo. 

Aturar el primer pla

Si voleu posar en pantalla diverses càmeres, independentment de la persona que està intervenint, podeu utilitzar l'àncora. Des del menú de participants, feu clic en la icona dels tres punts de la persona que vulgueu i polseu Ancorar

Ancorar un participant

Com s'ha mencionat podeu fixar en la pantalla tantes càmeres com divisions tingueu. Fixeu-vos que s'indicarà amb la icona d'una xinxeta al costat del nom del participant. Per a traure'l, només cal que torneu a polsar i seleccioneu Desancorar

Desancorar

Com se silencia el micròfon dels participants?

Teams permet silenciar de cop a tots els participants d'una reunió. És una opció pensada per evitar sorolls o distraccions que interrompen una reunió amb un nombre elevat de participants. Des del menú de participants, cal que polseu el botó Silenciar tots

Silenciar a tots

 Aleshores us apareixerà un missatge perquè confirmeu que voleu silenciar i desactivar l'àudio de tots els participants, excepte vosaltres. 

Desactivar l'àudio

En funció de la configuració que tingueu de la reunió els participants podran o no reactivar l'àudio quan vulguen parlar. A través de la icona dels tres punts de Més accions, aneu a Opcions de reunió i marqueu si voleu o no permetre als assistents reactivar l'àudio. Si especifiqueu que no puguen reactivar-lo, podeu utilitzar alçar la mà per indicar que volen dir-vos alguna cosa. 

Permetre als assistents reactivar l'àudio

És una opció que també podeu configurar des del menú de participants. Polseu la icona dels tres punts i polseu sobre l'opció per permetre o no permetre que els assistents reactiven l'àudio.  

No permetre que els assistents reactiven l'àudio

Com es divideix una videoconferència en grups?

Teams ha afegit una nova funció que permet dividir els participants en grups més reduïts. Cal que polseu la icona de dues pantalles del menú superior, marcat en roig en la imatge de sota.

Sales per sessió de subgrup

A continuació, en la finestra que s'obri, heu d'indicar el nombre de sales que desitgeu crear i especificar si voleu que s'assigne als participants de forma automàtica o de forma manual i finalment, polseu Crear sales.

Crear sales individuals

Aleshores veureu que s'han creat les sales i apareix el detall en el menú lateral. Per defecte, es posa el nom Room seguit del número corresponent i al costat s'indica si la sala està oberta o tancada. Des d'ací, podeu agregar més sales o iniciar-les totes de cop. També podeu fer canvis en una assignació automàtica (fixeu-vos que s'indica si tots els participants estan assignats a un grup). 

Sales creades

Polsant sobre la icona dels tres punts al costat de cadascuna de les sales, podreu unir-vos a la sala (quan estiga oberta) obrir la sala, canviar-li el nom o tancar-la. 

Unir-se a la sala

Si heu optat per una assignació manual, cal que polseu sobre Assignar participants i veure que es deplega el llistat de convidats. Primer heu de seleccionar la persona i posteriorment polsar Assignar i elegir la sala.

Assignar participants

Els participants poden tornar a la reunió principal polsant el botó Retornar, situat en el menú superior. A més, els organitzadors podeu saltar d'una sala a una altra (primer amb opció Unir-se a la reunió i després prémer Retornar) o tancar-les perquè els convidats puguen tornar a la sala principal.

Retornar a la reunió