Reserva d'espais

Què és Reserva d’espais?

Aquesta eina informàtica permet gestionar i configurar la reserva d’espais dels diferents centres de la Universitat com són, per exemple, l’Escola Superior de Tecnologia i Ciències Experimentals o la Facultat de Ciències de la Salut. La ferramenta proporciona informació sobre l’estat dels espais i la seua disponibilitat. Els administradors de l’aplicació poden acceptar o rebutjar les peticions de reserves d’espais realitzades per les persones usuàries.

Accès a l’aplicació

L'aplicació es troba a la plataforma d'informació i gestió en línia IGLU > Informàtica i Infraestructura > Reserves > Reserva d’espais.

Qui pot utilitzar Reserva d’espais?

La plataforma està destinada al Personal Docent i Investigador (PDI) i Personal d’Administració i Serveis (PAS) que hagen de reservar espais per alguna finalitat del seu treball. També està destinada al personal d’administració dels centres de la Universitat i els membres de l’Oficina Tècnica d’Obres i Projectes (OTOP).

La pàgina d’inici de Reserva d’espais

Quan accediu a l’aplicació com a PDI i PAS, la primera pantalla que apareix és com la següent:

Pàgina d'inici de Reserva d'espais
Pàgina d’inici de Reserva d’espais

Com podeu observar en la imatge superior, des d’aquesta pantalla podeu accedir a diverses opcions del menú:

  • Agenda del dia: proporciona informació de totes les reserves realitzades en un dia concret.

  • Ocupació per espais i mes: mostra la disponibilitat dels diferents espais de manera mensual.

  • Reserves realitzades: indica el nombre de reserves que heu realitzat com a usuaris prèviament.

  • Reserves: permet conèixer la disponibilitat dels centres, tipus d’espais i dies, a més de realitzar reserves. 

  • Reserves laboratoris traducció: permet conèixer la disponibilitat dels laboratoris de traducció, a més de realitzar reserves. 

Quan accediu a l'aplicació com a administradors, la primera pantalla que apareix és com la següent: 

Pàgina d'inici de Reserva d'espais per a administradors
Pàgina d’inici de Reserva d’espais per a administradors

Com podeu observar en la imatge superior, des d'aquesta pantalla podeu accedir a diversos apartats: 

  • General: mostra la disponibilitat dels espais i permet realitzar reserves.

  • Centre virtual: permet moderar i gestionar reserves del centre virtual.

  • Espais de la Universitat: permet moderar i gestionar les reserves dels diferents centres de l’UJI.

  • OTOP: espai des d’on el personal de l’OTOP pot especificar el tipus d’espais i les persones usuàries i administradores que poden utilitzar l’aplicació, així com gestionar i configurar la disponibilitat de reserves.

Què podeu fer si sou PAS o PDI?

Sol·licitar la reserva d’un espai

Les persones usuàries PAS i PDI poden utilitzar l’aplicació Reserva d’espais per sol·licitar algun espai concret dels diferents centres de la Universitat. Posteriorment, aquestes peticions seran acceptades o rebutjades per l’administració. És convenient consultar els apartats Agenda del dia i Ocupació per espais i més per conèixer la disponibilitat d’un espai abans de realitzar la reserva.

Per realitzar una reserva, heu de fer clic a l’apartat Reserva. Com es pot comprovar a la següent imatge, es desplegarà un panell amb diversos apartats. 

Panell de l'apartat Reserva
Panell de l’apartat Reserva

A l’apartat Centres heu de fer clic en el centre de la Universitat en el qual voleu fer la reserva (Facultat de Ciències Jurídiques i Econòmiques, Facultat de Ciències de la Salut, etc.). Segons el centre seleccionat, a Espais us apareixeran els diversos tipus d’espais disponibles. Cal que trieu el tipus d’espai en el qual voleu fer la reserva i, finalment, feu clic en el Calendari en el dia que vulgueu fer-la.

Una vegada escollits el centre, l’espai i el calendari apareixerà a sota un menú amb la disponibilitat de l’espai, com es pot veure a la següent imatge.

Apartat de Disponibilitat al panell de Reserva
Apartat de Disponibilitat al panell de Reserva

La disponibilitat de l’espai apareix indicada en tres colors:

  • Verd: l’espai és disponible per reservar.

  • Blau: l’espai està reservat per a docència.

  • Roig: l’espai ha estat reservat a través de l’aplicació Reserva d’espais.

Heu de fer clic en les hores que estigueu interessats. Per finalitzar la reserva, heu de fer clic a directrius sanitàries per consultar indicacions de seguretat que s’han de realitzar durant la utilització de l’espai i anoteu el motiu de reserva. Per últim, cal que seleccioneu Confirma la reserva per finalitzar la petició.

Una vegada realitzada la sol·licitud de la reserva, rebreu un correu electrònic de confirmació. Posteriorment, us arribarà altre correu electrònic quan l’administració del centre accepte o rebutge la vostra sol·licitud.

Què podeu fer si sou administradors?

Realitzar reserves

Els usuaris administradors podeu sol·licitar reserves d’espais de manera similar al PAS i PDI. Si voleu ampliar la informació sobre com fer una reserva consulteu el punt Sol·licitar la reserva d’un espai.

A més de reserves d’espais individuals, també podeu realitzar reserves múltiples. En aquest cas, cal que aneu a l’apartat Reserves múltiples i, en el panell desplegable que apareixerà a sota, heu d’ajustar als paràmetres segons la disponibilitat de la reserva que voleu fer (indicant data, hora o percentatge d’encert) i fer clic a Cercar. Com es pot comprovar a la següent imatge, es mostraran els centres disponibles. Aleshores, feu clic en el centre que us interesse i veureu que es desplega un nou panell amb el tipus d’espais (aula, sala d’actes, etc.).

Disponibilitat dels espais a Reserves múltiples
Disponibilitat dels espais a Reserves múltiples

Seguidament, trieu el tipus d’espai que voleu reservar. Podeu consultar la disponibilitat dels espais, indicada amb un percentatge i color (roig en el cas de no poder realitzar la reserva múltiple i negre si es pot reservar). Finalment, introduiïu al quadre de text el motiu de la reserva i polseu Ok per guardar el text. Feu clic a Reservar per finalitzar la gestió i donar curs a la petició. És convenient que consulteu els apartats Agenda del dia i Ocupació per espais i més per conèixer la disponibilitat d’un espai abans de realitzar la reserva.

Acceptar o rebutjar una reserva

Com a administradors, també podeu gestionar les peticions de reserves que realitza el PAS i PDI. Aquestes sol·licituds poden ser moderades pels administradors de cada centre o pel personal de l'OTOP

Els administradors dels centres heu de fer clic a l’apartat Moderació que apareix al menú corresponent a cada centre de la Universitat. Com es pot comprovar a la següent imatge, es desplegarà un panell amb informació sobre la persona que el sol·licita, l’espai i les dates corresponents a la petició de la reserva.

Apartat de Moderació de les peticions de reserves
Apartat de Moderació de les sol·licituds de reserves

Teniu disponibles els botons per acceptar la reserva com a activitat no vinculada a la docència o investigació o com a activitat vinculada a la docència o investigació o per rebutjar-la. A més, podeu escriure, si escau, el motiu del rebuig.

En el cas de l’OTOP heu de fer clic també a l’apartat Moderació que apareix en la part inferior de la pàgina, en l’apartat corresponent a l’OTOP. El mètode per acceptar o rebutjar les peticions de reserves és similar al de l’administració dels centres.

Gestionar la disponibilitat d’un espai

Els administradors dels centres també podeu gestionar la disponibilitat dels espais del seu propi centre. Feu clic a l’apartat Ubicacions i veureu que es desplega un panell amb tots els espais d’un determinat centre ordenats segons la seua tipologia. Com es pot comprovar a la següent imatge, si feu clic en un espai es desplegarà un menú en el qual es podran modificar els paràmetres de la seua disponibilitat.

Disponibilitat dels espais a Ubicacions
Disponibilitat dels espais a Ubicacions

El menú de la disponibilitat de l’espai compta amb els següents paràmetres. 

  • Hora inici: per indicar l’hora en què començarà a estar disponible l’espai.

  • Hora fi: en aquest cas fiqueu l’hora en què deixarà d’estar disponible l’espai.

  • Capacitat: feu clic per rectificar la capacitat de l’espai si escau.

  • Tipus de reserva: empreu el menú desplegable per modificar si la reserva està restringida a l’administració del centre.

  • Mostrar restringits: podeu canviar si la resta d’usuaris que no formen part de l’administració poden veure els espais restringits.

  • Notes per a les reserves: fent doble clic podeu afegir informació específica sobre un espai.

  • PRDNL: indiqueu si es poden realitzar reserves en dies no lectius.

  • Moderació OTOP: senyaleu si les peticions de reserves en aquest espai han de ser moderades per l’OTOP.

  • Espai amb necessitats de petició d’intervencions d’audiovisuals: indiqueu si l’espai necessita material audiovisual i assistència per al seu ús.

En la part de sota, en l’apartat Anotacions podeu fer doble clic per escriure observacions addicionals sobre l’espai. En Accés per perfil podeu indicar el tipus d’usuari que podrà reservar l’espai.

Gestionar solapaments

En algunes ocasions, dues reserves del mateix espai coincidiran temporalment si un mateix espai compta simultàniament amb una sol·licitud de reserva realitzada per l’aplicació i una reserva d’altre tipus (docència o reserva múltiple de l’administració). En aquest cas, feu clic a l’apartat Gestió de solapament i es desplegarà un llistat amb els diferents espais com es pot comprovar a la següent imatge. Seleccioneu un espai concret i apareixerà un menú desplegable amb els solapaments. Polseu marcar com a correcte! si no hi ha cap incidència.

Apartat de Gestió de solapaments
Apartat de Gestió de solapaments

Per finalitzar amb la moderació de les reserves, com a administradors, podeu consultar els apartats informatius Calendari i Reserves de docència sense professor assignat per saber la disponibilitat d’un espai sense professorat assignat. Com es pot comprovar a la següent imatge, l’apartat Reserves de docència sense professor assignat mostra un calendari (en el qual s’indiquen els dies laborals i festius) i a sota un llistat amb les reserves diàries d’aquest tipus.

Apartat de Reserves de docència sense professor assignat
Apartat de Reserves de docència sense professor assignat

Resolució de dubtes

Per qualsevol dubte o consulta relativa al funcionament o desenvolupament de l'aplicació, heu de contactar amb l'Oficina Tècnica d’Obres i Projectes (OTOP). Podeu enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica reservaespais@uji.es.

Resolució de problemes

Davant qualsevol problema en el funcionament de l'aplicació, us podeu posar en contacte amb el Centre d'Atenció a Usuaris (CAU) del Servei d'Informàtica de la Universitat Jaume I de Castelló. Podeu telefonar al CAU al (964 38) 7400 dins de l'horari d'atenció telefònica (de dilluns a dijous de 08.30 a 19.00h i els divendres de 09.30 a 17.00h), enviar les vostres consultes a l'adreça electrònica cau@uji.es o crear una incidència a través de l'aplicació CAU http://cau.uji.es/. Serà atesa tan ràpidament com siga possible i amb el millor servei disponible.